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これだけは忘れずに！貸し会議室の探し方の４つの基本ポイント

貸し会議室を借りるときには、様々なポイントがありますが、あまりにも多すぎると感じてしまうことも。そこで今回は、「これを確認しておけば安心だろう」というところだけを整理してお伝えします。初めて貸し会議室を探す人でもわかりやすいように説明をしていきます。

１.交通アクセスは便利か？

１番良いのは、多方面から交通の便が良いターミナル駅から近い貸し会議室・レンタルスペースです。しかし、そうなるとやはり使用料金は高めになります。予算の関係で費用を抑えたいという時もあるでしょう。そういった場合には選択肢は以下の２つになることが多いでしょう。「最寄りの駅はターミナル駅、その駅からは遠い貸し会議室」もしくは「最寄りの駅は交通の便がよくない駅、でも駅の目の前にある貸し会議室」という場合です。最寄りの駅はターミナル駅だけれども駅から離れている場合、参加者が道に迷って、そのために電話で連絡したり、道順を説明したりして対応に時間をとられてしまう可能性もあります。そのようなことを回避したい場合には「最寄りの駅は交通の便がよくない駅、でも駅前にある貸し会議室」を選ぶのも一つです。

２.会議室の設備は整っているか？

会議の準備は、会場を確保して資料を用意すれば十分だと考える人も少なくありませんが、最新のIT技術を応用したツールやグッズを使えば、会議を効率よく運営する事ができるでしょう。最近の会議用ツールやグッズは、小型化されて持ち運ぶのも簡単ですから、プロジェクターなどの従来の機器よりも手軽に使えるというメリットもあります。パソコンを持ち込みながら会議に参加する際に無線インターネット・Wi-Fiが使えるかどうかは重要な項目の一つです。また、パソコンの電源となるコンセントや延長コードについても確認しておきます。会議室によっては延長コードの使用が有料になることもあります。また、ホワイトボードの有無も忘れずに。参加者の多い会議なら、２つあると何かと役立ちます。そして備え付けのペンがちゃんと使えるかも確認が必要です。

３.貸し会議室の使用ルールを事前に一読する

100の貸し会議室があれば、100通りの使用ルールがあるぐらい、それぞれでルールが違います。例えば、マイクやプロジェクターの使用は無料であったり、逆に備品の一つ一つが有料であったりする会議室もあります。開始から終了までしっかりと時間厳守のところもあれば、「使用開始時間の10分前ぐらいからなら、会議室の中に入っていいですよ」という会議室もあります。その他にも通常、ゴミは持ち帰りが基本ですが、中には通常のゴミなら、会議室側が処分してくれるケースもあります。

４.一日中の会議室を利用するならお弁当ケータリングが便利。

朝から夜まで一日中会議をする場合の昼食に関しては、ケータリングが便利です。その理由としては、お昼休みに参加者が昼食のために外出するのは、参加者としてはなかなか大変な場合があるからです。馴染みのない街であれば、飲食店を探すのは苦労します。それなら、仕出し弁当のケータリングサービスを利用するのがおすすめです。お弁当を参加者同士で食べることで、親交も深まります。多くの貸し会議室ではケータリングサービスが付随していますので、貸し会議室の担当者に事前に確認しておくと良いでしょう。