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5【貸し会議室の色々な活用方法(応用編)】

貸し会議室で入社式を開催する際の流れや準備(挨拶・式次第・案内状)をご紹介!

貸し会議室で入社式を開催する際の流れや準備(挨拶・式次第・案内状)をご紹介!

4月はさまざまな物事の始まる時期ですが、学校を卒業する人にとっても社会人としての新しい生活が始まる時です。学生生活とは異なった世界に飛び込んで、実社会で大きな成果を残さなくてはなりません。さまざまな業務をする事になりますが、最初に体験するのが入社式です。

~入社式を開催する目的とは?~


入社式は、その年に学校を卒業して入社する社員を全て集めて、社長や取締役などから訓示や激励などを行う日本独自の式典となっています。古くはサラリーマンとしての働き方が始まった大正時代から行われ、新卒者を大量に採用するようになった昭和の高度成長期になって現在の入社式のスタイルが確立しました。

入社式を行って経営陣などから心構えや仕事に対する姿勢を学び、その会社で働くという意識を高める事ができます。その他にも、社内で働いている人達に紹介される事で同じ会社の仲間だという気持ちが持てますし、なかなか顔を合わせられない同期の社員と親交を深める事もできるでしょう。最近だと入社式は不要と考えて行わない会社もありますが、社会人の第一歩を踏み出す場として入社式は重要な意味を持つものです。

~貸し会議室で入社式を開催するのも一つの手~


このように重要な意味を持つ入社式を、社内の会議室などで行う会社もありますが、より特別な式典とするためには、貸し会議室などの設備を利用するのが良いでしょう。ホテルなどを利用するとなると移動や費用などが大変ですが、手軽に借りられる貸し会議室で入社式をするのであれば、比較的容易に行う事ができるでしょう。

貸し会議室は会議しかできないと思っている人も多いようですが、机や椅子の配置を変えたり取り除いたりして、さまざまな式典やイベントに使う事ができます。

もともと、ビジネスの会議をする場所なので、入社式を行うにも適した場所だと言えます。貸し会議室は数も多く、収容人数も多種多様なので、適切な広さの会場を借りる事ができるでしょう。貸し会議室を運営する会社などの多くがホームページを持ち、会議室の広さ・収容人数・立地・料金などを具体的に掲示していますので、適切な貸し会議室を探すのも容易です。より詳しい資料が必要な場合は、貸し会議室を運営する会社に、資料を送ってもらうと良いでしょう。ホームページ上から会議室の利用状況を確認したり予約できる所もありますので、比較的簡単に入社式の会場を確保できます。

~貸し会議室で入社式を開催する際の事前確認のポイントとは?~


貸し会議室で入社式を開催する際は、以下の項目を事前にチェックしておく必要があります。

1)開催日時・参加人数

実際に入社式の会場として貸し会議室を選ぶ際は、まず参加する人数と入社式を行う日時を明確にしておきましょう。参加する人が多過ぎて会場が狭いようでは式の間、窮屈な思いをする事になりますし、部屋が広過ぎると寂しい感じがしてしまいますので、貸し会議室を探す前に、できるだけ具体的に参加人数を把握するようにして下さい。参加する人数が多い程、人数を把握したり管理するのが難しくなりますが、誰が参加するのかを一人ずつ確認する必要があります。入社式を行う日時は、4月の最初の営業日となるのが一般的です。その日は、他の会社も入社式を行うはずなので、ゆっくりと会場を探しているとドンドン良い会場はふさがっていってしまうでしょう。広さや日時などが決まりましたら、早めに貸し会議室を探し始めて、予約をするようにして下さい。

2)料金・アクセス方法・備品

予約をする前に、料金やアクセス方法などを詳しく調べるようにしましょう。マイクやプロジェクターなども備品が無料で使える所もありますが、オプションとして別料金が請求される事もあります。会社の業務の一環として入社式をする以上、予算を超えたりすると問題となりますので、きちんとお金の管理をしながら式典を計画しなくてはなりません。

アクセス方法についても、地図だけでは分からない事もありますから、貸し会議室内の様子を確認するためにも、実際に行ってみる必要があります。実際に行ってみる事で、ホームページや資料などでは分からない事が見付かるでしょう。入社式の時期が近づくに連れて、会場を確保するのが難しくなりますので、時間に余裕を持って会場選びをする事が大切です。

~入社式の当日の流れと事前準備について~


色々な面から検討して、利用する会議室が決まり予約できましたら、会場の準備・式次第の検討・案内状の作成などに着手しましょう。外部の施設で入社式をする場合でも、できるだけ自社の特色を出すように努力しないと、特別な式典として感じてもらえません。貸し会議室を管理する会社などに問い合わせて、どのような事ができるのかを検討して下さい。

<入社式の式次第について>

入社式の一般的な式次第は、
  • ・開会の言葉
  • ・社長からの挨拶
  • ・新入社員一人一人に辞令の交付
  • ・新入社員による挨拶
  • ・閉式の言葉

といったものになります。会社の業務内容や社風によって、さまざまな工夫をこらしても良いでしょう。

<入社式の案内状について>

入社式の案内状は、入社する社員に送るもので、入社式を行う日時や場所を具体的に明記します。内容は間違いがないように何度もチェックして、会場の場所については簡単なイラストなどを用いて下さい。

また、その他にも入社式後すぐに社員証や制服などが必要となる場合は、きちんと用意しておかなくてはなりません。

~事前の準備や練習が、入社式を成功させるポイント~


入社式を単なる社内行事だと思っていると、話す内容や式典の流れを間違えてしまいます。そのような間違いをしてしまうと新入社員に会社に対する良くないイメージを持たれるだけではなく、参加した社員も疑問を感じてしまいます。

また、事前に準備をしていないと、入社式をしても新入社員が何もできずに時間を潰す事になってしまいます。初めに無駄な時間を使う経験をしてしまうと、後々同じように非効率に業務を行う癖が付きますので注意しなくてはなりません。以上の準備の他にも入社式の流れを具体的に確認したり、開会の言葉や社長などの入社式の挨拶を事前に練習する必要があります。入社式の進行や挨拶などを、一人で練習するだけではなく、他の人にも見てもらい、評価してもらって、より良い入社式にするようにして下さい。練習すればする程、良い内容のものになる筈です。新入社員や会社のために、しっかりと練習して下さい。


入社式は新入社員にとって、初めて実社会を経験する場となりますので、立派な式典を行って一生の思い出になるようにしましょう。立派な入社式をする事で、新入社員の会社に対する思いが強くなり、より会社に貢献してくれるでしょう。

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