3【会議のトラブルを防ぐ】

会議で喜ばれるお弁当とは?ケータリングサービスも

会議で喜ばれるお弁当とは?ケータリングサービスも

参加者や会議室などの都合によって会議をする時間が決まるので、時には昼食や夕食の時間に会議を開催する事もあるでしょう。そのような時は、参加者のための食事の用意をしておくと良いでしょう。食事の用意をしておけば参加者の士気も上がり、会議に集中してくれます。

参加者の食事を、手軽に用意できるのが弁当です。必要な数と配達して欲しい日時を業者に連絡するだけなので、手配する人の負担もそれ程大きくなりませんが、弁当の中身については、

・会議の種類
・参加者

などを考慮する必要があります。いつも注文している弁当だからという安易な理由で、会議に出す弁当を決めてはいけません。会議や参加者に合っていない弁当を出してしまうと、会議の雰囲気を損ねてしまい、会議が上手くいかなくなってしまう可能性もあるでしょう。

■会議の弁当を選ぶポイントとは?


会議には種類として、

  • 1)重役会議や取引先との会議
  • 2)社内で行うランチミーティング
  • 3)社内研修
  • 4)セミナー

がありますが、各会議の内容に応じた弁当を用意する事がとても大切です。

~1.重役会議や取引先との会議に適した弁当~

重役会議や取引先との会議などの重要な会議では、味と見た目が一定水準以上の弁当が求められます。「量」より「質」、「ストーリー性」が大事です。安っぽい弁当を出してしまうと、その程度の扱いなのかと参加者に思われてしまうので、予算内でできるだけ豪華な弁当を用意しましょう。誰もが知っている「有名店」や「有名シェフ」など、ストーリー性のある弁当を出せば、食事中も会話が弾んで喜んでもらえます。

~2. 社内で行うランチミーティングに適した弁当~

社内ランチミーティングで出す弁当は、会話のきっかけになる特色のある弁当が適しています。昼食時に行われるミーティングには、社員同士のコミュニケーションを円滑にするという意味合いもありますので、話のネタになる弁当であれば自然に会話も弾むでしょう。予算で決められた範囲内で、海外の料理の弁当や数量が限定された弁当など出すと、ランチミーティングが盛り上がります。

ミーティング主体で食事を簡単に済ませたい時は、サンドイッチやおにぎりなどの手軽に食べられるものが良いでしょう。食べるのに手間が掛かるような弁当だと、ミーティングに集中する事ができません。ミーティングの内容を考えて、適切な弁当を用意するようにしましょう。

~3. 社内研修に適した弁当~

社内で行う研修で出す弁当は、手頃な価格で数多く注文できるものを選びましょう。社内研修はスケジュールが決まっているために食事の時間も短い事が多いので、手早く食べる事ができて後片付けも簡単にできるものが喜ばれます。全部同じ種類の弁当を出すのではなく、2~3種類の弁当を用意して自由に選べるようにしておくと良いでしょう。研修が数日間続く場合は、同じような弁当ばかりだと飽きてしまいますから、変化を付けて食事を楽しめるようにするのがポイントです。体を使う研修を行う時は、弁当の量や栄養などにも注意する必要があります。

~4. セミナーに適した弁当~

セミナーには、さまざまな人達が参加する事に、気を付けなくてはいけません。食事の好みなどが分かりませんので、おかずが一つだけだと弁当を食べられない人がいる事も考えられます。大きなおかずが一つだけ入っているのではなく、小さなおかずがたくさんある方が好まれます。脂っこい洋食系の弁当よりも、幅広い層に人気のあるあっさりとした和食系の弁当であれば無難です。セミナーも時間が分刻みで決められていますので、手軽に食べられる弁当である事も確認しておきましょう。


このように会議の種類を考慮すると共に、会議に参加する人達の好みも考慮する必要があります。会議に参加するのが若い層が主体の時は、洋食やボリュームのある弁当が喜ばれますし、年齢層が高目の時は和食や量の少ない弁当の方が良いでしょう。少人数で開催される会議の弁当を用意する時は、一人一人に食べ物の好き嫌いや要望を聞いておくと間違いがありません。

■弁当を注文する際の注意点


注文する弁当の内容が決まりましたら業者に連絡する事になりますが、弁当の量が多かったり、当業者が忙しい時期に注文をする場合は、注文しても断られる事がありますので、事前に指定通りに届けてもらえるかを確認しておくようにしましょう。インターネットなどを使って弁当業者を探す場合は、配達してくれるエリアなのかも確かめておく必要があります。

ホームページ上の記述が古い事もありますから、電話で住所を言って配達エリア内であるのかを聞いておきましょう。会議当日に届けてもらえない事が分かっても、他の業者を探して注文するのが難しいので、具体的な弁当の数や期日を伝えて、問題なく届けてくれる事を確認して下さい。


■貸し会議室のケータリングサービスの利用も


~貸し会議室のケータリングサービスとは~

ケータリングとは、料理を調理する人が出張して来て、その場で食事を作ってくれるサービスです。出来立ての温かい食事が食べられますので、会議に参加した人に喜んでもらう事ができます。テーブルクロスや皿なども用意してくれますので、豪華な食事を演出して会議を一層晴れやかなものにしてくれるでしょう。豪華な食事があれば、少々の会議の疲れや苦労なども忘れてしまいます。

ケータリングサービスが利用できる貸し会議室が数多くありますから、最初から食事を用意する予定の時は、ケータリングサービスを提供している所を探してみると良いでしょう。但し、提供されるケータリングサービスの内容は、業者によって異なりますので、事前に確かめておかなくてはなりません。

貸し会議室を利用する時は、ケータリングサービスの利用も検討してみましょう。


~ケータリング以外のサービス~

ケータリング以外にも、各種料理をデリバリーするサービスなどもあります。デリバリーサービスは、弁当のように作った料理を運んでくれるサービスなので、料理を配置するなどの手間が掛かりますが、料理を作ってくれる人や調理器具の対応が不要となるので、思った通りに会議の進行ができるでしょう。
色々なデリバリーサービスがありますので、ケータリングや弁当と共に、選択肢の一つとして検討して下さい。


さまざまな方法で会議に出席する人達に食事を提供する事ができますので、会議の内容や参加者を考えて、適切な料理を出すようにしましょう。

参加者に喜んでもらえれば、会議に対する充実度も上がって、より良い成果が期待できます。予算や時間に余裕があるようでしたら、弁当やケータリングの利用を考えてみましょう。