7【会議を円滑に進めるために、知っておくべきこと】

会議のオブザーバーの役割についてご紹介

会議のオブザーバーの役割についてご紹介

関係者を集めて会議を開く時は、事前に議長・書記・ファシリテーターなどの役割の分担を明確にしておくと、効率的に会議を進められます。もしも、話し合いをせずに、見学だけしたい人がいる場合は、オブザーバーとして参加してもらうと良いでしょう。

~オブザーバーとは~


オブザーバーとは、ラテン語の監視する人という意味の言葉が語源であるとされ、発言する権利はあるが議決権のない人、または発言権・議決権共に無い人を指します。会議によってオブザーバーの権限は異なりますが、発言権がある場合でも、会議の進行役などから意見を聞かれた時に、参考意見を述べる程度です。

参考意見を述べる時も自分の主観では無く、客観的に見解を述べるに留まります。基本的には、オブザーバーが会議の進行に関与する事はありません。オブザーバーとして会議に参加する人は、こうした点に注意する必要があります。

~オブザーバーの役割について~


オブザーバーの役割は、あくまでも会議の進行を見守る事です。立場を忘れて会議に参加しようとしたり周囲の人と話したりしていると、会議の邪魔になってしまうので、静かにしていなくてはなりません。また、特定の人や意見に肩入れして、拍手などするのもやめましょう。第三者として極力客観的な視点で、会議を見守らないとオブザーバーとして参加している意味がありません。オブザーバーとして会議に参加することになったら、あくまでも客観的な視点で、会議を見守るようにしましょう。


~オブザーバーの必要性について~


では何故、オブザーバーが必要なのでしょうか?会議の質を上げる以外にも、以下のような目的がある場合もあります。

  • 1)客観的な視点で監視させ、コンプライアンスを遵守させる

  • 2)新人をオブザーバーとして参加させることで、スキルアップをさせる

  • 3)オブザーバーとして参加することで、進行状況などの情報を把握


1)客観的な視点で監視させ、コンプライアンスを遵守させる

1つ目は、客観的に会議を見る事で、緊張感を持たせ、一般常識から外れた事が会議で行われるのを防ぐためです。

会議は、特定の人達だけが参加する事が殆どなので、その会議特有の都合で決定事項が決まったり、十分な議論が行われず会議が終了する事も珍しくありません。いい加減な会議をしていても、何とか業務などが上手くいっていれば、当事者たちは問題に気付く事はないでしょう。その結果、世間の常識とはかけ離れた事が行われて、大きな問題となったりします。

昔は慣例だからと言う理由だけで常識外れの事も罷り通っていましたが、今はコンプライアンスを遵守しないと、大企業でも存続が危ぶまれる状況になってしまいます。そのため、会議の進行に関与はしなくても、客観的に会議を見るオブザーバーが必要なのです。

オブザーバーが会議の問題点を組織内の別の部署に相談したり、後で参加者に質問する事で、状況を改善する事が期待できます。

2)新人をオブザーバーとして参加させることで、スキルアップをさせる

2つ目は、新人などをオブザーバーとして参加させ、勉強させる目的があります。

会議では、議題についての最新の情報が披露されますので、他では分からない事を知る事ができます。研修の一環として、会社に入社したばかりの新人や別の部署から異動して来た人を、オブザーバーとする事も良く見掛けられます。事情を知らない人が発言してしまうと、議論の内容が混乱して収拾が付かなくなる事もあるので、まずは会議の雰囲気や議論の経過を見て勉強してもらうのです。

実際に会議に参加すると、資料や講義では分からない活きた情報を得る事ができます。オブザーバーとして経験を積んで十分な知識を得た後は、他の参加者と同じ様に発言する権限を持って、会議に出席する事になるでしょう。


3)オブザーバーとして参加することで、進行状況などの情報を把握する

3つ目は、プロジェクト担当者などが進行状況などを把握するために、オブザーバーとして参加する場合です。

議題についての当事者ではないものの、会議の進行が気になってオブザーバーとし参加する場合もあります。プロジェクトの実務を担当する人は、方針次第で作業内容が大きく変わるので、今後の方針やスケジュールを決定する会議の様子を知りたいでしょうし、現状に不満を抱く人は何故この様な状況になっているのかを知るために、責任者による話し合いの内容を聞きたくなります。

そこで、議題について議決する権利はなくても、重要事項が決定されるまでの経過を知って、今後の対応を考えたい人がオブザーバーとして参加する事になるのです。


~会議では、できるだけオブザーバーを受け入れるべき~


会議を運営する側からすれば、ただ見ているだけのオブザーバーを邪魔に感じる事もあるでしょうが、無理に参加を拒否すれば何か不味い事が行われているのではないかと勘繰られる事になりますので、スペースに空きがあるのであれば、オブザーバー参加を受け入れるべきでしょう。

オブザーバーが居る事で、緊張感を持って会議を運営できますし、自分達が適切な会議をしている事の証明にもなります。見ているだけのオブザーバーが居ると、気が散ってしまうという面もありますが、会議に参加できない人を代表している事を認識して、オブザーバーに対しても恥ずかしくない態度を取る必要があります。問題がある時は、会議全体の責任が問われる事もありますから、真剣な態度で適切な議論を行う様にしましょう。


この様に、会議の進行に影響する様な発言をしないオブザーバーも、会議を適正に行うための役割を担っているのです。オブザーバーとして参加する時は、勉強するつもりで議論を聞くだけではなく、問題となる所は無いか注意しましょう。