7【会議を円滑に進めるために、知っておくべきこと】

意味のある会議と意味のない会議の違いとは。意味のある会議にするテクニックもご紹介。

意味のある会議と意味のない会議の違いとは。意味のある会議にするテクニックもご紹介。

一人だけで活動するのなら会議は不要ですが、複数のメンバーが力を合わせて一つの目標を達成するには会議を行う必要があります。会議をする事で、本来の仕事が一時的にストップしてしまいますが、複数の人が効率良く共同作業するためには、必要な事だと認識しましょう。

~そもそもの会議を行う意味とは?~


会議はそもそも、

  • ・複数の人が関わるプロジェクトや仕事における問題を解決する
  • ・色々な立場の人が意見を出し合って、一人では考え付かない様なアイデアを出す

などのために行われます。

インターネットを使った通信技術が発達して、直接顔を合わせなくても、ある程度の意思疎通はできる様になりましたが、重要な事については直接会って話し合いながら決定しなくてはなりません。特に抽象的な考え方などは、文字や言葉だけでは正確に伝える事が難しいので、直接会って議論しながら理解を深める必要があります。お互いが分かっているつもりでも、根本的な所で相違がある事が少なくありません。

ネット上だけで重要なやり取りを済ませていると、双方の考えの相違に気付かずに、大きな問題が発生してしまう事になるでしょう。便利な技術を使う事で業務を効率化できますが、効率化する事だけを考えると上手くいかなくなります。会議などについては、十分に時間を使うようにしましょう。

しかし、現実には、意味のある会議ばかりが行われている訳ではありません。中には何故この様な会議が開催されているのか、疑問を感じる事もあるでしょう。確かに沢山の会議の中には、時間や費用を無駄に使っているものがあるのも事実です。意味のない会議は企業内部の活力を奪い、業績を悪化させる原因にもなります。会議が意味のあるものか、意味のないものかを判断するための基準は以下の様なものです。

~意味のある会議、意味のない会議の違い~


意味のある会議は、

  • ・普段は顔を合わせる機会のない責任者が一堂に会する
  • ・会議に参加した人全員でアイデアを出し合う
  • ・資料を読むだけでは分からない様な、重要な内容を伝える

といったものになります。

それに対して、意味のない会議とは、

  • ・単に資料を配布して、連絡事項を伝えるだけ
  • ・何時も一部の限られた人しか発言しない
  • ・毎回同じ様な事を繰り返すだけ
  • ・無駄に参加者が多い

といった内容です。

営業会議・役員会議・連絡会議など色々な種類の会議がありますが、会議の種類に限らずに、意味のある会議と意味のない会議は存在します。全ての会議の内容を詳しく調べて、行う意味があるのかを判断して下さい。会議に参加した時に内容や雰囲気を評価すると共に、後で議事録をよく読んでどの様な事が決まったのかを確認しましょう。

興味のない会議は意味のない会議だと感じてしまいますが、こうした基準を用いて会議を評価しなくてはなりません。意味のある会議は無理をしてでも時間を作って開催する必要がありますが、意味のない会議はメールや掲示板などに差し換えた方が良いでしょう。会議を行うには多くの人が集まる必要がありますし、費用も掛かる事を忘れてはいけません。

もしも、開催する必要のある会議が、中身の無いものになっている場合は、幾つかのテクニックを用いて改善しなくてはなりません。

~会議を意味あるものにする方法について~


会議を意味あるものにするテクニックにとしては、

  • ・会議の目的を明確にする
  • ・事前に十分な準備をする
  • ・会議のやり方を工夫する

などがあります。

会議を開催する前に、参加者に対して会議の目的や意味を徹底しておく事は大切です。会議の目的や意味を理解していないと、関係のない発言をして進行の邪魔になったり、十分な用意をせずに参加して責任のある言動が行えなくなってしまいます。予め参加者全員に、会議の意味や目的などを通知しておきましょう。

参加者に事前に通知をする際は、会議の意味や目的などと共に、資料も渡す様にして下さい。会議室で資料を渡すのでは、資料に目を通すのに一生懸命になって、他の人の発言などに注意がいきません。事前に資料を渡しておけば、詳しく資料を説明する手間も省けますので、より効率的に会議を進める事ができるでしょう。会議を開催する前に資料を作るのは大変ですが、会議を意味のあるものにするには必要な作業です。

事前の準備を十分にしていても、会議のやり方次第で意味のないものになってしまうので、注意して下さい。会議の進行は司会や議長役の人が行って、参加者が勝手に発言しない様に気を付けましょう。役職の高い人などの発言が長く続く場合などは、発言を止めるのが難しく感じてしまいますが、失礼の無いように止めなくてはなりません。また、発言の内容が建設的なものでなかったり、会議の趣旨に合っていない時にも、進行役が適切に対応する必要がありますので、発言内容をしっかりと聞いて判断する様にしましょう。

この様に、意味のない会議を無くして意味のある会議を増やせば、会社内が活気に満ちた状態になって、業績も上向く様になるでしょう。会議のやり方によって、一人では実現できない様な成果を出す事も可能です。