2【会議前の準備で失敗しないために】

会議室のレイアウトは大きく分けて7種類!最適なレイアウトとは

会議室のレイアウトは大きく分けて7種類!最適なレイアウトとは

会議に使う資料作りや会議の進行方法について、検討するだけでは不十分です。会議について万全の準備をしたつもりでも、思うように会議で活発な議論がされなかった時は、机や椅子のなどのレイアウトに問題があったのかもしれません。社内の会議室などを使う時は、配置されたままの状態で使う事が多いのですが、会議の用途などに応じてレイアウトを変える必要があります。

会議室の机の並べ方次第で会議がしやすくなったり、発言しにくい環境になったりします。少し手間を掛けて机のレイアウトを変えるだけで、会議が格段とやりやすくなるのに気が付くでしょう。会議室のレイアウトは、大きく分けて7種類あります。

具体的には、

  • 1)対面 形式
  • 2)口の字 形式
  • 3)コの字 形式
  • 4)スクール 形式
  • 5)シアター形式
  • 6)島型形式
  • 7)正餐形式

と言った形式があります。

どのレイアウトも会議するのに適しており、それぞれのレイアウトの詳しい内容は次のようなものです。

~1. 対面 形式~

対面形式とは、机を挟んで向かい合って座ります。長方形の二辺だけを使用し、残りの二辺には椅子を配置しません。向かい合った両者が対等の関係になるので議論しやすい配置ですが、人数が多くなると端に座った人の声が聞こえにくくなってしまうでしょう。主に商談や契約を交わすなど、異なる組織間で話し合いをする時に用いられるレイアウトです。対面形式を用いる時は、参加する人数や会議の目的を確かめておく必要があります。

~2. 口の字 形式~

口の字形式は長方形の机を口の字型に配置して、その周囲に椅子を置いたスタイルです。参加者全員の顔を見ながら会議をする事が可能で、適度な距離があるので形式を重んじる会議でも使用する事ができます。全員の様子が手に取るように分かるので、緊張感を持って会議したい場合に適したレイアウトです。特に重要な役職にある人や普段会った事もない人が会議に参加する時は、緊張してしまう人も少ないないでしょう。中央に空白のスペースができるのが特徴ですが、会議室の広さや参加者数の関係で、真ん中のスペースをなくす事もあります。

~3. コの字 形式~

コの字形式は机をコの字に配置して、その周りに椅子を置きます。机が置かれていない場所に、ホワイトボードやプロジェクター用のスクリーンなどを置いて、資料を確認しながら会議をするのに適したレイアウトです。参加者全員が同じ物を見ながら、会議をする事ができるでしょう。ホワイトボードなどの代わりに、発表や説明する人が来て、会議を進める事もあります。口の字形式とコの字形式は、使わないスペースも多くなるので、ある程度の大きさのある部屋を使う必要があるでしょう。

~4. スクール 形式~

スクール形式は学校の教室のように、全ての机と椅子が演台などに向いているレイアウトです。演台にいる発表する人や進行役の人が、会議を進行します。一人の発言に集中する必要がある時には効果的な配置ですが、演台以外の参加者同士が議論するのには向いていません。どのような会議であるのかを考えて、スクール形式を用いるようにしましょう。

~5. シアター 形式~

シアター形式も、スクール形式と同じように演台などに向かって椅子を配置しますが、演台以外は机を置かないのが特徴です。机がないので筆記するのが困難なので、発表や説明を聞く時に用いられます。机がない分だけ、たくさんの椅子を置く事が可能です。一般的には会議をするよりも、講習会や発表会といった用途に使われる事が多いレイアウトです。

~6. 島型 形式~

島型形式は、島のように机と椅子を複数の個所にまとめたレイアウトです。島ごとに議論をする事ができるので、グループに分けて意見交換したり作業をするのに適しています。会議の合間に少人数での打ち合わせなどが必要なる会議などに、よく用いられます。但し、島ごとの話し合いに夢中になって、会議全体の流れや他の島にいる人の発言に注意がいかない時もある事に、注意しましょう。

~7. 正餐 形式~

正餐形式は、複数の円卓の周りに椅子を配置するレイアウトです。適切なサイズの円卓は、内容のある話し合いをするのに最適な机だとされています。パーティのようにそれぞれの円卓での話がしやすいので少人数で話し合うのに適していますが、参加者をどの卓に配置するのかをよく検討しなくてはなりません。会議をするよりも、参加者同士が親密になるのに向いているレイアウトだと言えるでしょう。


このように会議室の机のレイアウトには複数の形式がありますので、会議の内容と参加する人数などによって、適切なものにする必要があります。会議しにくいレイアウトにしてしまうと、活発な議論が行われずに、会議の成功が難しくなってしまうでしょう。各レイアウトの特徴を掴んで、適切に用いるようにしましょう。会議室の広さや形状などによって、理想的なレイアウトが実現できない事もありますが、できるだけ工夫をして会議しやすい環境を整えなくてはなりません。


■1人当たりに必要な広さの計算方法



会議室のレイアウトを検討する時は、一人当たりどれ位の広さが必要となるのかを理解しておく必要があります。大雑把な感覚だけでレイアウトを考えてしまうと、最終的に大きな誤差が生じますので、具体的な数値を使って検討するようにしましょう。簡単な数値を使うので、しっかりと覚えるようにして下さい。

座席幅は大人数の場合は約60cm~70 cm、ゆったりと座る場合は80cm~100 cmが目安となります。テーブルの奥行については、大人数の場合は約45cm~60 cm、ゆったりとする場合は70cm~80 cmです。大よそ一人で2~3㎡のスペースが必要となってきます。

これらの値を参考に計算をして、会議室に参加する人員が収まるのかを計算して下さい。どうしても、会議しづらいレイアウトにしかできない時は、貸し会議室などを利用する事を検討しましょう。貸し会議室を借りるには料金を支払わなくてはなりませんが、有意義な会議を実施しないと人件費などで経費が無駄になってしまいます。必要な経費だと考えて、貸し会議室を利用する事も検討して下さい。


会議を成功させるためには、机のレイアウトも十分に検討する必要があります。どのようなレイアウトが良いのかを、検討するようにして下さい。良いレイアウトを採用すれば、より有意義な成果が得られる会議にする事ができるでしょう。