2【会議前の準備で失敗しないために】

会議がスムーズに進む、会議の次第の作り方

会議がスムーズに進む、会議の次第の作り方

いきなり会議に呼ばれてよく分からないままに時間が過ぎてしまった、事前に聞いていた内容と会議で議論されている事が違うなどの経験をした人もいるでしょう。こうした会議に参加しても、ただ時間や手間を無駄に使うだけで、大きな成果を上げる事が難しくなってしまいます。しかし、企業などでは、ダラダラと時間をかけて何も決定できない会議が数多く行われているのが現実です。

コストや納期などに厳しい目が向けられるようになった現代では、無意味な会議で時間を潰していると企業の死活問題にも発展しますので、無駄な会議を減らして有意義な会議を行わなくてはなりません。

■会議の次第の重要性


無駄な会議を減らして大きな成果を出すためには、会議の次第を作成するのが最も効果的1な方法です。会議の次第とは会議で議論する内容などについて、事前に参加者に連絡するもので、どのような会議であるのかが明確になります。会議の方針が明確になるので、関係のない発言や議論によって、会議が迷走するのを防げるのが次第を作成する事のメリットです。参加者も事前に準備する事ができるので、会議に出席して戸惑う事がなくなり、意味のない会議を減らすのに役立ちます。

毎月毎週同じ時刻に行われる定例の会議などは、内容が似通っているためか次第を作らない事も多いようですが、定例会議でも次第を作成しなくてはなりません。事前に話し合う内容も決めずに、報告と連絡だけをするのでは、報告書やメールなどでも十分でしょう。折角関係者が一堂に会するのですから、お互いに意見を出し合って意義のある決定をする必要があります。

■会議の次第の作り方、必要な項目


無駄な会議をなくして意味のある会議にするのに必要な次第は、

  • 1)会議の目的
  • 2)会議の目標
  • 3)話し合うテーマ

を押さえて作成するのがポイントとなります。

~1. 会議の目的~

何故会議に参加する必要があるのかを明確にするのが会議の目標なので、できるだけ分かりやすく具体的にものにしなくてはなりません。会議の目的を曖昧にしてしまうと、どのような発言をしても良い事になって収拾が付かなくなってしまうでしょう。参加者全員が理解して納得できるような会議の目標を考えて下さい。

~2. 会議の目標~

会議の目標は、会議が終了した時に何が決まっていれば良いのかを記述します。多くの会議は、具体的な目標が設定されていないので、時間をかけた割には大きな成果を出す事ができません。誰もが分かるような目標を設定して、活発な議論が行われるようにしましょう。複数の目標を設定する事もありますが、会議の行う時間や目標を達成する難易度などを考慮して、予定の時間内で達成可能な目標にしなくてはなりません。目標を設定し過ぎると、十分に議論されていないのに、多数決などで無理やり結論を出す事になってしまいます。

~3. 話し合うテーマ~

会議で話し合うテーマとは、目標を達成するために行う議論において、どのような内容で話し合うのかを表すものです。話し合うテーマが決められていないと、参加者はどのような事を話し合って、目標とする決定を出すのかが分からないでしょう。職場で改善するべき個所、顧客に喜んでもらえるサービスなど、目標に沿ったテーマを設定します。適切な話し合いのテーマを設定する事で、議論がしやすくなって目標の達成を容易にするでしょう。


会議の目的・目標・話し合うテーマを意識して次第を作成する事になりますが、実際の次第は、

  • 1)開始時間・終了時間
  • 2)場所
  • 3)配布資料
  • 4)出席予定者
  • 5)議題

などの項目から構成されます。

~1. 開始時間・終了時間~
開始と終了の時間は、具体的な時間を明記しなくてはなりません。会議前後に予定のある参加者が多いでしょうから、きちんと時間を明示しないと問題が発生するでしょう。記載されている通りに開始・終了するように会議を運営しないと、途中で退席する人も出てきますので、時間は厳守する必要があります。

~2. 場所~
会議を行う場所については、具体的な会議室の名称を記載します。会議する場所が分かり辛い場合は、簡単な地図なども書いておくと良いでしょう。交通機関を使って移動するような時は、最寄りの駅やアクセス方法なども書く必要があります。

~3. 配布資料~
配布資料には、どのような資料を会議で使用するのかを書いておきます。事前に資料を配布する場合は、全ての資料を会議に持って来てもらうように、資料に番号などを記しておくと良いでしょう。資料を忘れたり急に会議に参加する事になった人のために、余分に資料を作成して会議室に備えておく必要があります。

~4. 出席予定者~
会議の出席予定者は、必要最低限の人数に絞るべきです。企業などでは関係者を全員呼んで会議を開催する事が多いのですが、参加する人数が増える程、会議の用意が大変になりますし、コストも増大してしまいます。それに、人数が多過ぎると議論に参加しないで聞いているだけの参加者も増えるなど、大きな無駄が生じます。一度参加を要請してから後で取り消すと相手に失礼になりますので、誰が会議に来てもらえば良いのかを十分に検討しましょう。

~5. 議題~
議題については、目的・目標・テーマなどがよく分かるように書きましょう。次第に書かれている議題の内容に従って、参加者は会議の準備をします。議題の内容によって会議に成否が決まりますから、よく考えて議題を書くようにして下さい。

もしも、議題についての参加者から質問などがあった場合は、適切に対応するようにしましょう。事前に対応するべき事については、きちんと参加者に説明する必要がありますが、会議で解決するような問題については、会議で処理する旨を伝えましょう。会議で処理する事柄を一部の参加者とだけで進めてしまうと、他の参加者が不公平に感じてしまい、会議で活発な議論がされにくくなってしまいます。事前に対応する事と会議内で処理する事の区別を付けて、対応するようにしましょう。


このようにして会議の次第を活用する事で、時間を有効に使って大きな成果が出せるようになります。次第を作成するには、さまざまな事を検討しなくてはならず、時間が掛かる事もありますが、時間とコストを無駄にしなために次第を作成しなくてはなりません。

次第のフォーマットなども活用すれば、効率的に作成出できるようになりますから、会議を開催する時には、必ず次第を参加者に配布するようにしましょう。