3【会議のトラブルを防ぐ】

会議の議事録作成のコツとは?必要な6つの項目をご紹介

会議の議事録作成のコツとは?必要な6つの項目をご紹介

会議を成功させるためには事前に十分な用意を行い、会議中は有意義な議論が行われるように努める必要があります。そのような努力の結果、意味のある意見や結論が出るなどしても、会議の経過や決定事項などを記録しないと意味がありません。きちんとした記録が残されていないと後で問題が発生して、また同じような会議を開催する事になってしまうでしょう。こうした問題を防ぐために作成するのが議事録です。

~会議の議事録の重要性~


会議の議事録は正確に会議の内容を記録して、事後の証拠資料として保存しなくてはなりません。定例の会議や短い時間で行われる打ち合わせなどでは、議事録を作成しない事も少なくありませんが、口頭だけのやり取りで済ませてしまうと、言い間違いや聞き間違いなどによって、問題が起こる可能性が高まります。小さな会議を行う場合でも、必ず議事録を作成して必要な事を記録するようにしましょう。会議の議事録は、後々の証拠資料となるだけではなく、会議に参加できなかった人達と情報を共有するための資料ともなりますので、正確で分かりやすい議事録を作成する必要があります。

~会議の議事録の作り方~


会議の議事録として、企業内などで定められたフォーマットを使用する事もありますが、必要な事を漏れなく記録するものでないと、十分な役割を果たす事ができません。作成した議事録を見直して、開催された会議の内容を詳しく把握する事ができるのかを、検討する必要があります。もしも、会議の内容が良く分からなかったり、不足する部分があるようでしたら、議事録の作成方法を改めなくてはなりません。

議事録を作成する際は、5W1Hと言われる何時・何処で・誰が・何を・何故・どのようにしてといった内容を明確にする事が重要です。この5W1Hが分かるように議事録を作成すれば、必要な事が全て盛り込まれたものとなります。

■議事録に必要な6つの項目

具体的な議事録の内容としては、「会議名」「開始日時と終了日時」「開催場所」「出席者」「会議の目的」「決定事項」などの項目を含めるように作成するのが一般的です。

1)会議名
会議名を見ただけで、開催される会議の内容を表すものにする必要があります。企業内だけでも数多くの会議が開催されますから、簡単に他の会議と区別できるようにしておかなくてはなりません。定例の会議でも、単に部署や開催日だけを会議名に入れるのではなく、内容が直ぐに分かるように工夫する必要があります。

2)開始日時と終了日時
開始日時と終了日時も、議事録には必要です。どの位の時間を掛けて会議を行ったのかが分からないと、会議の成否を評価する事ができませんし、今後の会議のスケジュールを立てる際にも苦労してしまいます。毎回会議に費やした時間を正確に把握するためにも、開始時刻と終了時刻を記録するようにしましょう。

3)開催場所
開催場所も、具体的に記述する必要があります。会議の場所を正確に記録しておく事で、次回以降の会議の場所を決める時の参考になりますし、参加者が報告書や他の人に連絡する際の役に立つでしょう。

4)出席者
出席者については、部署・肩書・氏名などを書いておきます。出席した人を記述しておけば、会議での決定に関わったのが誰であるのかが明確になり、後で内容や経緯を聞く事ができるでしょう。

5)会議の目的
会議の目的も、後から読み返す時に必要となります。目的がはっきりとしないまま議事録を読んでも、正しく内容を評価する事ができません。どのような事を目的として、会議が開催されたのかを議事録に書くようにしましょう。

6)決定事項
決定事項は、必ず書かなくてはならない項目です。何も決まらないのでは、会議を開催する意味がないので、目的に沿った事柄が決まるように、会議を行わなくてはなりません。時間配分や残り時間をしっかりと把握して、時間内に必要な事が決めるように、会議を運営する必要があります。どうしても、目的とする事が決まらない時には、途中経過とどのようにして決定するかを具体的に書いて、うやむやにならないようにして下さい。何も決まらずにうやむやにしてしまうと、時間と手間を無駄に費やす事になりますので、注意しなくてはなりません。

この他にも、業務の内容などによって、議事録に記載しなくてはならない事もありますから、会議の参加者や周囲の人に聞いて必要な事が欠けていない議事録を作るようにしましょう。

~議事録の作成者は、事前に必ず決める~


このような内容を網羅した議事録を作成するには、事前に議事録を作成する人を決めておき、会議中の発言やホワイトボードなどに書かれた事を、残さずにメモする必要があります。事前に議事録を作成する人を決めておかないと、全員が他の人が作成するだろうと思って、誰も議事録を作ってないという事になってしまいます。

~小さなことでも、可能な限りメモをする~


議事録を作成する人は、責任を持って正確な議事録を作成しなくてはなりません。明らかに会議の本筋と関係のない事は記録に残す必要はありませんが、小さな事でもメモにしておくようにしましょう。その時点では重要ではないと思える事でも、後で必要となる事もあるので、会議中の発言などはできるだけメモしておくべきです。

会議後に議事録を作成する時にメモの内容を見返して、必要な内容だけを取り出して記述します。メモを取るのが大変に感じられる時は全ての発言内容を録音しておいて、後で聞き返して議事録を作成すると良いでしょう。録音内容を聞き返しながら議事録を作成すると、間違いのない詳細なものを作成する事ができます。


議事録を作成するのが大変な作業となる事もありますが、会議を無駄にしないためには会議の内容を詳しく記した議事録が不可欠となります。より詳しく会議の内容を理解する事もできますので、しっかりと議事録を作成するようにしましょう。

また、作成した議事録は、早く関係者に渡して内容を確認してもらうことも重要です。あまり時間が空いてしまうと会議の内容も忘れてしまって、議事録を読んでも正確に会議の内容を思い出せない状態となってしまいます。できれば開催後一日以内に議事録が関係者に配布できるように、作成すると良いでしょう。また、議事録が作成できましたら、次回の会議や今後の業務の参考になるように、きちんと保管しておくようにして下さい。

議事録は、次回の会議や業務の参考になりますので、正確な議事録が作成できるよう、ポイントを押さえ、有意義な会議を行うようにしましょう。