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7【会議を円滑に進めるために、知っておくべきこと】

会議での速記のコツをご紹介!書記を務める際に注意すべきポイントも

会議での速記のコツをご紹介!書記を務める際に注意すべきポイントも

会議で目立った発言や行動をする事はありませんが、決定事項や参加者の発言を記録する
「書記」も大変重要な役目です。書記が大事な発言や決定を書き間違えたり、書き漏らしてしまうと、後々大きな問題になる可能性もあります。

書記を務める場合は、会議の内容をしっかりと把握し、要点が全て書かれている議事録を作成しなくてはなりません。

~会議で書記を務める際に注意すること~


何よりも書記の仕事に要求されるのは、必要な内容を正確に記録する事です。会議終了後、書記の書いた議事録に基づいて行動するので、間違いや聞き漏らしなどがあると、会議をした意味が無くなってしまいます。丁寧に議事録を書く事も大切ですが、まず会議の内容を正確に記録する事に努めて下さい。

ただ記録を取るだけではなく、会議中にメモしておいた内容を後で再構成して、分かり易い正式な議事録を作成するのも書記の役割です。発言した順番に羅列しただけでは、最初から最後まで議事録を読まないと、会議の内容が理解できなくなってしまいます。

正式な議事録を作成する時は、議論した内容や決定事項によって、幾つかの項目に分けたり、不要な部分を省かなくてはなりません。

議事録の基本的なフォーマットとしては、

  • ・議事録表題

  • ・日時、場所、出席者

  • ・会議の要旨

  • ・詳細な内容

  • ・次回の日程

などを盛り込みます。

再構成して議事録を作成する際は、できるだけ詳しく会議の内容を思い出して、公平な立場に立って作業して下さい。自分の考えに近い意見だけを採用したり、関心の無い内容を省いたりしたのでは、会議をした事が無駄になってしまいます。自分の考えは会議中で発言する様にして、議事録に自分の考えを反映させない様にしましょう。


~できるだけICレコーダーに頼らない方が効率的~


正式な議事録を作成するために、会議中は発言の全てを記録しなくてはなりませんが、早口で話されたり議論が活発に行われると、発言内容を書いたりパソコンなどへの入力が間に合わなくなる事も出てきます。そのため、紙に記録を残す時は速記を用い、パソコンなどを使う時はブラインドタッチで素早い入力を心掛けましょう。

ICレコーダーを持ち込んで後で参考にするのは良い方法ですが、会議中にメモを取らずに後でICレコーダーを聞き返して議事録を作るのは効率的な方法ではありません。ICレコーダーを聞きながらの文字起こしは、一般的に録音した時間の4倍以上かかると言われていますので、できるだけICレコーダーに頼らない様にしましょう。


~会議で速記をする際のコツ~


会議でメモを取る際は速記を行うのが効果的です。速記を行う際には、

  • 1)自分だけがわかる記号などを使う

  • 2)ノートの隙間を気にしない

  • 3)漢字を使わず、ひらがなだけを使用する

  • 4)箇条書きを使う

  • 5)使い慣れた道具を使う

といったポイントを押さえておくと良いでしょう。

1)自分だけがわかる記号などを使う

本格的な速記は、専用の速記文字や速記符号を用いますが、通常の会議の記録を作るのでしたら、自分だけが分かる記号などを使う自己流の速記方法で十分です。特別な記号を作ったり専門用語を省略すれば、メモを取るスピードを向上させられます。

通常の文字だけで記録を取る場合でも、一画一画しっかりと書かずに書き易い様に字体を工夫すれば、自分なりの速記方法として使えるでしょう。

2)ノートの隙間を気にしない

こうした本格的・自己流の速記を会議で使う時のコツは幾つかありますが、会議中にメモを取る時は、あまり見た目に拘らずに速く書く事に専念して下さい。見た目を気にしたりノートに隙間なく書こうとすると、その分書くのが遅くなって書き漏らす事が多くなってしまいます。

会議の内容を速記する時は、隙間などは気にせずに贅沢にノートを使うのが肝心です。議論の内容が変わった時は、ノートの大半が空白であっても、次のページを使って下さい。ページを変える事で、内容が変わった事が分かりますから、後でまとめやすくなります。

3)漢字を使わず、ひらがなだけを使用する

文字だけで速記をする場合は、漢字を使わずにひらがなだけで書いても、速度を上げられます。漢字は画数が多くなるので書く速度が遅くなりますし、普段書き慣れない漢字が出てきた時はまごついてしまう事もあるでしょう。

見た目は良くありませんが、会議の速記用のメモだと割り切って、ひらがなだけでメモしてみて下さい。耳から入って来た発言をそのままひらがなで記録するだけなので、快適にメモする事ができるでしょう。

4)箇条書きを使う

発言をそのままメモするのではなく、箇条書きにしてメモするのも、書く速度を上げるのに効果的です。箇条書きにすると無駄な部分が省けるので、効率的にメモを取る事ができますし、メモを見返した時に内容が把握し易くなります。正式な議事録を作成する時は、箇条書きの内容をまとめて、文章にすれば問題ありません。

5)使い慣れた道具を使う

パソコンなどを使ってメモを取る時も、持ち運びし易い機器だというだけで使うのでは無く、入力しやすいものを優先して使う様にしましょう。使い難いパソコンを持ち込むと、ストレスを感じてしまって、入力が遅れてしまいす。入力し難いパソコンしか無い時は、新しく入力し易いパソコンを用意するか、ノートにメモをした方が良いでしょう。


書記と言う役目は会議中目立たない為に、疎かにしてしまいがちですが、会議の内容を正確に記録する作業は大変な努力を要します。書記役を決める時は正確に記録できる人を選び、書記を任された時はどうしたら速く正確に記録できるかを工夫する様にして下さい。

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