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5【貸し会議室の色々な活用方法(応用編)】

貸し会議室で式典を行う際のポイントや準備(案内状・司会・式次第)をご紹介!

貸し会議室で式典を行う際のポイントや準備(案内状・司会・式次第)をご紹介!

最近はさまざまな事情から極力業務とは関係ない事を省いて、コストと労力の削減を重視する企業が増えていますが、事業にとって大きな節目に当たる日には、きちんとした式典を行って気持ちを引き締めなくてはなりません。一定の形式に基づき祝賀や記念などの式典を行わないと社内がマンネリ化し、会社に対する信頼や愛着などが薄れてしまいます。また、式典を行う事は、対外的にも企業の存在意義を広く宣伝する良い機会となりますので、積極的に検討するようにしましょう。

~式典の種類と目的について~


式典の種類としては、

  • ・会社が設立された日を祝う創立記念
  • ・社屋の落成式や新店舗の開業披露
  • ・対外的に広く宣伝する意味を持つ新事業発表会
  • ・重要な役職に就く人を発表する就任披露

などがあります。

これらの式典を行うことで社員が会社の存在意義や理念などを振り返り、社外の人達に対して会社のことをよく知ってもらう機会となるでしょう。そのため、会社の規模に関係なく、一定の形式に沿って、きちんとした会場で式典を行う必要があります。空いているオフィスの一部などを使って式典を行う事もできますが、それでは普段の業務の延長としか感じられず、特別な雰囲気を演出する事はできません。行う式典の内容に相応しい会場を借りて、日常の業務とは一線を画す雰囲気を作るようにしましょう。

~貸し会議室で式典を開催する際のポイント~


式典の会場としてホテルが使われる事もありますが、ホテルは場所が限定される上に、さまざまな催し物の会場としても使用されるので、思うように借りられない事もあるでしょう。そこで、式典の会場として利用したいのが貸し会議室です。貸し会議室なら数も多いので比較的容易に予約を取る事ができて、利用料も安いので少ない予算で式典を行う事ができます。そのため、創立記念や開業披露などの式典を行う企業が増えています。貸し会議室はビジネス上の会議を行う場所として作られている設備なので、会社の式典の会場として最も相応しい会場と言えるでしょう。

<まずは式典のコンセプトを決める>
貸し会議室を式典の会場として使う場合には、まず式典のコンセプトを明確にする事が大切です。式典の内容によって会場の装飾や使用方法が異なりますので、できるだけ詳しく式典の内容を考えるようにして下さい。式典のコンセプトが決まりましたら、実際に使用する貸し会議室を選ぶ事になりますが、式典を行う時期・時間・広さなどを具体的に決めてから探さなくてはなりません。これらの事をきちんと決めずに会場選びをしたのでは、費用やスケジュールがはっきりとしないので、貸し会議室側としても明確な予算や日程などを示す事が難しくなってしまいます。式典の用意をする時は、計画的に行うようにしましょう。

~式典の準備について(案内状・式次第・予算の管理)~



式典の内容や参加人数を明確にして利用する貸し会議室を決めた後は、案内状や式次第の準備を行わなくてはなりません。小規模な式典でも、しっかりとした準備をしておかないと、一定の形式に基づいた式典とする事が難しくなってしまいます。式典に参加してもらう人には事前に連絡をとり、式次第についてもできるだけ具体的に決めておかなくてはなりません。参加人数によって会場の準備なども変わってきますので、式典に出席する数を明確にする事が式典を成功に導くポイントとなります。

<案内状を用意する>
社外の人には案内状を送付して出欠の確認をとり、社内の人達にはできるだけスケジュールを調整して出席してもらうようにしましょう。式典の連絡や案内状には、日時や会場の場所などを記載するだけではなく、式典の目的や趣旨などを分かりやすく書いておかなくてはなりません。

<式次第を作る>
式典の進め方については、創立記念や開業披露などの企業の行う式典は大まかな式次第が決まっていますので、基本的な流れは形式に従い、細かい点については式典の内容に応じたものにするようにします。式典の式次第などの準備については担当者を決めて漏れがないように、手配しなくてはなりません。

<全体的な費用対効果を意識する>
そして、企業が行う式典である以上、決められた予算内に抑えるように行う事も重要です。使用する会場の利用料金・飾付・案内状などの費用を具体的に見積もりながら、予算を超えないように計画を立てるようにしましょう。もし、社外からの参加者が多い場合には、会場までの移動手段・食事・宿泊先についても、考えておかなくてはなりません。式典を行うと、このような費用が発生しますので、細かく費用の管理を行って無駄な出費を抑えるようにしましょう。如何に立派な式典となっても、予算内に抑えらないのでは、その式典は失敗したと評価されてしまいます。特に新事業や新製品などの発表会は、対外的な宣伝効果を期待するものなので、費用対効果についても十分に検討して下さい。

~式典の当日の流れ(司会・挨拶・表彰式)~


このような事を検討しながら式典の準備を行いますが、当日の進行についても式典を準備する担当者が管理する必要があります。式典の司会者として適任である人を決めて、式典の挨拶の内容についても事前に良く考えるようにして下さい。一定の形式に基づいて行われる式典では趣旨の沿った事を話してもらうように、挨拶などをする人とは事前に打ち合わせをするようにしましょう。

創立記念の式典の具体的な流れは、

  • ・開会の挨拶
  • ・社長の挨拶
  • ・永年勤続や優秀な社員の表彰
  • ・来賓の祝辞や祝電の披露など
  • ・閉会の挨拶

といった形が一般的となります。

他の式典も比較的シンプルな流れとなりますが、手順を間違えたりしないようにリハーサルを行うようにして下さい。社内だけで行う小規模な式典の場合は、事前に何の用意もしないで行う事もありますが、きちんとした式典にするためには、十分なリハーサルをしなくてはなりません。何度もリハーサルする事で、進行や挨拶などが上手に行えるようになりますので、式典を成功させるために、時間を割いて練習をするようにして下さい。


企業が利益を上げる事を優先して式典などをあまり行わなくなった事もあり、上手に式典を計画・運営できる人が少なくなっています。しかし、式典の成否は社外の内外を大きな影響を与えるものなので、詳細な計画を立てて形式に則った立派な式典を行うようにしましょう。

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