7【会議を円滑に進めるために、知っておくべきこと】

会議の案内メール作成のポイントについてご紹介。文例も。

会議の案内メール作成のポイントについてご紹介。文例も。

IT技術の普及に伴って、会議の告知もメールを中心にしたものが多くなりました。しかし、メールは手軽に利用できて確実に相手に届くツールではあるものの、ポイントを押さえた書き方をしないと、会議の運営に支障を来す事もあるでしょう。会議の案内メールは、正確に会議の日程を伝えるだけではなく、しっかりと準備をしてもらえる内容にしなくてはなりません。

~会議の案内メール作成のポイント~


会議の案内メールを作成する時の具体的なポイントとしては、会議を開催する日時などは5W1Hを意識して箇条書きし、更に会議の背景や目的を分かり易く書く事です。人によっては一日にメールを何十通も受け取るのが珍しくないので、ダラダラとした文章の案内メールを送ってしまうと、重要な部分を見落としてしまう可能性もあります。

内容・日時・場所・参加者などの重要な項目については、箇条書きにして直ぐに目に入る様にしましょう。会議の背景や目的は、出席の可否を決める際の決め手となりますので、具体的に分かり易く書かなくてはなりません。特に忙しい人は、会議の主旨が分かりにくかったり自分に関係のない会議だと判断すると、欠席してしまいます。短い文章で背景や目的を簡潔にまとめて、メールを送った人全員が会議に参加してくれる様な事を書かなくてはなりません。

~会議の案内メール送信の注意点~


<社内・社外>
メールの内容は、送る相手に応じて、一定の礼儀も重んじる必要があります。何時も一緒に働いている人であれば多少の間違いも許されますが、他の部署の役職にある人や社外の人に対して、礼儀に外れたメールを送ってしまうと問題になる事もあるでしょう。

宛名・最初の挨拶文・全体的な言い回しなどに関しては、失礼の無い様に気を付けなくてはなりません。案内メールの内容が適切であるかを、他の人に確かめてもらってから、送信する様にしましょう。

<メール送信の時期>
メールを送る時期についても、配慮する必要があります。会議を行う数日前に案内メールを送ったのでは都合を付けるのが大変なので、できれば2~3週間前にはメールを送信する様にして下さい。

<資料の添付>
会議で使用する資料も、添付する様にしましょう。資料を会議の時に渡すと、資料の内容を説明するだけで終わってしまう事もあるので、事前に資料を渡して目を通ししてもらって下さい。

<アフターフォロー>
案内メールは一度送信しただけで終わりにしないで、参加の可否を返信してもらう必要があります。一方的にメールを送っただけでは、相手がメールを読んで内容を理解したのかが分かりませんし、会議に出席するつもりなのかも分かりません。予定していた人が参加しないと、会議の運営が上手く行かなくなるので、会議を開催する前に確実に出席する人を把握する必要があります。

更に、会議の2~3日前には、リマインドメールを発信しましょう。リマインドとメールの件名に書いて、予定通り会議を開催する事を伝えたり、変更がある場合は具体的に記述します。参加予定者の中で出席が危ぶまれる人や絶対に出席して欲しい人に対しては、個別にメールを出したり電話をして、スケジュールを確認する様にしましょう。


~会議の案内メールの実際の文例(社内向け)~


社内に送信する会議の案内メールの内容は、以下の様になります。

件名:3月10日□□□会議のお知らせ
関係者各位

お疲れ様です。
営業部の山田です。

□□□会議の件、下記要項にて行いますので、
スケジュール調整の程、お願い致します。

・日時:3月10日(月) 10:00〜12:00
・場所:本棟3階中会議室
・テーマ:「〇〇〇について」

尚、会議用資料を添付しましたので、
内容を確認の上、ご持参下さい。

都合により、出席できない方は
今週末までに、山田までご返信下さい。

以上、
宜しくお願い致します。

社内向けの案内メールは、簡略な内容になってしまう傾向がありますが、それでは緊張感を持って会議に臨む事ができないので、きちんと形式に沿ったメールを作成する様にしましょう。

~会議の案内メールの実際の文例(社外向け)~


社外の人に送る案内メールについては、次の様な内容となります。

株式会社○○○
□□□様

いつもお世話になっております。
株式会社△△△の山田です。

次回の打ち合わせの日程等が決定しましたので、お知らせいたします。

日時:平成○○年3月17日(○曜日)10時~12時
場所:貴社本社第1会議室
参加者:貴社 ○○様、○○様
    弊社 営業部中村、山田

以上、ご確認の上、3月10日(○曜日)までにご一報下さいませ。
宜しくお願い申し上げます。
----------------------------------------------------
株式会社△△△ 営業部
山田太郎
住所:〒×××-×××× 東京都×××区×××町1-2-3
TEL:03-××××-××××/FAX:03-××××-××××
URL:http://www. ××××.co.jp
Mail: ×××@×××.co.jp
----------------------------------------------------


社外に送信する案内メールは、一層内容にも注意しなくてはなりません。間違った内容や不適切な表現をして記載してしまうと会議が成功しないばかりか、今後の取引にも良くない影響が出る可能性があるので、内容を何回も見直す様にして下さい。

メールは簡単に送信できるために、何も考えずに送信してしまいそうになりますが、会議の成否を決める重要な作業なので、内容を慎重に検討する必要があります。