4【貸し会議室の探し方から活用方法まで】

貸し会議室の料金・相場は?会議室の料金の違いはここで生まれる

貸し会議室の料金・相場は?会議室の料金の違いはここで生まれる

会議は、議論する内容や参加人数などに応じた場所で行う必要があります。どのような会議でも社内にある会議室を使うようにしているのでは、実りのある成果を出すのが難しくなってしまいます。必要であれば、貸し会議室などを利用して会議を開催する事を検討しなくてはなりません。近年企業がコスト削減のために事業所の規模を縮小して、会議スペースを削減する影響もあって、貸し会議室を提供する業者が増えています。

そのため、手軽に貸し会議室を利用できる環境が整っていますので、積極的に外部の会議室を活用すると良いでしょう。必要な時だけ利用できる会議スペースを使う事で、オフィスを維持するための費用を削減して、企業業績を向上させるのに役立ちます。これからは、何でも所有するのではなく、外部の資源も有効に使う事が大切です。

~目的に合った、貸し会議室の探し方~


利用する会議スペースを探す時は、貸し会議室業者が運営しているホームページや貸し会議室に関する情報をまとめたサイトなどを使うと、簡単に希望に合ったものを見つける事ができます。業者のホームページには収容人数・利用可能な設備・アクセス方法など会議室に関する詳しい情報が掲載されていますし、複数の貸し会議室を扱っているサイト上には各会議スペースの特徴などが記述されていますので、比較しながら最適なものを探す事ができます。

最終的に利用する貸し会議室を決めるには一度現地に赴かなくてはなりませんが、大体の見当を付けるためにはインターネットを利用するのが一番です。遠い場所にある貸し会議室でも、座ったままで詳細を調べる事ができますし、インターネット上から会議室の予約ができる場所もありますので、業務の合間に会議の日程を決める事もできます。効率的に会議にスケジュールを決めるためには、インターネットを利用して貸し会議室の情報を収集しましょう。

~料金の算出方法(人数、広さ、オプション)~


但し、貸し会議室といっても、業者によって内容や料金が大きく異なる事に注意しなくてはなりません。一般的には、貸し会議室の料金は、会議スペースの広さ・収容人数・立地・利用できる施設などに応じた金額となっています。会議スペースが広くて収容できる人数が多い程料金は高くなりますし、都心部にあって交通の便の良い場所にある貸し会議室は高額な利用料が必要となるでしょう。

一方、スペースが狭くて収容人数が少ない貸し会議室は料金が安くなりますし、郊外の交通の便が良くない場所にある貸し会議室は料金を抑えたものとなっています。そして、利用できる設備も料金に関係してくるので、確かめておく必要があるでしょう。机や椅子などは料金に関係なく利用できる事が多いのですが、プロジェクター・マイク・ネット回線などの設備を利用するために、オプション料金が請求される事がほとんどです。

会議スペースを利用する料金だけを調べるのではなく、利用したい設備の利用料金についても把握しておかないといけません。また、貸会議室相場は時間と共に変わっていきますので、常に最新の相場を把握するようにして下さい。

~貸し会議室の料金の相場について~


東京や大阪など主要都市の駅の近くにある会議室を広さに応じた料金を調べてみると、50名程度が収容可能な貸し会議室は1時間当たり1万円~2万円が目安となっています。都心の200名規模の貸会議室の場合は、1時間5万円~10万円で利用可能です。同じ規模の貸会議室でも立地や施設の内容によって料金に幅がありますから、貸会議室の相場を調べる時は同じエリアの同じ広さの会議室を比較するようにしましょう。

内容が大きく異なる貸し会議室の料金を比較しても、相場を調べる際には意味がありません。立地場所をできるだけ狭い範囲に限定し、収納人数などの設備の詳細についても同じような貸し会議室だけの料金を調べる事で、より詳細な相場を知る事ができるでしょう。ただ料金だけを比較していたのでは、本当の相場を知る事はできません。

~料金が安い貸し会議室と、高い貸し会議室の違い~


また、貸会議室の相場は次のような傾向がある事を覚えておきましょう。

  • ・料金の高い貸会議室は人気のあるエリアにある場合が多く、設備も新しいものが多い

  • ・利用したい人が多い貸し会議室ほど料金が高く設定されていて、あまり利用者がいない貸し会議室は料金が安くなる



会議の参加者を社外から多く招いたり対外的に宣伝したい時などは、人気のあるエリアにある有名な貸会議室を利用すると良いでしょう。見た目の良い会議室や人気のエリアで会議をすれば、会社のイメージアップに繋がります。料金の安い貸会議室は、有名なエリア以外の立地で交通の便が良くない事が多くなっていますし、設備についても古くて最新の機器が用意されていない事もあるでしょう。

社内でも実務的な会議や打ち合わせの場合は、設備の豪華さや近隣のエリアなどは関係ありませんから、利用料金を重視して安い貸会議室を利用すれば十分です。必要もないのに豪華な貸し会議室を利用するのは、費用の無駄となります。どのような種類の会議に対しても料金の高い貸会議室を使っていると、外部の会議スペースを使う意味がなくなってしまうでしょう。会議の内容を良く検討して、料金の高い貸会議室と安い貸会議室を使い分けるのが良いでしょう。

~割引サービスのある貸し会議室も~


初めて利用する時の割引や数か月前から予約すると割り引いてくれるなど、各種サービスを利用する事で、料金を安くしてくれる貸会議室もあります。工夫次第で安い予算でも有名な場所で会議をする事も可能です。会議室を探す時は時間を掛けて、各会議室の内容からサービスの種類まで、詳しく調べてみましょう。サービスの詳細については、直接貸し会議室を運営する業者に連絡をすると詳しく教えてくれますので、ホームページなどを調べるだけではなく、電話やメールを活用して下さい。


このように貸会議室を利用する場合は立地や規模だけで選ぶのではなく、料金と内容も良く調べて適切な業者を利用する事が重要です。会議を開催する時は、常にコストが発生している事に注意しなくてはなりませんが、十分に考慮して目的に合った貸会議室を利用すれば安い予算で開催した会議でも、参加者に満足してもらって、大きな成果を上げる事ができるでしょう。