7【会議を円滑に進めるために、知っておくべきこと】

会議のホワイトボードの効果的な使い方をご紹介!

会議のホワイトボードの効果的な使い方をご紹介!

多数の人が共同で作業する際には会議が必要となりますが、効率的に会議を進めないと無駄に時間ばかりを費やしてしまいます。会議を効率的に行うには、できるだけ無駄を省かなくてはなりません。

特に気を付けたいのが、情報の共有方法です。事前に資料を配布しても、会議で詳細に説明するのでは時間の無駄になることです。資料は各人で内容を確認してもらい、会議では重要な案件の議論を行う様にしましょう。

~ホワイトボード活用が会議へもたらす効果について~


会議中に出てきた意見や決定事項だけを、ホワイトボードに書き出して情報共有すれば、効率的な会議が実現できます。資料を少なくして、参加者全員がホワイトボードに注目する様に工夫すれば、集中力も高まり短い時間で有意義な会議が行えるでしょう。

最近はノートパソコンやタブレット端末などを会議に持ち込む事も多くなりましたが、機器の操作に注意が行きがちで、会議全体の事にまで気が回らない事が少なくありません。パソコンなどを使って、大量の情報を参考にしながら議論する事も大切ですが、そうした事はネット上のチャットや電話会議などでもできますので、関係者が一堂に会する会議では議論を中心にした方が良いでしょう。

昔ながらのホワイトボードに重要な内容を書きながら進行する会議なら、参加者の意識が一カ所に集中して、緊張感のある話し合いができます。

~ホワイトボードの使い方のポイントについて~


ホワイトボードは、

  • ・最初に会議アジェンダとゴールを書く

  • ・議論の過程を逐次書いて、会議の流れを可視化する

  • ・会議終了時には、全員で結論を確認する

といった流れで使いましょう。何も考えずに会議でホワイトボードを使っていると、会議の流れが掴めずに、会議が迷走してしまいます。常に会議の流れと時間経過を意識して、効率的に会議が進められる様にして下さい。


~ホワイトボードの書き方のポイントについて~


会議中のホワイトボードへの書き方についても、

  • 1)要点を押さえて書く

  • 2)複数の色を使って書く

  • 3)文章だけでは無く、図やグラフを用いる

  • 4)適切な大きさで書く

など幾つかポイントがあります。

1)要点を押さえて書く

ホワイトボードに書くのに時間がかかってしまうと、その間会議の流れが止まってしまう事になるので、要点だけをまとめて簡潔に書かなくてはなりません。会議中の発言内容を、一言一句書く必要はなく、箇条書きなども用いながら簡潔なものになる様に工夫して下さい。詳しい会議の記録については、書記役の人が議事録を作成しますので、ホワイトボードを担当する人は、会議が円滑に進行する事を優先しましょう。

2)複数の色を使って書く

ホワイトボードに、複数の色で書く事も重要です。1つの色しか使わないと、メリハリが無く何が重要な内容なのかが分かりません。重要な事は赤や青などの目立つ色を使って、参加者の注意を引きやすい様にして下さい。但し、あまり沢山の色を使い過ぎると、分かり辛くなりますので、多くても3~4色程度にしておきましょう。

3)文章だけでは無く、図やグラフを用いる

文章だけでは単調になって、関心が薄れやすくなりますから、図やグラフなども用いる必要があります。分かり易い図やグラフは状況を明確にし、問題点などを理解するのに最適です。正確な図やグラフを書こうとすると、時間が掛かってしまいますので、基本的な内容だけを掴んだものを書くだけにしましょう。たとえ少し問題があっても、説明しながら見るので、気にする人はあまり居ません。正確さよりも、スムーズな会議進行の方が重要です。

4)適切な大きさで書く

会議の参加者全員が良く見える様に、適した大きさでホワイトボードに書く事も肝心です。見え難い大きさで書くと、ホワイトボードを見ない人が出てきてしまうので、一番遠い席からでも見える大きさで書いて下さい。大きく書くと、ホワイトボードに書ける量が少なくなってしまいますが、一つの議題に関しては全ての内容をホワイトボードに書く様に工夫して下さい。

こうしたポイントを押さえてホワイトボードを使うには、会議に議題に精通し手際良く文章や図を書ける能力が必要となります。一々資料を見ながら書いていたのでは、会議が止まってしまいますから、発言や要望を聞いただけで即座に適切なものが書ける程度の能力が無いといけません。

会議が始まってから、誰にホワイトボードへ書いてもらうか決めるのではなく、事前に適切な人に参加してもらって下さい。ホワイトボードを中心とした会議では、全員がホワイトボードに注目する事になりますので、会議の進行役を務める人が兼務しても良いでしょう。

~よりホワイトボードを活用するためのツールについて~


更に、ホワイトボードの重要な個所を示すための指示棒やレーザーポインター、補足を加えたり、注意書きをするための大きな付箋なども用意しておくと、より分かり易い会議となります。

ホワイトボードに書かれた事を印刷する機能やパソコンにデータを送る機能なども、積極的に使う様にしましょう。こうした機能を活用する事で、参加者がホワイトボードを書き写す必要も無くなり、議論する事に集中できる様になります。

この様に、ホワイトボードを活用する事で、効率的で活気溢れる会議が実現できます。ホワイトボードを使って、有益な結果が期待できる会議を行って下さい。