5【貸し会議室の色々な活用方法(応用編)】

貸し会議室で内定式を行う際のポイントや時期、内容(挨拶・式次第)をご紹介!

貸し会議室で内定式を行う際のポイントや時期、内容(挨拶・式次第)をご紹介!

就職を希望する人達に対して書類選考・筆記試験・面接などを行って、採用する人が決定した後も丁寧なフォローをする必要があります。きちんとフォローをしていないと、急に入社を予定していた人の気が変わってしまう事も珍しくありません。特に新卒で入社する人の場合は、採用を決定してから入社するまで数か月もの期間がありますから、定期的に連絡をしたり、内定式を行うようにしましょう。

~内定式の目的と時期について~


内定式は、会社を代表する人と採用を予定する学生が参加し、正式な採用内定書を渡す式典です。内定式はいつでも行って良いのですが、10月1日に行うのが一般的です。採用内定書を受け取った学生が承諾書を会社に提出する事によって、最終的な入社の合意ができたものと判断できます。無事に内定式が終了する事で、本格的に新卒者を社内に迎える準備を始める事ができるようになりますから、滞りなく式典が進むように準備するように心がけましょう。入社する学生も、正式な内定通知書をもらう事で、入社までのスケジュールを具体的に立てられるようになります。

~貸し会議室等、外部施設で内定式を行うことで、いつもと違う雰囲気を~


新卒で入社する人が少ない場合などは、社内の会議室などで内定式を行う企業もありますが、より立派な内定式にするために貸し会議室などの外部の施設を借りる事を検討するべきです。

社内で内定式を行うと、どうしても日常の業務の延長となってしまうために、特別な式典としての雰囲気を演出する事ができません。会社側の出席者はともかく、これから入社する新卒者が特別なものを感じないようでは、入社する事に対して軽く考えてしまう事にもなってしまいます。しかし、貸し会議室のような場所で、形式に沿った式典として内定式を行えば、特別な雰囲気の中で入社して活躍する気持ちを固めるでしょう。貸し会議室を借りるには利用料金も掛かりますが、支払う費用以上に良い効果が期待できます。

~会場選びは参加者の立場で考え、早めに貸し会議室の予約を~


貸し会議室を選ぶ際には、会社からアクセスが良くて式典に参加する人達が余裕を持って利用できる所を選んで下さい。アクセスの悪い会場では、内定式に行くまでに大変な思いをして、学生が不安を感じてしまうでしょう。会場の広さは狭すぎたり広すぎたりすると、緊張感を持って内定式を行うのが難しくなってしまいます。事前に参加する人数を正確に把握して、適切な貸し会議室を利用するようにして下さい。会場の立地については、会社の所在地に近くて交通の便が良い場所が適しています。他の会社も内定式のために10月1日に会場を利用しますので、可能な限り早く予約をするようにして、希望する貸し会議室が利用できるようにしましょう。

~内定式の案内状と式次第~


内定式を行う貸し会議室が確保できましたら、社内の出席者に対して連絡をすると共に、採用を予定している学生にも案内状を送付します。

<内定式の案内状について>

案内状には、内定式を行う日時と場所を記し、持って来てもらいたい物も書くようにして下さい。内定式は、式典としての意味合いが強いのですが、入社に関する手続きも行いますので、筆記用具や印鑑なども必要となります。ただ内定書を渡すだけの会社もありますが、手続きが煩雑になりますので、一度に必要な事を済ませるようにした方が良いでしょう。それに、具体的な手続きをすれば、学生も入社する事に対して現実的な思いを抱きます。その他に、連絡先なども書いておき、分からない事については気軽に質問できるようにしましょう。会場の準備に関しては、社名や内定者の名前などを具体的に掲示して下さい。貸し会議室のような社外の施設は、準備可能な時間や場所などが限られていますので、施設を運営する会社に連絡をして、可能な限り準備をしておくようにしましょう。

<内定式の式次第>

会場を確保すると同時に、どのような内定式とするのかを検討する必要があります。

一般的な内定式の式次第としては、
  • ・社長や取締役などからの挨拶
  • ・内定書の授与
  • ・必要書類の記入や交通費の支給などに関する事務手続き
  • ・人事担当者からの今後のスケジュールの説明
  • ・先輩社員との交流会
  • ・内定者による懇親会

といったものになります。

~内定式の当日の流れについて~


式典に要する時間は、1時間~2時間程度の会社が多いようです。特にこのようにしなくてはならないという決まりはありませんが、内定書を渡す以外に既に会社で働いている先輩の社員と交流したり、同期入社の人達と親睦を深める事で会社に親しみを感じる事ができるでしょう。このような配慮をする事で、初めて社会人として働く人達も、安心して入社までの期間を過ごす事ができます。全てのイベントを同じ会場で行う事も可能ですが、会場として使用する貸し会議室が提供できるサービスによって、別の飲食店などで交流会や懇親会を行っても良いでしょう。

~内定式で独自のイベントを開催する会社も~


さらに、リクレーションや健康診断などの会社独自のイベントを加えて、個性的な内定式を行う会社もあります。他の会社にはない独自のイベントを行えば、その会社の社風なども感じてもらえるでしょう。具体的な内定式の内容については、社風や予算などを考えて、計画するようにして下さい。会社の業務に関係のあるイベントを行えば、仕事内容に関する興味を深めて、入社するのが楽しみになる学生も増えるはずです。

内定式の内容がどのようなものになるにしても、事前に何回もリハーサルをして、円滑に式典が進むようにして下さい。途中で進行が止まってしまったり、話す内容を間違うようでは、出席した学生が不安に感じてしまいます。社長や取締役などの重要な役所にある人でも、内定式の挨拶については練習をしてもらって式典がスムーズに進行するようにしなくてはなりません。必ず他の人がいる前で、挨拶のリハーサルを行って、感想や改善点などを話し合う事が大切です。


会社説明会や入社式などと比較すると、軽く考えがちの内定式ですが、これから入社する学生にとっては重要な式典だと考えましょう。まだ社会人になる前の不安なども抱えた状態で、本当にこの会社で良かったのかと考える学生も少なくありません。そのような不安を払拭するには、電話やメールで連絡するよりも内定式のような式典を行って、直接学生と会う事が一番です。正式に内定書を渡したり会社の関係者と話し合う事で、不安を解消できるでしょう。きちんとした会場を確保して、立派な内定式を行い学生が安心して入社できるようにして下さい。