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4【貸し会議室の探し方から活用方法まで】

貸し会議室のビジネスでの色々な使い方。パーティーや忘年会にも!

狭い場所にたくさんの人が集まると怪我などをする可能性もありますし、周囲に迷惑をかける事にもなってしまいます。そのため、大人数でのイベントを開催する時には、それなりの場所を用意しなくてはなりません。パーティーや忘年会などのイベント会場としては、ホテルや大きな飲食店などが候補として挙がりますが、貸し会議室もイベント会場として使う事が可能です。

貸し会議室という名称から会議だけをする場所と考えがちですが、貸会議室で各種イベントなどが数多く開催されています。貸会議室は数十名から数百人集まれる場所なので、大人数が集まるイベントにも最適な施設と言えるでしょう。会議をするのが貸会議室の本来の使用方法なので利用方法が限定されている所も多いのですが、前もって用途を申し出て了承を得ておけば、さまざまなイベント会場として使う事ができます。会議や打ち合わせに利用する以外の貸し会議室の活用方法を6個ご紹介しましょう。

~貸し会議室 6つの活用方法~

■1)パーティー・忘年会

貸会議室でパーティーや忘年会などを開催すると、普段とは違った雰囲気を演出する事ができるので、思い出に残るようなイベントにする事ができます。華やかな飾りつけやケータリングサービスなども利用できる貸会議室であれば、懇親会や二次会などの会場としても使う事ができるでしょう。忘年会や新年会などのイベントは他の企業や団体でも同時期に開催するので、会場を確保するのが難しい面もありますが、貸し会議室はパーティーと忘年会なども開催可能な場所である事を覚えておくと、イベント場所を確保するのがより容易になります。特別なイベントにしたいのであれば、貸し会議室の利用を考えてみましょう。

■2)冠婚葬祭

法要や故人を偲ぶ会などの冠婚葬祭で、貸し会議室を使う事も可能です。葬儀場などは参加できる人数が限定される場合もありますし、葬儀場のような場所に行くのは気の進まない人もいるでしょう。そのような時には、冠婚葬祭である事をあまり意識せずに、気軽に行く事ができる貸し会議室を利用するのが最適です。貸し会議室であれば、他のスペースで冠婚葬祭のために利用する人もいませんから、思うように借りたスペースを使う事ができます。

最近はあまり伝統や風習などに従った冠婚葬祭を避けたい人も多いので、思うように法要や偲ぶ会を執り行うには、貸し会議室を利用するのが良いでしょう。事前に貸し会議室を運営する会社などに連絡して、冠婚葬祭のために利用できるのを確認しておけば問題ありません。他のスペースの利用や搬入できる設備などを十分に打ち合わせて、関係者が満足できる法要などを行いましょう。

■3)セミナー・研修

社内外の人を対象とするセミナーや研修会などにも、貸し会議室が利用できます。大きなホワイトボードやマイクなどの設備が用意されている貸し会議室がほとんどなので、新たにセミナーなどのために設備を購入する必要がありません。セミナー用の設備を購入しても使用頻度が少ないと保管しておくスペースが無駄になりますし、メンテナンスをする手間も必要となります。

その事を考慮すると、セミナーなどのための用意を自前でするよりも、必要な時だけ貸し会議室を利用した方がコストも削減できて手間も掛からない事が多いでしょう。全てを購入して揃えようとするとコスト高になる事がほとんどなので、外部の資源を一時的に利用して費用を削減する事を検討しましょう。

■4)展示会

展示会や展覧会といった外部の人を招いて、商品などを見てもらうイベントにも貸し会議室は適した場所です。貸し会議室なら広いスペースを自由に使う事ができますし、静かな環境を用意できるので外部の人に落ち着いて商品などを評価してもらう事ができるでしょう。展示会や展覧会として利用するための照明や空調などが整っている貸し会議室を利用すれば、長時間商品を展示する事ができます。

会議室内を商品のイメージに合った装飾にすれば、一層豪華な展示会や展覧会にする事ができるでしょう。但し、搬入したい商品のサイズや内容などが、問題なく会議室に持ち込める事を確認しておく必要があります。当日になって搬入できない事が分かるようでは、展示会や展覧会が台無しとなってしまいますので、事前に間違いなく搬入できることを確かめておきましょう。

■5)会社説明会・採用試験

社内で就職のための会社説明会や採用試験を行う企業もありますが、より企業のイメージアップを図りたいのであれば、貸し会議室を利用した方が良いでしょう。普段業務に使っているスペースは、どうしても豪華な雰囲気が感じられませんので、入社を検討する人に対して良いイメージを与える事ができません。業績や職場環境が良くても、会社説明会や採用試験する場所の印象が悪いと、その企業への入社を躊躇う人もいるでしょう。

最近は人手不足で日常的な業務に支障が出る企業も少なくありませんから、そのような事態は避けなくてはなりません。そのため、設備の整っている貸し会議室で会社説明会などをすれば、多くの入社希望者を獲得するのに役立ちます。僅かな費用で優秀な社員を獲得できますから、貸し会議室を借りて会社説明会や採用試験を行う事を検討して下さい。

■6)株主総会・IRイベント

株主総会やIRイベントも使用する会場によって印象が大きく変わりますので、社内の会議室などを使うよりも貸し会議室を利用した方が良いでしょう。十分に整備されていない場所に株主総会やIRイベントなどを行うと、かえってイメージダウンとなってしまいます。会社に関するイベントだからといって会社内の設備を使うのではなく、参加者に良いイメージを持ってもらえるような貸し会議室を利用しましょう。

貸し会議室なら見た目が良いだけではなく、参加人数に応じた会場が用意できるので、参加した人達に窮屈な思いをさせる事もありません。長時間のイベントでも、ゆったりとした気分で参加してもらう事ができるでしょう。社外からの参加者に良い印象を与えるために、適切な規模と設備を備えた貸し会議室を利用しましょう。


このように、貸し会議室は会議をするだけではなく、各種イベントの会場としても利用できる設備です。さらに色々な用途で貸し会議室を利用できますので、それぞれの会議室の設備や利用規約などを調べて、便利に利用するようにしましょう。