5【貸し会議室の色々な活用方法(応用編)】

貸し会議室で株主総会を行う際のポイントと、開催時期、お土産の選定等をご紹介!

貸し会議室で株主総会を行う際のポイントと、開催時期、お土産の選定等をご紹介!

会社は役員や社員によって運営されますが、資金を提供する株主も極めて重要な役割を担う人達です。株主には資金を提供してもらった見返りとして配当を支払う以外に、株主総会を開いて会社の業績についての説明や、今後の方針の決定などを行います。

~株主総会の目的と開催時期について~


株主総会を行う時期については、毎年事業年度が終了した後に開催される事が会社法で義務づけられたもので、総会が開催される2週間前までに株主に召集通知を届けなくてはなりません。株主総会では出席した株主による多数決によって、会社の重要事項や役員人事なども決まる事から、大変に重要なイベントであると言えるでしょう。会社を運営していくには、円滑に株主総会を運営して、株主と良好な関係を築かなくてはなりません。

社内に大きな会議室などがある場合は、そこで株主総会が行われる事もありますが、数多くの株主に気分良く参加してもらうためには、綺麗に整備されている社外の会場を利用した方が良いでしょう。株主総会の会場として、ホテルや貸し会議室がよく使われます。国際的な企業などでは有名なホテルの会場を借りて株主総会を開催する事も珍しくありませんが、同じ時期に株主総会を行う企業が多いため、ホテルの会場を確保するのが困難ですので、貸し会議室を利用した方が良いでしょう。

貸し会議室は数も多く、ビジネス用途に作られた設備なので株主総会の会場として適しています。会議をする場所である事から、椅子や机などの株主総会を開催するのに必要な備品も簡単に用意できる事もメリットです。

~貸し会議室で株主総会を開催する際のポイント~


株主総会の会場として利用する貸し会議室を選ぶ時には、

  • ・立地
  • ・予約のしやすさ
  • ・適切な利用プラン
  • ・収容人数
  • ・利用料金


などを考慮する必要があります。

さらに、株主総会に出席する権利がある事を証明する召集通知や委任状の有無を、会場の入り口で確認しなくてはならないので、そのような場所を設けるスペースがある事も必要です。株主総会の会場として適切である事を確認するために、直接貸し会議室に行って確かめるようにしましょう。株主総会を開催する会場については特に取り決めはなく本社所在地とは離れた場所でも問題ありませんが、会場の用意や運営の事も考えて、本社に近い場所で株主総会を行うのが一般的です。

~貸し会議室での株主総会の準備について(会場準備・資料・お土産)~


利用する会場が決まりましたら、時間に余裕を持って株主総会の準備をしなくてはなりません。不手際があったりすると株主の企業に対する印象が悪くなって、株価の下落の原因となる可能性もあるでしょう。

<会場について>
まず決算日などから株主総会を開催する日程と会場を決めて、株主に召集通知と共に貸借対照表などの経営に関する資料も添えて送付します。株主の都合などによって、株主全員が株主総会に出席する訳ではありませんが、十分に余裕を持った広さの会場を確保するようにして下さい。株主に付き添って来る人などもいますので、予備の会場も設けておいた方が良いでしょう。会場に入れなかったり予想以上に混雑してしまうと、予定通りに株主総会を運営するのが難しくなってしまいます。常に会場や時間には余裕を持つようにして、想定外の事態が発生しても落ち着いて対応できる体制を作っておくことが大切です。

<株主総会の資料について>
次は株主総会で使用する資料作りを行います。株主総会に出席する人が全て経営についての専門家ではないので、分かりやすく見やすい資料を作成しましょう。一人一人に配布する資料に加えて、プロジェクターなどに表示する資料も作成します。

<株主に配布するお土産について>
さらに、株主総会で株主にお土産を配る場合は、品物の選定と購入の準備もしなくてはなりません。お土産は株主総会に出席してもらった感謝の意味などを込めて配布するものなので、もらって喜ばれるようなものを選ぶ必要があります。しかし、お土産を配布する事は、株主総会に出席しない株主に対して不公平だとして、廃止する企業も増えてきているので、品物やお土産を渡す事についても十分に検討しなくてはなりません。

~株主総会の当日の流れ~


こうした準備を行って、株主総会を行う日が近づきましたら、具体的な株主の流れを確認しておきましょう。

一般的な株主総会の流れは、

  • ・株主総会の開会を宣言
  • ・出席した株主の数と株式数の報告
  • ・議事進行のルールや発言の仕方についての説明
  • ・監査報告
  • ・議案上程
  • ・株主との質疑応答
  • ・決議事項の決定
  • ・株主総会の終了宣言


となります。

株主総会を円滑に進行するために、事前に詳細なスケジュールと発言内容などを検討しておかなくてはなりません。時間配分なども考えて株主総会を進める必要がありますが、強引に進行してしまうと株主が不満を感じるので、会場の雰囲気なども感じながら一つ一つ落ち着いて処理していくようにしましょう。特に株主総会を進行する議長となる社長は、何度もリハーサルを行って淀みなく総会を進められるようにすると共に、株主との質疑応答において適切な答えができるように準備しておく必要があります。株主から、どのような質問がされるのか予想する事はできませんが、一般の株主が関心を持つ事を調べておいて、質疑応答の用意をしておくと良いでしょう。

時には会社にとって不利益に繋がるような質問が出る事もありますが、そのような場合は変に誤魔化すと余計に悪い印象を与えるので、しっかりと答えるようにしなくてはなりません。インターネットが普及していますので、株主総会での発言もあっという間に広まってしまいますから、不用意な発言には注意するようにして下さい。逆に、会社にとってはデメリットとなる問題でも、真摯に対応すれば良い評価を得られる可能性が高まります。そうした質疑応答も含めて、投資対象として適切な会社であるのかが評価されますから、十分に時間を割いて株主総会の準備をするようにして下さい。


毎日の業務に一生懸命になっていると、年に一度の株主総会の重要性を忘れてしまいがちですが、会社を健全に運営するためにはきちんと株主総会を行って、株主に良い評価をしてもらわなくてはなりません。業務の片手間に株主総会の準備をするのではなく、専任者を決めると共に、社長をはじめ株主総会の開催に携わる社員も、株主総会の成功のために十分な準備をするようにしましょう。