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4【貸し会議室の探し方から活用方法まで】

会議室のある宿泊施設を利用するメリットや種類をご紹介!

無駄な会議が多いので会議の数を減らしたり、会議の時間を削減する傾向がありますが、業務に必要な会議は時間を掛けてしっかりと行う必要があります。重要な会議まで時間を短縮して行うと、参加者が納得できない状態で、重大な決定をする状況となってしまうでしょう。それでは、会議を開催する意味がなくなりますし、参加者のヤル気を削いでしまいます。たくさんの人を集めて無駄に時間を費やす事は避けなくてはなりませんが、重要な要件については十分に時間を掛けて検討しなくてはなりません。しっかりと時間を掛けるべき会議と、効率的に運営する会議を区別するようにしましょう。

長時間に及ぶ会議を行う時は、まとまった時間を確保して、しっかり行う必要がありますが、他の業務との兼ね合いなどで実現が難しい事も少なくありません。そのような時は、日常的な業務から離れて重要な会議に専念するために、会議室のある宿泊施設などを利用するのが効果的です。

~宿泊会議や研修を行うメリットとは~


宿泊を伴う会議は、長時間会議などに集中できるだけではなく、心身をリフレッシュする効果や、他に参加者に対して親近感を抱くなどのメリットもあります。普段仕事が忙しい人程、心身に疲れが溜まってリフレッシュする必要がありますが、自分から休暇を取るのが難しい事も多いので、仕事の一環である会議をしながら心身を一新できる宿泊会議は一層効果があるでしょう。他の参加者に対しても、朝食や寝る前などの普段に見る事ができない様子に接すれば、仕事に関する役割や役職などを忘れて、互いに一人の人間として見直す良い機会となります。社内ではあまり仲良くない人でも、そのように改めて人として接する事ができれば、お互いの意識を変える事ができるでしょう。このように、同じ内容の会議や研修でも環境を変えるだけで、成果に大きな違いが生じる事も珍しくありません。従来の方法では効果が思うような効果が出ていない時には、通常の業務を中断して、宿泊を伴う会議をする事を検討してみると良いでしょう。

特に新しくチームを作り上げる時や、画期的なアイデアが要求される新商品を開発する時などは、異なった環境に身を置いて集中できる宿泊会議が最適です。従来の方法を同じように繰り返していても、同じ結果しか出ない可能性が高いので、大きく環境を変えてみましょう。ヤル気の感じられなかったメンバーも、宿泊会議を行えば協力的な態度に変わったり、ユニークなアイデアが出るようになる事も少なくありません。一緒に仕事をするスタッフは、何よりも大切な財産ですから、効果的な刺激を与えて本来の能力が発揮できるようにしてあげましょう。

スタッフがイキイキとすれば会社全体が活気に漲り、大きな発展を遂げられます。どのような宿泊会議を開催すれば、参加者のパフォーマンスが高められるのかを考えながら、具体的な計画を立案しましょう。ただ宿泊会議さえすれば良いという訳ではなく、会議の目的や参加者の事などをしっかりと検討しなくてはなりません。

~宿泊できる会議室を利用するメリット~


宿泊会議を行う場合は、宿泊できる施設を持った会議室を利用するケースと、会議室と宿泊施設が別になるケースが考えられます。どちらも宿泊会議ができますが、より有意義な会議を行うのであれば、宿泊できる施設を持った会議室を利用した方が良いでしょう。

会議室と宿泊施設が別になると、移動する時間が必要になりますし、会議を行っていない時間に参加者を管理するのが難しくなってしまいます。それでは、会議する場所を変えただけになって、わざわざ宿泊する意味がなくなってしまうでしょう。宿泊会議を行うからには、朝から夜まで参加者が一緒になって生活できる会議室のある宿泊施設を利用するようにしましょう。会議室のある宿泊施設にも、いくつかの種類がありますので、目的に合ったものを利用する事ができます。

~宿泊できる会議室の種類~


宿泊できる会議室としては、会議室付きのホテルやセミナーハウスなどがあります。

■会議室付きのホテル
ホテルは宿泊設備が充実しており、食事などのサービスもグレードの高いものが提供されます。長期間滞在しても問題ないように、ホテル周辺だけで必要なものが揃えられるでしょう。ホテルの会議室は、会議だけではなく大きな催し物を行う際にも使われる豪華なものもありますので、特別な雰囲気の中で会議ができます。

毎回同じような雰囲気の中で行われている会議でも、ホテルの会議室を使えば、緊張感を持って有益な議論ができるでしょう。マンネリを打破して、大きな成果を出したい時は、ホテルで宿泊会議を開催する事を検討して下さい。多くの企業がホテルの会議室を利用していますから、ホワイトボードやコピー機などの会議に必要な設備も整っています。長期間の宿泊も可能なホテルなら、何の心配もせずに宿泊会議が行えるでしょう。都市部にあるホテルやリゾート型ホテルなど、タイプも豊富なので、会議の予算や目的に適したホテルを見付ける事ができます。

■セミナーハウス
セミナーハウスは、セミナーをする事だけを目的とした施設である為に、不要なものが省かれており、会議に集中できる環境となっています。ホテルのように豪華な設備や行き届いたサービスは期待できませんが、会議を行うのに十分な設備が用意されています。セミナーハウスのスタッフも、会議の開催に関する専門知識を持っている事が多いので、細かい要望にも応じてくれるでしょう。

但し、セミナーハウスは、セミナーや会議専用の施設なので、決められたルールに従って行動しなくてはなりません。ルールに従わなかったり、他の利用者に迷惑を掛けるような事があれば、問題となってしまいます。セミナーハウスを利用する時は、その施設の目的やルールなどを詳しく調べておくようにして下さい。


宿泊を伴う会議には、ただ長時間集中して会議をするだけではない大きな成果が期待できます。何時もの同じメンバーで宿泊会議を行えば、普段とは違った成果が得られるでしょう。宿泊会議をするには、通常の業務を中断したり施設の利用料金を負担するといった面もありますが、従来の会議のやり方では満足した結果を得られていない時などは、試してみる価値のある方法です。会議に参加する人のスケジュールを調整して、宿泊会議を実行してみましょう。

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