3【会議のトラブルを防ぐ】

会議が上手くいかない!やってはいけない会議とは?

会議が上手くいかない!やってはいけない会議とは?

日々の会議で「会議が上手くいかない。」と感じたことはありますか?
「毎回、会議が上手くいかないと思いながら、また次の会議に追われてしまう。」と思っているかもしれません。今回はそのことについて考えていきます。会議でよくあるケースを取り上げながら紹介していきますので、一緒に考えていきましょう。

●反対意見が出ず、最初から一人の意向で方向性が決まる


会議に参加したその会社の社長と従業員5名。社長はいつも「社員からの意見がでない」と。しかし、社長の高圧的な態度が社員のモチベーションを下げ、萎縮させてしまっていることに気づかない。無理矢理に社員に意見を聞くものの、最後に社長が「それで失敗しない?本当に大丈夫?」と言ってしまう。

―社長や上司の意見が強く、他の社員の意見が通りにくい環境になっている会議はよくあるようです。その対策としては、まず「参加者全員にひとりひとり順番に意見を聞くこと」が大切です。そしてその際にどんな意見でも否定しないようにします。良いアイデアは小さな意見の中から生み出されることがあるからです。

●話の内容が脱線して、時間を浪費してしまう


会議もしばらくすると、議論が煮詰まって、雰囲気も緩んできます。そして、参加者のある発言をきっかけに会議の内容が脱線。ここぞとばかりに、参加者が自分の話したいことを延々と話し始めてしまい、気がついたら10分20分と時間が経ってしまった。

―会議の内容とは関係のない雑談で話が盛り上がることは、時には必要でしょう。しかし、同時に節度を保つことも忘れないようにしなければいけません。話が脱線しすぎてしまったらある程度のタイミングで会議の司会者が「そろそろ本題に戻りましょう」と言い、全体をコントロールする必要があります。

●決定事項を多数決で決めてしまう。


会社の将来を大きく左右する新しいプロジェクトの方向性を決める会議で、いくつかの提案がされました。23人の社員で様々な議論をした後、「では、どれかに決めましょう」と多数決をする流れに。

―多数決は全員で決めたという意味合いが感じられ、良い物事の決め方と捉えがちですが、実はあまりおすすめできない場合も多くあります。多数決で決めた場合、全員が賛成したということと同時に、誰も責任を取らないということにもなります。会社の将来を決める新事業の方向性や営業方針は多数決では決めずに、会社の代表あるいは責任者が決めるのが良いでしょう。