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3【会議のトラブルを防ぐ】

会議のマナーで失敗しない!覚えておくべき4つのマナーをご紹介!

ライフスタイルなどが多様化した事によって、従来からあるマナーや常識などが形骸化しつつあります。ある程度社会人としての経験を積んだ人なら、首を傾げるような行為を日常的に目にする事もあるでしょう。ビジネスでも、何よりも結果を重視する傾向が強いので、マナーを軽視される場面が少なくありません。

普段から一緒に仕事をしているグループ内での事なら、少し位のマナーに外れた事をしても許されるでしょうが、他の部署や社外の人を交えて行う会議においては、マナー違反が大きな問題となってしまいます。重要な会議程、マナーが重視されますので、大きな成果を出すために、マナーに関する理解を深めるようにして下さい。

~会議のマナーで失敗しない!覚えておくべき4つのマナー~


気を付けるべき会議に関するマナーには

  • 1)会議の席順のマナー
  • 2)会議の名刺交換のマナー
  • 3)会議の紹介のマナー
  • 4)会議のお茶出しのマナー

などがあります。


1)会議の席順のマナー


まず会議室に入りましたら、マナーに従って席に着かなくてはなりません。雑談をするような場合は、特に席順に配慮する必要はないのですが、会議においては席順にもマナーがあります。席順で最も注意するべきなのは、上座と下座についてです。会議室内を見回して、何処が上座・下座となるのかを理解する必要があります。上座はお客様や一番役職が上の人のために席で、基本的には入り口から一番遠い席です。下座は会議を開催して他の参加者をもてなす役目の人や、役職の一番下の人が座る場所となります。机によって部屋の入り口に遠い席と近い席に分かれている時は、入り口から遠くに並んでいる方が上座、近くに並んでいる方が下座です。

役職が上の人や来客者に上座の一番入り口に遠い席から順に座ってもらって、もてなす側で役職の上の人から下座の入り口の遠い席に座って行きます。基本的には入り口と席の関係から上座と下座が決まって行きますが、3人以上並んで座る時は中央の席が一番の上座となるので注意して下さい。もしも、会議に議長役がいてコの字型に机を置く場合は、議長を中心にするのが正しい席順です。議長から見て右隣の席が上座・次が議長の左隣に順がとなって行きます。

円卓での席順も議長がいる時と同様に、入り口から最も遠い場所が上座、上座から見て右隣、左隣という順に上席となる事に注意しましょう。各自が好きに席に着くと正しい席順に従ったものとなりませんので、会議を開催する側がマナーに従った席に誘導する必要があります。利用した事のない会議室だと、何処が上座と下座なのか分からない事もありますので、会議が始まる前に一度会議室の中を調べておくと良いでしょう。


2)会議の名刺交換のマナー


会議の冒頭で行われる名刺交換では、マナーに従って先に目下のものが軽くお辞儀をしながら、所属と名前を言って相手に名刺を渡しましょう。目下の人が後に名刺を出した時は、申し遅れましたと言って名刺を出して下さい。名刺交換する際に、名刺を探して手間取ってしまうと、最初から決まりの悪い状況となりますので、会議室に入る前に名刺のある場所をしっかりと確認するようにして下さい。

相手に名刺を渡す時は、両手を使いましょう。片手で渡すと大変に失礼になりますので、必ず名刺を胸の高さに持って相手に差し出します。名刺を受け取る場合も、軽く会釈しながら頂戴いたしますと言って、両手で受け取りましょう。慌てずにマナーに従って、名刺交換するようにして下さい。

3)会議の紹介のマナー


会議で参加者の紹介をする際も、マナーに従う必要があります。取引先などが自分の会社に来て会議を行う時は、自社の出席者を相手に紹介してから、相手方を自社の人に紹介をするというのが基本的な順番です。例え、会議に参加するのが自社の社長であっても、自社の人から相手に紹介するようにしましょう。役職よりも、訪問して来たお客様を優先して紹介するのがマナーです。

顔見知りの取引先よりも、社長などの役職にある人を優先したくなりますが、マナーに従っていれば問題ありません。複数の会社が一堂に会して会議する時は、自社と関係が密な会社の人を先に紹介するようにして下さい。自社と同じ位の関係の会社が複数ある場合は、会社の規模や会議での重要性などを考えて、紹介する順番を決める必要があります。

4)会議のお茶出しのマナー


会議でお茶出しをする時も、マナーに注意しなくてはなりません。事務などをしている女性社員に任せっきりにするのではなく、必要であれば参加者自らがお茶出しする事もあるでしょう。そのような時に、会議のマナーに反したお茶出しをしてしまうと、参加者の気分を害してしまいます。ビジネスマンの一般的な常識として、お茶出しのルールについても理解しておきましょう。

使用するカップなどは、汚れやヒビがないものを使って下さい。カップなどに飲み物を注ぐ時は、7分目位までで十分です。それよりも多いと飲み物をこぼし易くなりますし、少な過ぎるのでは変に思われてしまうでしょう。カップ類はお盆に乗せて運ぶようにして、会議室に入る時は必ずノックを3回してから失礼しますと言って入ります。お茶出しするタイミングは、名刺交換などが終わって一息付いた時が最適ですが、相手が予定の時間よりも早く来た場合は、直ぐにお茶出しをすると良いでしょう。

役職の高いお客様からお茶を出すようにして、カップなどを置く時はどうぞと一言添えるようにして下さい。飲み物は、書類などを置いても邪魔にならない場所に置きますが、カップの持ち手は左になるように置きます。会議が長引くようであれば、新しいお茶を出すようにしましょう。2回目のお茶出しは、最初に出した飲み物とは違う種類のものを出すと喜ばれます。会議が終了して参加者全員が退出しましたら、カップや茶碗などを片づけたり机の上を拭いたりして、直ぐに次の人が使える状態にしておきましょう。お茶出しを忘れて会議が進んでしまう事もありますが、そのような時は気が付いた人がお茶出したり、指示したりするようにして下さい。

このようないくつかのマナーを守って、会議を運営しましょう。マナーに反した事をしていると、会議の内容は充実していても、参加者に悪い印象を与えてしまって、良い結果を出すのが難しくなってしまいます。マナーばかりを気にして会議をする必要はありませんが、最低限のマナーを理解して会議に臨むようにしましょう。

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