4【貸し会議室の探し方から活用方法まで】

貸し会議室を使うメリット、デメリット

貸し会議室を使うメリット、デメリット

貸会議室とは、一定時間会議をする場所を提供してくれるサービスです。オフィスの面積を減らしてコスト削減を図る企業なども多い事から、たくさんの貸会議室が営業するようになりました。会議室だけではなく必要な数の机と椅子も利用できますので、手軽に会議するのに最適な環境を用意する事ができます。一時間単位で利用できる貸会議室もありますので、気軽に使う事ができるでしょう。しかし、貸会議室にはメリットだけではなくデメリットも存在しますので、その点を理解して利用しなくてはなりません。貸会議室にはどのようなメリットとデメリットがあるのかを、詳しく見てみましょう。

■貸し会議室を使うメリットとは


貸会議室のメリットとしては、

  • 1)必要な時だけ会議室を使う事ができる
  • 2)会議に適したレイアウトを選べる
  • 3)交通の便の良い場所で会議ができる
  • 4)会議のためのサービスが利用できる

が挙げられます。

~1. 必要な時だけ会議室を使う事ができる~

自前で会議スペースを持っていれば好きな時に会議を行えますが、会議をしない時は無駄なスペースを抱える事になってしまいます。都心部などの事務所を維持するコストの高い場所では無駄なスペースを維持するコストも高額になり、経営状態を悪化させる要因にもなるでしょう。会議をしない時は倉庫として使うようにしても、急な会議の時には十分に使えないという問題が出てきます。その点、貸会議室であれば必要な時だけ使うので、無駄なコストが発生する事がありませんし、メンテナンスをする必要もないので人件費を削減する効果も期待できるでしょう。会議室の利用状況を確認して、使わずに空いている時間が多いようであれば、会議スペースを廃止して貸会議室の利用に切り替える必要があります。会議室を持つ場合のコストと、貸会議室を利用した場合の料金を計算してみましょう。

~2. 会議に適したレイアウトを選べる~

会議の内容に合った部屋を利用できる事も、貸会議室のメリットです。参加する人の数や会議の目的に合った会議室を用意しなくてはなりませんが、自前の会議スペースを使う場合は、さまざまな制限が生じて参加者に我慢してもらう事も少なくないでしょう。組織内の会議であれば少々の我慢をしてもらう事も可能ですが、外部の人を招いて会議をする場合は問題が発生する可能性も出てきます。しかし、貸会議室であれば、目的に合った部屋を探して利用する事が可能です。複数の貸会議室の中から最も適した場所を選んで、予約するだけで最適な会議室が確保できます。

~4. 会議のためのサービスが利用できる~

他の事務所に社員や社外から人を招いて会議をする場合は、移動の時間や手間についても配慮しなくてはなりません。交通の便の良くない場所に事務所などがある場合は、社外の人などが会議に出るだけで大変な手間を掛けてしまいます。相手の都合によっては、移動時間が問題となって会議が開催できない事もあるでしょう。そのような時は、交通の便の良い場所にある貸会議室を利用するのが一番です。簡単に会議の場まで来る事ができますから、相手が負担に感じる事もなくなります。セキュリティにも配慮した貸会議室がほとんどですから、情報が漏洩する事を心配しないで、思うように会議をする事ができるでしょう。

~3. 交通の便の良い場所で会議ができる~

会議用の設備やサービスが充実している事も、貸会議室の利点の一つです。会議用の設備を購入するための費用やメンテナスが必要となりますが、貸会議室の設備であれば低コストで利用できます。必要な時だけ使えますので、コストの削減に繋がるでしょう。メンテナンスされたコピーボード・プロジェクター・スクリーンなどを手軽に使う事ができますし、ケータリングサービスや食事の手配などのサービスも提供してくれる貸会議室も数多く存在します。細かい所にも配慮された貸会議室のサービスを利用する事で、参加者のやる気も向上するでしょう。

そして、いつもと同じメンバーとの話し合いでも、違った環境に集まると緊張感を持って会議をする事ができます。緊張感を持って議論をする事で、普段は思い付かないアイデアや問題点を見付ける事ができるでしょう。マンネリに陥りやすい仕事などをしている場合は、環境を変えて刺激を与える事も無駄にはなりません。業務の成果が思うように伸びていない時は、一度貸会議室などを利用してみると良いでしょう。


■貸し会議室を使うデメリットとは


貸会議室のデメリットとしては、

  • 1)頻繁に利用するとコストが割高となってしまう
  • 2)仕事するスペースから移動する必要がある
  • 3)必要となる設備の問題

が挙げられます。

~1. 頻繁に利用するとコストが割高となってしまう~

貸会議室を利用する回数が多くなる程に、会議のコストが増えてしまいます。どの位の頻度で会議する事になるのかを見極めて、貸会議室と自前の会議スペースのどちらを使うのが良いのか検討する必要があります。自前の会議室スペースを持つ場合でもスペースを最小限にして、大人数の会議の場合は貸会議室を利用するなどの工夫をすれば、コストを削減する事ができるでしょう。

~2. 仕事するスペースから移動する必要がある~

貸会議室に移動する時間や手間がかかる事も、頭に入れておくべきです。忙しい人は移動する時間が惜しいので、会議に参加する事を躊躇うかもしれません。それに、貸会議室に移動する事で事務所内などにいる人が少なくなりますから、防犯や社外からの対応についても考えておく必要があるでしょう。貸会議室を利用する時の注意点などを、まとめておく必要があります。

~3. 必要となる設備の問題~

貸会議室には会議に必要な設備などが用意されていますが、特別な設備が必要になったり開発している製品を会議に持って行きたい場合などは、運搬する手間が掛かってしまいます。会議室に持って行きたい物が大きかったり重かったりする時は、運搬するのが大変になりますので注意する必要があるでしょう。それに、貸会議室によっては、持ち込める物を制限している場合がありますので事前に確認しておく必要がありますし、会議が終了した時は、速やかに持って来たものを搬出しなくてはなりません。


このようなメリットとデメリットが、貸会議室にはあります。デメリットに関して注意しながらも、メリットを活かして貸会議室を利用すればコストを削減しながら、効果的な会議を行う事ができるでしょう。できる限り外部の資源を有効活用して、コストを下げてスピーディに活動するのが主流となっていますので、貸会議室を積極的に使って有意義に会議を行って下さい。