2【会議前の準備で失敗しないために】

会議は挨拶が肝心。のポイントと例をご紹介!

会議は挨拶が肝心。のポイントと例をご紹介!

会議を成功させるためには、事前にアジェンダを明確にして必要な資料を用意して、スケジュール通りに会議を進行していく必要があります。予定通りに会議が進行できないと、決定するべき事が決めることができず、作業が滞る原因となってしまいます。そのため、会議の進行役を務める人は個々の発言などに注意するだけではなく、会議全体の事を配慮して適切に話し合いを進めていく事が大切です。

この「進行」をスムーズにするには、ポイントごとの「挨拶」がとても大切な役割を果たします。ここでは会議の挨拶の重要性をシーンごとにご紹介したいと思います。

~会議の「挨拶」が重要な2つの理由~


会議で検討するべき課題に対して予定されている時間が少な過ぎる時などは、大急ぎで議論を進めていく事もあるでしょうが、冒頭で進行役を務める人が会議の「挨拶」をする必要があります。

挨拶には、会議で議論する「アジェンダ」を参加者全員に認識させる目的があります。挨拶がないまま会議を始めてしまうと、アジェンダが明確にならないままに話し合いが行われる事になって、効率的に会議を進行できなくなるでしょう。

また挨拶には「進行役が会議の主導権を握る」という目的もあります。挨拶がないまま会議を始めてしまうと、進行役が主導権を握れず、参加者が好きに発言してしまう状態となり、秩序ある議論をする事はできません。会議を始める前に進行役をする人が、しっかりとした挨拶を行って、実りある話し合いができる状況を作り出しましょう。

~冒頭の挨拶のポイント~


会議が始まる前の挨拶は、参加者全員に集まってくれた事を感謝すると共に、「会議のアジェンダを再確認」するために具体的な目的や決定するべき項目などをはっきりと言うようにしましょう。また、これにより「進行役が会議の主導権を握る」こともできます。

挨拶が長過ぎると会議する時間が減りますし、待ちくたびれる人も出てきますので、必要な事だけを話すようにするべきですが、短過ぎても挨拶する意味がなくなってしまいます。事前に挨拶として話す事を検討しておいて、適切な内容になるようにして下さい。周囲の人に練習として聞いてもらっておけば、本番でも落ち着いて話す事ができますし、内容を評価してもらって改善する事もできるでしょう。人前に話すのが苦手な人でも何度も練習すれば、上手く挨拶できるようになります。

■冒頭の挨拶の例
会議の規模や内容などによって冒頭の挨拶は異なりますが、「本日はお忙しい所、お集まり頂いて有難う御座います」と始めてから、進行役が自分の名前を名乗り今回の会議を進行する事を説明します。その後、会議の目的・趣旨・決定するべき項目などを、できるだけ具体的に話すのが一般的です。基本的には挨拶する内容は、事前に会議の案内に書いた内容と同じものなので、会議の内容を再確認する作業となります。

事前に連絡していた内容と異なる挨拶をすると参加している人が混乱してしまうので、内容を変更する時は事前に変更内容を参加者に伝えておくようにしましょう。また、挨拶の内容を間違えたりすると十分に準備していない会議だと思われてしまい、緊張感のある話し合いになりません。挨拶はその場で考えて話すのではなく、会議前に十分な用意をして話すようにして下さい。

~会議中に進行役が注意するべき点~


冒頭の挨拶が済むと話し合いなどが始まりますが、その際も進行役が会議を進行するために、発言を促したり関係ない話題を遮るなどしなくてはなりません。会議の参加者は自分の立場や意見を中心に発言を行いますので、会議全体の流れを管理する人がいないと、予定通り会議が進まなくなります。進行役が不必要に話し合いに介入する事は避けなくてはなりませんが、効率的に会議が進行するようにして下さい。

進行役は常に公平に会議を評価して、スケジュール通りに進行させるようにしましょう。特定の人や意見に偏った進行をしてしまうと、不公平だと感じた参加者が意欲を失うだけではなく、会議運営者に不満を募らせる事態となりますので、注意しなくてはなりません。

~終了の挨拶のポイント~


会議が終了する時も話し合いを終わらせて解散するのではなく、進行役が挨拶をして会議を終わらせなくてはなりません。参加者が好き勝手に会議室を退出したのでは、いい加減な会議だという印象を与えて、真剣な気持ちで次回以降の会議に出席してくれる人がいなくなってしまいます。

会議終了時には、今回の会議の成果や今後の課題などと、出席者全員への感謝の気持ちを伝えましょう。そのため、進行役を務める人は会議の内容を正確に把握して、きちんと意見を述べられるようにしておかなくてはなりません。会議を進行する事に加えて、話し合いの内容を詳しく理解しておくのは大変ですが、きちんとした会議のまとめを話す事ができないと進行役としての立場が危うくなるでしょう。最後の挨拶に参加者が疑問や不安を感じると、さらに意見が出てきて会議を終わらせる事ができませんので、参加者全員が納得するような挨拶をする事が重要です。

■終了の挨拶の流れと例
会議終了の挨拶をする時は、まず会議が終了する事を参加者全員に理解させます。もう話し合いが終わって、進行役以外の参加者は発言できない事をハッキリとさせておかないと、挨拶の途中で質問や意見を言う人が出てきてしまうでしょう。

最後の挨拶ができる状況になりましたら、会議の結果を発表して参加者全員の同意を取ります。ここで異議を唱える人がいると会議を終わらせる事ができなくなりますから、確実に決まった事だけを結果とし、まだ検討するべき必要のある事については次回に持ち越す事を説明しましょう。こうした適切な切り分けをするためには、会議中の話し合いをしている時に、意識して決定項目と検討項目に分類して会議を進行するのがポイントです。あやふやなまま議題を放置してしまうと大きな問題になりますから、この点をしっかりとするようにしましょう。

参加者から会議の内容のまとめに関しての同意が得られましたら、「これにて、本日の会議を終了させて頂きます。皆さまの活発な意見によって、非常に有益な会議を行う事ができました。長い時間会議に参加して頂き、誠に有難う御座いました。お疲れ様でした」と参加者に感謝して、会議を終了させます。後は会議場を整えたり、忘れ物がないかを確認しましょう。


定例の会議や少ない人数での行う会議は、挨拶をせずにいきなり話し合いを始める事が多いのですが、きちんと挨拶をして会議を進行するようにして下さい。簡単な挨拶をするだけでも、会議の進行を管理するのに役立ちます。

挨拶をせずにダラダラと会議をしていると、緊張感もなく無意味に時間を潰す事になりがちなので、メリハリをつけるためにも会議を進行する人がしっかりと挨拶をするようにしましょう。