1【会議を成功させる秘訣】

会議で使うアジェンダとは?その「重要性」と「作り方」を解説

会議で使うアジェンダとは?その「重要性」と「作り方」を解説

会議に参加してもどのような内容なのか、どのように進行するのかを理解できない事も少なくありません。さらに、議論の的が絞られていないために、突然関係のない事まで発言する人も出てきて、議論が前に進まない事もあるでしょう。このような会議の運営をしていたのでは、大事な時間を割いて会議に出席しても、無駄に時間を使うだけです。会議の内容や進行方法が明確に分からなかったり、何を議論して良いのか明確になっていないのは、アジェンダが決まっていない事が原因として考えられます。

■アジェンダとは何か?


アジェンダとは会議の目的や流れなどを示すもので、有意義な会議を行うために欠かす事のできないものです。アジェンダは予定表を意味する英語に由来する言葉で、各種分野で行動計画やスケジュール帳などを意味する事もありますが、会議に関する場合は「会議を円滑に行うための予定や議題」などを指します。一般的なビジネス用語として定着していますので、内容や使い方を覚えておきましょう。

アジェンダは会議を開催する人が作成しますが、主催者だけがアジェンダの内容を理解しているのでは不十分です。会議の参加者全員が、アジェンダを十分に理解していないと、会議を成功させる事はできません。会議開催の連絡をする時は、アジェンダについても通知しておきましょう。事前に会議の目的や進め方が分かっていれば、参加者も準備をしておく事ができるので、質の高い議論が行えます。会議を開始する前にも、アジェンダの説明をしてスムーズに会議が運営できるような環境を整えるようにしましょう。

■アジェンダの重要性


アジェンダには、の役割には、

  • 1)会議の目的を明確にする
  • 2)会議で決定するべき事を明確にする
  • 3)会議の進行方法を明確にする

という重要な役割があります。

~1. 会議の目的を明確にする~

会議の目的は、どのような目的によって会議が開催されるのかを明らかにするものです。日常的に行っている定例の会議でも、業務についての連絡と報告をしたり計画の進捗を確かめたりと、何らかの目的を持って会議が行われています。会議の目的がハッキリとしないまま会議を行ってしまうと、会議に参加した人が何を発言して良いのか分からずに、意義のある議論をする事ができません。同じ顔ぶれで集まっていると、目的があやふやなまま会議が開催される事も少なくありませんが、有意義に会議にするためには、具体的な目的を設定する必要があります。

~2. 会議で決定するべき事を明確にする~

「会議で決定する事」を、明確にする事も重要です。何を決めるのか分からず、意味もなく議論をするだけでは時間を無駄にしてしまいます。具体的に決定するべき項目を参加者に周知されれば、関係のない事にまで話題が及ぶ事無く、効率的な話し合いをする事ができるでしょう。もしも、誰かが関係のない話題に言及するような事があっても、即座に会議で決定する事とは異なると指摘して、容易に議論を正常な範囲に戻す事ができます。

決定するべき項目が多数ある場合でも会議の時間内に収まるように、項目を取捨選択しなくてはなりません。無理に決定事項を盛り込み過ぎてしまうと、議論が出尽くさないのに決定しなくてはならない事態になってしまいます。それでは会議をする意味が無くなってしまいますので、無理なく議論できる項目だけ会議で扱うように調整しましょう。

~3. 会議の進行方法を明確にする~

会議の進行方法では、どのような手順で会議が進むのかを説明します。会議の進み方が不明だと、何時発言するべきなのかが分からずに、議論に参加しないままで会議が終わってしまうでしょう。また、会議内で確認したい事項についても、どの時点でふれられるか分からないので、質問する時期を逸してしまう可能性もあります。そのため、会議で必要な情報を得たり発言するために、具体的な進行方法を事前に知っておく必要があるのです。

会議を開催する方としても、事前に会議の進め方を決めておかないと会議の運営に支障が出ますから、できるだけ具体的な進行方法をアジェンダに含めるようにしましょう。時間配分なども明確にしておくと、参加者全員が会議を予定通りに進行できるように協力してくれます。


■アジェンダの作成方法


こうした内容を盛り込んでアジェンダを作成しますが、具体的には

  • 1)会議名
  • 2)会議の目的
  • 3)参加者
  • 4)会議時間
  • 5)場所
  • 6)議題
  • 7)配布資料

などを記述する事になります。

~1. 会議名~
会議名は、会議の内容が直ぐに分かるようなものにします。単に定例の会議などとするだけでは、内容が分からずに他の会議と間違ってしまう人もいるでしょう。きちんと会議の内容を見直して、適切な名称を用いる必要があります。

~2. 会議の目的~
会議の目的は、簡潔に分かりやすく書きます。会議の目的によって、参加予定者が出席するかどうかを決めますから、実態に沿った会議の目的を書かなくてはなりません。目的が分かりにくかったり実態とは程遠いものでは、会議に参加する人がいなくなってしまうでしょう。

~3. 参加者~
参加者もきちんと明記します。会議の参加予定者は自分の名前があるのを確認して、会議に出る予定の時間を空けておけますし、会議に出ない人も参加予定者に連絡をして会議の様子を教えてもらったり資料を見せてもらえます。

~4. 会議時間~
会議時間は、間違いのない時刻を書かなくてはなりません。予定通りに会議が行われないと出席できなかったり、途中で席を外さなくてはならない人が出てきます。開始と終了時間に加えて、どのような時間配分で会議が行われるのかを詳しく書いておけば、興味のある内容が話し合われる時だけ、出席を希望する人がいるかも知れません。

~5. 場所~
場所は、会議の開催された場所(会議室名等)を明記します。会議は社外で行う場合もあるため、後日確認のためにも記録をしておく必要があります。

~6. 議題~
議題は、会議で話し合う予定の項目を明示します。参加者は、アジェンダに書かれた議題以外の事については話し合う用意をしていないので、関係ない話題が出ても即座に議論を元に戻さなくてはなりません。

~7. 配布資料~
配布される資料についても、名称やページ数などを具体的に明記します。できれば事前に資料を配布するようにして、参加者に目を通してもらっておけば、より効率的に会議を進める事ができるでしょう。


一度テンプレートを作っておくとアジェンダの作成が楽になりますが、テンプレートに頼り過ぎると、会議の内容が固定化してしまうので注意を要します。会議の内容は毎回異なりますから、テンプレートを参考にしても詳しい内容については、十分に検討を重ねるようにしましょう。日付や会議を開催する時間などだけ変更したアジェンダでは、有意義な会議にする事は期待できません。

アジェンダの内容次第で会議の成否が決まりますから、時間を掛けて納得できるようなアジェンダを作成するようにしましょう。