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2【会議前の準備で失敗しないために】

貸し会議室を予約する際、チェックすべき重要ポイントとは?

貸し会議室を予約する際、チェックすべき重要ポイントとは?

ちょっとした打ち合わせや会議なら、空いているスペースや使ってない部屋でも問題ありませんが、ある程度きちんとした場所で会議を行いたい時には、手軽に使える貸し会議室を利用するのがおすすめです。

貸し会議室とは、一定時間だけ会議する場所や設備などを提供するサービスです。貸し会議室を利用するメリットとしては、都市部のアクセスの良い場所で会議出来る事や備品や各種サービスが充実している事が挙げられます。特に、外部の人を交えて会議をする時に、自前で立派な会議スペースが用意出来ない時には、大変重宝するサービスです。

貸し会議室は事前に予約して使うのが一般的ですが、予約する時は、以下の5つの内容をよく調べておくとトラブルを防ぐことができます。

  • 1)会場の規模
  • 2)立地条件
  • 3)会場の設備確認
  • 4)予算に合った会場選び
  • 5)サービス内容

それぞれの内容について詳しく見ていきましょう。


~1.会場の規模~


貸し会議室を選ぶ時に、最初にチェックしなくてはならないのが会場の規模です。適切な規模の会場で会議を行わないと発言者の声が良く聞こえなかったり、一人一人が余裕を持って座れずにリラックスして会議に参加する事が出来ません。参加する人数や会議の目的をハッキリとさせて、必要とされる会議室の規模を明確にしましょう。

貸し会議室業者の資料やホームページ上には、会議室の広さや収納可能な人数が具体的に書かれていますので、必要な規模の会議室を手軽に探す事が出来ます。同じ規模の会議場でも、机や椅子のレイアウト次第で使い勝手が大きく違ってきますから、どのようにして会議室を使うのか具体的なイメージを持って、会議室を探す事も大切です。

さらに、内装によっても雰囲気が異なりますので、資料やホームページだけで利用する会議室を決めるのではなく、実際に行ってみるようにして下さい。実際に行ってみると、資料だけでは分からない問題点が見えて来るでしょう。

~2.立地条件~


貸し会議室のある場所も、重要となります。参加する人が行き難い場所にあるようだと、会議室に行くだけで時間を使ってしまいます。同じ事務所内の人だけが会議に参加するのであれば、事務所の近くにある貸し会議室を探せば良いのですが、他の場所からも参加する人がある場合は、公共交通機関から近い場所にある貸し会議室にしなくてはなりません。出来るだけ主要な駅から近い所にある会議室を、予約するようにしましょう。

そして、会議後に懇親会や食事をする予定がある場合は、周辺に利用出来るお店がある事も必要となってきます。貸し会議室を予約する時は、公共交通機関を使ってどのように行くのか、周辺の環境はどうなっているのかを確かめましょう。


~3.会場の設備確認~


貸し会議室は椅子やテーブルだけではなく、マイク・スピーカー・プロジェクターなどの設備が用意されているのが一般的です。ただし、使用可能な設備の品質や料金は、各貸し会議室ごとに異なりますので、事前にどのよう状態であるのかを確認しておく必要があります。会議当日に初めて設備を使うようでは、会議が上手くいかない可能性が高くなるでしょう。

設備の有無を確かめるだけではなく、実際に使ってみて設備の状態を確認する事が大切です。特にパソコンやコードなどを接続して使用する機器などは、使って確認するようにして下さい。貸し会議室の設備が使えなかったり、必要とする設備がない場合は、利用者側で用意して持って行く必要があります。設備や備品が思うように使えなくて、予定通りに会議が進行出来ない事がよくありますので、十分に注意しましょう。

~4.予算に合った会場選び~


予算に合った会場を選ぶ事も大切です。普段から使っているからといって、どのような会議でも同じ貸し会議室を使っていたのでは、経費を無駄に使う事になります。ただ落ち着いて会議する場所を確保したいのであれば安い料金で借りられる所を利用し、対外的にアピールする必要がある時は高級な貸し会議室を借りると良いでしょう。

また、会議室の利用をキャンセルした場合、どの位のキャンセル料を支払わなくてはならないのかも確認が必要です。複数の人が参加する会議では、突然参加者が欠席して会議が出来なくなる事も考えられます。そのような時には、予約していた貸し会議室もキャンセルする必要がありますので、あまり高額なキャンセル料が発生する場所は使わないようにする事が大切です。その他にも、使用方法などに関して細かい決まり事が契約書に記載されていますから、契約する前に一度全文を読んで確認するようにしましょう。

~5.サービス内容~


利用を検討している貸し会議室では、どのようなサービスが提供されるのかを調べて下さい。ただ会議するスペースを貸すだけ貸し会議室もありますが、ホテルのような豪華なサービスを提供してくれる会議室もあります。

社内だけで行う会議の場合は会議を行うスペースを確保するだけで十分でしょうが、外部から会議に参加してもらう時は、飲み物や食事の用意もしなくてはならない事もあります。そのような時に、貸し会議室でケータリングなどが利用出来ると便利です。

飲み物や食事が提供されない時は、食べ物などの持ち込みやデリバリーが可能かを確認しておく必要があります。事前に確認しておかないと飲食物の提供が出来なかったり、依頼していた飲食業者の入室を巡ってトラブルに発生する可能性もあるでしょう。そのような事態になると、出席者に迷惑を掛けてしまって、会議をした事で悪い印象を与えてしまいます。小さな事でも貸し会議室業者に確認をして、会議運営を計画するようにして下さい。

会議室を使用する頻度や維持する費用などを考慮して、会議室を持たずに貸し会議室を利用する企業が増える傾向にあります。どの組織でも、コスト削減が最大の課題となっていますから、あまり会議室を使っていない状態でしたら会議室の別の用途に使って、会議や打ち合わせは貸し会議室を使う事を検討してみると良いでしょう。

貸し会議室を運営する業者も、早い時期に予約すると料金を割引するサービスなどを用意していますので、計画的に貸し会議室を利用すれば、よりコストを削減して会議室を使えるようになっています。日頃から貸し会議室についての情報を収集していれば、低コストで有効に貸し会議室を使うことができるでしょう。

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