会議の進め方

スクール形式やシアター形式など、レイアウトを決めるポイント！

2021/6/29

レンタル会議室を利用する際に目にする「座席レイアウト」という説明書き。
定番である「スクール形式」「シアター形式」は何となくイメージは付くものの、実際どのレイアウトがどういう目的に適しているのかは悩まれるポイントかと思います。

会議室の選び方は、会議に参加するメンバーや目的、内容によって異なりますし、せっかく会議を開いても、毎回同じメンバー・同じ会場・同じ進め方では目標が達成できず無駄な会議になってしまうこともあります。
今回は、「スクール形式」「シアター形式」以外にも、利用目的に合ったレイアウトを迷わず選ぶためのポイントをご紹介いたします。

1. 会議の効率化を狙った会場選びのポイントとは
2. セミナー向き！スクール形式、シアター形式のレイアウト
3. スクール形式、シアター形式以外にも！研修向きレイアウトのポイント
4. レイアウトを検討する際のポイント
5. レイアウトを検討する際のポイントまとめ

会議の効率化を狙った会場選びのポイントとは

いざ貸し会議室をレンタルしようと思っても、広さや金額・内装・設備など会場によって様々で迷ってしまいがちです。まずは参加者のパターンを想定し、会議の成果をより高める会場選びのポイントについてまとめてみましたのでご紹介いたします。

社内ミーティング・社内研修など内輪での会議の場合

自社の会議の場合、まず抑えるポイントはコストパフォーマンスについてです。外部からの参加者について考える必要がないため、頻回に行われることが予想される自社会議ではコスト面を優先させます。続いて、その会議の参加人数や会社からのアクセスもポイントです。会場は広ければ良いという訳ではなく、広すぎるとかえって落ち着かず、会議の進行を妨げてしまいかねません。急な人数変更に備え、参加人数+２～３名余裕を持った会場選びをすると良いでしょう。
また、社員が自社から貸し会議室（レンタルスペース）へ移動する場合は会社から近い会場を、会社を経由せず直接会場へ集まる場合はできるだけ駅から近い会場を選ぶのもポイントです。

社外の人を招く会議の場合

社外から参加者を招く場合のポイントは、社内ミーティングとは異なりコスト面よりも駅からのアクセスや内装・設備面を重視します。会場をレンタルする場合、自社の会議室ではありませんが、案内される場所の雰囲気が相手の自社に対するイメージを左右します。暗くて寂しい雰囲気の貸し会議室よりは、明るい会議室の方が気分も上がりスムーズな打ち合わせになるでしょう。商談相手や大切な顧客など、重要な相手を貸し会議室・レンタルスペースへ招く場合には、一度下見をしておくこともポイントです。

セミナー向き！スクール形式、シアター形式のレイアウト

参加者同士が意見を交わし合う一般的な会議とは違い、学ぶことを目的としたセミナーでは、机の配置にも工夫もポイントの一つです。では、セミナーにぴったりのレイアウトを具体的に見ていきましょう。

スクール形式を選ぶポイント

スクール形式では全ての机と椅子が、ひとつの方向を向いているレイアウトのことで、大学の講義室や塾などでもこのレイアウトが採用されているのがポイントです。
主にセミナーなどのように1人が大勢の人に対して話をする際に使われる場合が多く、講師が参加者全員の顔を見ながら話しやすいレイアウトである反面、参加者同士が顔を見合わせることはできないため、議論を交わすような場合には適さないことも念頭に置いておきましょう。

シアター形式を選ぶポイント

シアター形式はスクール形式と同様に、全ての座席がひとつの方向を向いているレイアウトです。ただし、シアター形式では机は使用せず、椅子のみを配置となります。シアター形式は講習会やプロジェクターなどを活用した勉強会、壮行会や入社式などにも多く採用されていて、スクール形式のように机を使用しない分だけスペースを広々と使用できることがシアター形式のポイントです。
シアター形式を利用してセミナーを行う場合の注意点として、筆記しやすいように参加者個々へバインダーを配布するなどの配慮を忘れないようにしましょう。

スクール形式、シアター形式以外にも！研修向きレイアウトのポイント

スクール形式、シアター形式を利用する講義以外の、小さなグループ毎に別れて課題に取り組んだり議論したりすることの多い新人研修やフォローアップ研修などでは、「アイランド形式」のレイアウトがおすすめです。これは、ひとつの会議室内に、座席と机を組み合わせた小さな「島」を複数つくる配置のことで、それぞれの島には3～6人程度が割り振られるのがポイントです。参加者の人数が多い研修の場合には、このようにまずは小さな島に分けて少人数の顔合わせからスタートするのが理想的です。
では、具体的にレイアウトの紹介とそれぞれのポイントを見ていきましょう！

島型形式

島型形式は、スクール形式やシアター形式と大きく違い、座席と机の組み合わせを会議室内に複数つくるレイアウトで、通常各島に3~6人ほど割り振られることが多いのがポイントです。グループごとに作品制作や議論を行うときによく使われます。
人数の多い組織においては、まず数人同士でコミュニケーションを深めていく必要があります。そういったシチュエーションにおいてはスクール形式よりもこの形式が一番適したレイアウトになります。小学校や中学校のころにこの形式で給食を食べたり、グループディスカッションを行ったり、授業を受けた記憶もあるのではないでしょうか？
会話も生まれ、仲間との絆を自然と深めることができるのがポイントのレイアウトです。

ロの字形式

口の字形式は、長机を「口」の形に配置し、その外周に椅子を置いて座るレイアウトです。シアター形式などとは違い、参加者全員が顔を見合わせつつ、適度な距離感で意見交換を行うことができるのがポイントです。
重役会議や国際会議をはじめ、テレビ番組の企画会議や映画のセリフ合わせなどでもこの形式をとることが多いです。この形式を見ると無意識に緊張が走る、という方も多いのではないでしょうか。デッドスペースが多くなるので、この形式にするにはある程度部屋の広さが必要になります。室内の広さが足りない会議室の場合は、口の字の中央スペースを埋めてコンパクトに配置することもあります。

コの字形式

コの字形式は机を「コ」の形に配置し、その外周に椅子を設置するレイアウトです。プレゼン発表や業務報告を行いながら進める会議の場合などにこの形式が使われます。ロの字の一辺を抜いた形で、その位置にホワイトボードやプロジェクタースクリーンなどの会議に必要な資料を置いて、それを確認しながら会議を進めることに適しているのがポイントです。
資料を見ながらという点ではスクール形式のポイントと近いですが、参加者同士のコミュニケーションを重視した点が大きく違うポイントです。
また、「ロ」の字にするほど人数がいない場合にも、コの字形式が用いられることもあり、この形式もロの字同様、机を設置するスペースを多くとるので、スクール形式と違い、ある程度、会議室の広さを確保する必要があります。

対面形式

対面形式は2つのチームが1列になり、机を挟んで向かい合う形になるレイアウトです。長方形の2辺に並行し椅子を並べ、あとの2辺に人は座らないのがポイントです。一般的なファミリーレストランや居酒屋のテーブル席はこのレイアウトになります。
6~8人程度の小規模な会議であれば問題ありませんが、端同士になると自然な体勢で言葉を交わすことができないのがデメリットです。大人数になると両端に座る人間は顔を見えなくなるので、ディスカッション的に会議を進めるのは難しくなります。
逆に、仲介人や立会人を同席させて、代表者同士が正式な挨拶をしたり契約を交わしたりなど、改まった場に利用できるのがポイントです。お見合いや結婚の挨拶といったシチュエーションでもしばしばこのレイアウトが見られます。
スクール形式との大きな違いは人数や会議の規模が大きなポイントです。

レイアウトを検討する際のポイント

自社で行われる会議はどういった用途のものが多いかを把握することもポイントのひとつです。
企業やグループによっては、会議の形式がある程度決まっている場合も多いかと思います。
全社会議や定例会議など大人数が参加する会議が多い、チームごとのミーティングや小さな打ち合わせが多いなど、いくつかの形式に分類できるのではないでしょうか。
その場合、同じ会議室、同じレイアウトを利用し、無難にスクール形式で進めてしまっている場合もあります。
これまでの経験や現在の状況から、自社で行われる会議はどういった用途が多いのかを把握し、その都度会議形式に合わせたレイアウトを考えるのが会議を成功させるポイントです。

用途に応じて変更しやすい机、椅子を用意するのもポイント

立食会や宴会によくある丸机は和やかな雰囲気を醸し出すことはできますが、王道のスクール形式、コの字形式などにレイアウトを変更することはできません。椅子も同じく、シアター形式をする場合は形を揃えることはもちろん、あまり背もたれの大きなものでは後ろの人が見えないなど問題が発生します。備品選びも会議を成功させるポイントの一つです。
また長机を用意しても、折りたたみ式やキャスター付であれば、レイアウト変更に便利であったり、不要な際に片付ける場合も省スペースで済んだりと、さらに柔軟に対応することができます。用途に応じて複数の会議室を設置するスペースがあれば問題ありませんが、そうでない場合は、王道のスクール形式、シアター形式からレイアウト変更に対応できる机、椅子を用意するのがポイントです。

会議室の広さと環境選びのポイント

一般的に狭い空間では活発な議論が生まれやすく、広い空間はリラックスした雰囲気になり冷静な意見が得られやすいといわれてる心理的なポイントも考えましょう。
用途によって複数の会議室を用意することが最適ですが、スペースがない場合はパーテーションをうまく使うことで、会議を行う空間の広さを変えることがポイントです。
また窓を設置しなければ集中力が高まる、壁をガラス張りにすればオープンな雰囲気になるなど、環境によっても参加者の意識は大きく変わることも会議を前進させるポイントになります。
レイアウトとあわせて、会議を行う空間の広さや環境もしっかりと検討することが、活発な議論を生む会議室設置の重要ポイントになるので、事前の準備もしっかり行いましょう。

レイアウト変更をして、グループディスカッションを進めるポイント

会議室のスペースを変えずに会議を円滑に進めるには、レイアウト変更がポイントです。大きめに作られている会議室を利用することで、会議のはじめはスクール形式やシアター形式を利用し、参加者全員で会議の目的共有を行い、その後島型形式でグループディスカッション、後半は全体でもう一度スクール形式やシアター形式で意見をまとめて会議の目的と結果をすり合わせるなど王道の流れの場合はパーテーションなどを用いてレイアウトを随時変更することが必要です。
その際も行き当たりばったりでは時間を無駄にするだけで、会議の目的とゴールを明確にし、それを用いてスクール型が良いのか、はたまたシアター型がいいのかなどを事前にシミュレーションすることがポイントです。

レイアウトを検討する際のポイントまとめ

いかがでしたでしょうか？
今回は王道のスクール形式、シアター形式の他にもさまざまなレイアウトの紹介と、利用する際のポイントをお伝えしました！
冒頭にもあったように、会議の質を高めるためにはレイアウトもポイントの一つです。
普段、スクール形式、シアター形式で何となく進めている会議や講義もあったかと思いますが、自社や、これから行うセミナーやグループワークショップなどの内容から、今回上げたポイントを意識してレイアウト選びのお参考にぜひご活用ください。
定例の会議もスクール形式からコの字形式に変えるだけで新たな発見が生まれるかもしれません！