6【貸し会議室の運営者様向け情報】

会議室の利用ルールの作り方のポイントをご紹介!

会議室の利用ルールの作り方のポイントをご紹介!

貸し会議室ビジネスは、ただ会議室を用意すれば儲かるというものではありません。常に会議室を良い状態に保ち、利用者に適切に使ってもらう必要があります。そのためには、貸し会議室に関する運用ルールを詳細に決めておかなくてはなりません。


~会議室の利用ルール(利用規約)の必要性~


会議室の詳しい利用ルールが必要である理由としては、

  • ・他の会議室が作っているから
  • ・何か重要なトラブルが発生した時に、裁判の有力な証拠とする

などが考えられます。

確かに、多くの会議室で利用ルールを定めているのに、ルールがないと利用者が戸惑う可能性はありますが、ほとんどの利用者は利用ルールを全て読む事はありません。料金や利用できる時間などを、確認するだけの人がほとんどです。不特定多数の人が利用する公共施設なども、詳細なルールを理解している人は少数派で、多くの人は一般的な常識に基づいて使用していますが、大きな問題が生じる事は余りありません。

発生したトラブルを解決するために裁判となる事は滅多にありませんが、そのような事態に発展した場合には利用ルールがあった方が有利となるでしょう。万一の事態に備えていないと、裁判などで不利になるばかりでなく、会議室を運営するスタッフも不安を感じます。

以上の事をまとめてみると、詳細な会議室の利用ルールを決める理由は、適切に会議室を使ってくれないユーザーに対応するためと言えるでしょう。基本的には、利用者の常識に任せて使ってもらっても問題はありませんが、一部のユーザーが問題を起こして、会議室の運営に損失を生じる事を防ぐために、可能な限り詳細な利用ルールが必要となるのです。
また、海外交流が盛んになって、外国人の利用者も増える事が予想されますので、今までよりも具体的で明確なルール作りが求められます。

外国の人々は、それぞれの国や地域の常識に基づいて行動しますので、ルールが定められていない事については、日本の常識とは違った行動をする可能性があるでしょう。日本人だと当然だと思える様な事も、海外では非常識とされる事もありますので、分かりやすいルールを明記して、それに従ってもらう様にしましょう。


~ルールに入れるべき項目~


実際に会議室の利用ルールを作る時に、頭に入れておくべき事は、

  • ・権利関係を明確にする
  • ・起こり得るトラブルをできるだけ具体的に予測する

です。

権利関係とは、会議室を運営する会社と利用者がどの様な契約を結び、利用者は貸し会議室側に対して何をする権利と義務があり、貸し会議室側は利用者に対してどの様な権利と義務があるかという事です。この事を意識していないと、意味のない利用ルールを作ってしまう事になるでしょう。

会議室の利用ルールは、トラブル対策としての意味を持つものなので、何か起こった時の対応が迅速にできるように、可能な限りトラブルの内容を予測しておく必要があります。他の貸し会議室の利用ルールを見てみると、この様な事が起こるのかと思われる内容が持ち込まれている事もありますが、利用ルールに書かれていない事態を無くすためには、必要な事だと考えて下さい。事前に想定するトラブルの内容が多い程、実際に起こった時の対処が楽になります。

具体的な会議室の利用ルールに入れるべき項目としては、

  • 1)使用料金と時間
  • 2)利用申込と利用方法
  • 3)入退室の注意
  • 4)予約の変更やキャンセル
  • 5)飲食について
  • 6)設営
  • 7)ゴミ類
  • 8)損害賠償と免責
  • 9)注意事項

などがあります。

1)使用料金と時間

まず決めなくてはならないのが、使用料金と時間です。ビジネスとして、会議室を運営する以上は、利益が出るように使用料金を決めなくてはなりませんし、会議室を計画的に運営するには、使用する時間について明確なルールが必要となります。

料金と時間は、曖昧な内容ではなく、具体的な数字を使って決めるようにして下さい。料金は基本的な料金だけではなく、追加の機材やサービスについての金額なども決めておきましょう。利用時間については、通常時の時間に加えて、年末年始や特別なイベント時の時間も決めておく必要があります。


2)利用申込と利用方法

利用申込と利用方法は、どの様な申し込みが正式な申し込みとして有効となるのかと、貸し会議室の基本的な利用方法について定めるものです。正式な申し込み方法を明記しておけば、予約の有無を巡ってのトラブルを避ける事ができますし、ルール全体に及ぶ基本的な決まり事を書いておく事で、具体的に書かれていない事例についても、対応できるようになるでしょう。

ここで定める利用方法は、作成する利用ルール全体に大きな影響を与えますので、他のルールを否定したり異なった解釈ができる様な内容ではいけません。一通りのルールが作成できましたら、もう一度利用方法についてのルールを見直して下さい。

3)入退室の注意

入退室の注意の内容は、入室は予約時間の何分前、退室は終了時間が何時なのかなどを決めます。退出する時は、室内を入室前の状態に戻しておく必要がある事も、書いておきましょう。

4)予約の変更やキャンセル

予約の変更やキャンセルは、具体的にどの様に対処するのかを決めておきます。直前に変更やキャンセルされると、予定通りに貸し会議室が運営できずに損失が発生しますので、キャンセル料が生じる事を書いておかなくてはなりません。予約の変更やキャンセルは、トラブルとなりやすい事なので、何日前までの変更やキャンセルは有効なのか、連絡した時期によってキャンセル料に違いはあるのかなどを、具体的に明記しておきましょう。

5)飲食について

飲食については、何処で飲食が可能なのか、どの程度の飲食が会議室内でできるのかなどを決めるものです。特にアルコールや強い臭いのするものは、注意する必要があります。

6)設営

設営は、事前の会議室の内外の準備についてのルールです。実際に会議室を利用する前後の時間に関する事なので、他の利用者に迷惑を掛ける内容であればできないと定めなくてはなりませんし、設営を認める場合でも追加料金を求める事もあるでしょう。

7)ゴミ類
ゴミ類の処分方法(持ち帰りや分別)に関しても明記しておく必要があります。

8)損害賠償と免責

損害賠償と免責は、どのような事で利用者に損害賠償を支払うケースがあるか、どのような事については貸し会議室運営者は責任を負わないかを明記しておきます。損害賠償と免責のルールも、貸し会議室を運営する上では重要な項目です。

9)注意事項
そして、以上の項目に入らなかった事を、注意事項として決めておきますが、内容は具体的なものにするようにして下さい。

このようにして、貸し会議室ためのルールを作って、利用者と運用者が気分良く、会議室を利用できる様にしましょう。