6【貸し会議室の運営者様向け情報】

あると便利な案内板、貸し会議室では無料貸し出しも必要!

あると便利な案内板、貸し会議室では無料貸し出しも必要!

運営している貸し会議室に予約がありましたら、予定通りに利用客が会議を進行できる様に配慮しましょう。特に初めて予約してくれた利用客は、参加者全員が予約をした貸し会議室まで、迷わずに来られる様にする必要があります。事前に利用客が使う交通機関の時刻表を調べておいてお伝えしたり、最寄りの駅から貸し会議室までのアクセス方法を書いた地図を送ったりしましょう。


~あると便利な案内板、貸し会議室では無料貸し出しも~


そして、会議の当日は、案内板を無料で貸し出す事も検討して下さい。やっと貸し会議室がある建物まで到着しても、複数の部屋があった場合は、利用する会議室に辿り着くまでに、時間がかかってしまう事もあります。無料で案内板を貸し出して、建物の1階やフロアの入り口に設置する様に指導して下さい。壁に案内の紙を貼っても用が足りますが、見栄えが良くありませんし、紙を取り外した後が汚れてしまいますので、案内板を利用してもらった方が良いでしょう。


~案内板の一般的なメーカー・相場について~


貸し会議室などに使う案内板は、

  • 1)板の表面に文字を書いたり、紙を貼る一般的な案内板
  • 2)LCDやLEDのディスプレイ上に文字や画像を表示させる電子案内板


の2種類に分類できます。

1)板の表面に文字を書いたり、紙を貼る一般的な案内板

一般的な案内板は、株式会社イトーキからアルミを主材とした製品が販売されています。案内板の表面に、顧客の会社名や利用する貸し会議室までの行き方を印刷した紙を貼っておくと、迷わずに目的とする会議室まで行けるでしょう。

サイズがW65×D28×H135.2cmのイトーキ製案内版でしたら、約4万円で購入できます。初めて利用する顧客に無料で貸しても良いですし、有料で全ての顧客に使ってもらっても良いでしょう。他にも、イトーキからは、サイズの異なる案内板が複数販売されています。

そして、会議室ドア付近には利用者の会社名や会議の名前が書かれた持出案内板を取り付けておいたり、ドアに正面付案内板などを付けておく様にしましょう。持出案内板は2,600円~3,200円程度ですし、正面付案内板も3,000円~3,300円程度で購入する事ができます。わずかな出費で、会議室に親しみを持ってもらえるでしょう。

2)LCDやLEDのディスプレイ上に文字や画像を表示させる電子案内板

電子案内板は、LCDやLEDのディスプレイを使って、情報を表示させる機器です。大変に人目を引く表示も可能なので、広告用の看板としても使われています。一般的な案内板以上に注目を集めやすいので、会議室まで案内するには適した機器と言えるでしょう。
電子案内板は複数の会社から色々な性能の製品が販売されていて、プラス株式会社のいますぐサイネージやヒュンダイ製の電子看板comaboなどがあります。

■プラス株式会社 いますぐサイネージ

プラス株式会社のいますぐサイネージはパソコンが不要で、USBがあれば直ぐに動作するスタンドアローン型の製品です。いますぐサイネージはメディアプレイヤーを内蔵しているので、電源を入れればUSBメモリかSDカード内の動画や静止画像を再生してくれます。いますぐサイネージに表示する内容は、付属のテンプレートを使えば簡単に作れるでしょう。USBメモリやSDカードを挿入した状態のいますぐサイネージに、パソコンをネットワーク接続すれば、自動再生用のコンテンツを書き換える事も可能です。無料専用ソフト「PLUS Copyboard Connect」をパソコンにインストールすると、パソコン上からの操作で板書データをパソコンに取り込めます。液晶モニターは、縦と横のどちら向きにも設置可能です。本体を後ろに倒しながら、台座の後ろ側のキャスターを使えば、スムーズに移動できます。いますぐサイネージの43型ディスプレイ+スタンドセットは販売価格が226,000円~230,000円、32型ディスプレイ+スタンドセットの販売価格は173,000円~190,000円です。

■ヒュンダイ 電子看板comabo

ヒュンダイ製の電子看板comaboには様々な種類がありますが、ディスプレイ本体にメディアプレーヤーが内蔵されていてリモコン操作が可能となっており、32~55型まで販売されています。使用方法は、パソコン上でコンテンツ制作ソフトやPowerPointを使って、動画・静止画・音声などのコンテンツを用意してから、メモ帳で中身の無いファイルCOPY.TXTを作成し、作成したコンテンツとCOPY.TXTをUSBメモリに保存します。

コンテンツとCOPY.TXTの入ったUSBメモリをディスプレイに差し込んでから、リモコンを操作してUSBメモリにコピーすると、作業は終了です。後は自動的にコンテンツが表示されます。ディスプレイ起動時に共通設定画面にて、表示させる内容を設定する事ができます。液晶32型TP32CHは販売価格188000円、液晶42型TP42CHは販売価格288000円となっています。

電子案内板は一般的な案内板よりも高価で、操作方法も難しいので、表示内容の設定や設置については、貸し会議室を運営するスタッフに任せた方が良いでしょう。会議室利用者に使用方法が良く分からないままに使用されてしまうと、機器が破損したり内部のデータが壊れてしまう可能性もあります。人目を引く機器は、壊れた個所や不具合なども直ぐに目に付いて、良くない印象を与えますので、大切に使用しなくてはなりません。

いますぐサイネージやcomabo以外にも、様々なスペックの電子案内板が販売されていますので、貸し会議室のある建物に適した製品を購入する事ができるでしょう。この様な電子機器は、直ぐに新製品が発売されますから、最新の情報をチェックして、より利用者のサービスとなる機器を探す様にして下さい。

一般的な案内板と電子案内板は共に、大変に人目を引く設備です。こうした設備を建物の入り口付近に置いておくと、予約をした利用者だけでは無く、近くを歩いている人達の目を引いて、貸し会議室の良い宣伝になるでしょう。

電子案内板を使う時は、利用者への案内表示の合間に、貸し会議室の宣伝内容を入れておくと更に宣伝効果を高める事ができます。インターネットを使った広告活動が注目されていますが、貸し会議室ビジネスは周囲で仕事をしている人達を対象にしたものなので、案内板などを使った地道な宣伝活動が効果を上げる事も少なくありません。