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７【会議を円滑に進めるために、知っておくべきこと】

会議の報告書作成のポイントについてご紹介。文例も。

予定していた議題について話し合いを行った後は、きちんとした報告書を作成する必要があります。報告書を作成しておかないと、後で会議について振り返った時に、不明確な部分が出てきて問題になる可能性がありますし、貴重な時間を使って会議を行った意味も無くなってしまいます。

会議の報告書には、話し合った内容と経過を具体的に記述して、誰が読んでも会議の中身が分かる様にしておく必要があります。会議の報告書は、責任の所在を明確にし、会議に参加しなかった人達へ周知するものなので、極めて重要な書類だと言えます。そのため、報告書は必要な事を漏らさず記述すると共に、読みやすく書かなくてはなりません。

～会議の報告書作成のポイント～

会議の報告書を作成する時のポイントは、

１）読み手が知りたい事を書く

２）不要な事を省いて簡潔に書く

３）全体的に見やすい構成とする

４）会議の流れに沿って書く

などです。

１）読み手が知りたい事を書く

読み手は、会議のテーマや課題に関する情報を得るために報告書を読むので、それらの内容を網羅する必要があります。必要な事が書かれていないと、参加者に連絡が行く事になって、報告書を書いた意味が無くなってしまいます。会議のテーマなどを考えて、読み手が求める内容を全て報告書に記載する様にして下さい。

２）不要な事を省いて簡潔に書く

無駄を省いて簡潔な文章で、報告書を作成する事も大切です。報告書を読む人は、短時間で会議の内容を知りたいと思っていますから、会議内で決まった事や明らかになった事について端的に書いて下さい。会議内の発言を全て書いていたのでは、長々とした報告書となってしまいますので、内容を取捨選択しなくてはなりません。重要な内容を残して不要なものを省く作業をするために、会議の内容や発言について良く理解しておく必要があります。一目で会議の概略が分かる様に、200文字程度で会議の要旨も記載しておくと良いでしょう。

３）全体的に見やすい構成とする

内容と共に、報告書の書き方にも配慮しなくてはなりません。内容が適切なものであっても、ページ一杯に文字が並んでいたのでは一目で内容を把握できませんし、読む意欲も失われてしまいます。ページ内には適度な余白を作り、一文の長さも同程度に揃えましょう。読みやすい構成にすれば、短時間で報告書全てに目を通せますので、会議の内容が誤って伝わるのを防ぐ事ができます。

４）会議の流れに沿って書く

会議の進行に従って、報告書を書き進める事も重要です。会議内の発言を踏まえた上で、会議は進んで行きますから、進行を無視して報告書を作成してしまうと、正確に内容を理解してもらう事ができません。きちんと会議の流れを理解した上で、報告書を作成する様にしましょう。

以上のポイントに注意した上で、

・会議の名称
・日時
・場所
・出席者
・経過と結果
・特記事項
・添付書類

などの内容を報告書に盛り込む必要があります。報告書で一番重要となるのは、経過と結果です。特に会議で決定した結果は、その内容が今後の行動の基準となりますので、正確に書かなくてはなりません。結果に関しては、番号を振ったり見出しを付けたりして、分かり易くしておきましょう。記述する量が多かったり内容が多岐に渡る場合は、最初に要旨を書いておくと、理解しやすくなります。

～会議の報告書の文例～

具体的な報告書の文例は、次の様なものになります。

〇〇〇殿

提出日　平成29年4月20日
営業部　山田太郎　印

☆☆☆営業部定例会議報告書

標題の件、以下のとおりご報告を致します。
1.出席者　営業部　△△△、□□□、山田太郎
2.会議名
　☆☆☆営業部定例会議
3.場所
　本社2階小会議室
4.日時
　平成29年4月19日（14：00～18：30）
5.議事内容
1)昨年度営業報告
2)今年度営業部活動方針
　今年度は、4月から年4回程度の各種研修会を開催する方針
6.連絡事項
　今年度より☆☆☆営業部に参加する事になった□□□事業所の紹介
　次回会議は、7月上旬を予定
7. 添付資料
　会議用資料1式
以上

経過を詳しく記述する場合は、次の様な形式となります。

新製品開発会議報告書
2017年3月10日
営業部長殿
企画課　山田太郎

1.議題新製品の開発について
2.日時 2017年3月9日（金曜日）10時～12時
3.場所第1会議室
4.出席者　〇〇〇、〇〇〇、〇〇〇、山田太郎
5.欠席者　〇〇〇（病欠のため）
6.参考資料　昨年度の当社製品の販売動向、当社製品に関する消費実態についての資料
7.目的当社では10年以上、△△△が売り上げの5割以上を占めていたが、近年に売り上げの減少が目立つ様になったので、△△△とはターゲットの異なる新製品の開発を行うべきだと考える。そのために、新製品の方向性を検討する。
8.経過次の様な意見が出された。
・当社の△△△は高齢者を対象としているので、若年層向けの製品を開発するべきである。
・若年層向けの製品は内容だけではなく、パッケージのデザインや広告などについても、従来の製品とは異なる方法を採用するべきだ。
・△△△が発売された当時とは状況も違っているので、根本的なコンセプトから見直したい。
8.決定事項
1)若年層の意見を調べるため、社員への聞き取り調査や、ホームページ上での消費者アンケートを実施する。
2)次回は、3月23日（木曜日）12時より、第3会議室にて行う予定。

これらの会議報告書のサンプルは、そのまま使うのではなく、組織や業務形態に応じて適切な内容に改良する様にして下さい。会議の内容に適さない報告書のフォーマットを採用すると、正確な記録を残すのが難しくなってしまいます。