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1【会議を成功させる秘訣】

会議の種類は全5種類!目的に合わせた使い分けが重要

日本人は会議好きと評される事もありますが、実際に行われている会議の中身はというと、「ダラダラと時間を掛けて具体的な結論が一つも出ない」「居眠りしている人がいる」「方向性がいつも定まらない」という意見も多く、会議の時間を有意義に使えていないケースが多いのが実情です。

何故このような会議が多くなってしまうかと言うと、会議の事を良く理解していない事が大きな原因となっています。ただ関係者を集めて話し合いをすれば、状況が改善できると安易に考える人が多いのですが、会議の目的や種類をきちんと理解していないと、時間を浪費するだけで状況が悪化する可能性もあるでしょう。

そのため、会議の主催者だけではなく参加者全員が、会議の目的と種類を十分に理解しておかなくてはなりません。特に会議に種類について知らない人が多いので、ビジネス常識の一つとして覚えておくようにしましょう。

~会議の種類は全5種類。目的に合わせた使い分けが重要~


会議の種類は大きく分けて5種類に分類する事が可能です。

  • 1)報告や連絡をするための会議
  • 2)アイデアを出す会議
  • 3)問題を発見するための会議
  • 4)問題を解決するための会議
  • 5)コーチング型会議

それぞれの会議の目的や内容などは、次のようになっています。時間を有効に使って有意義な成果を出すため、会議の種類について十分に理解するようにして下さい。

~1. 報告や連絡をするための会議~


報告や連絡をするための会議とは、効率的な組織活動をするために各人が持っている情報を共有するために行うものです。各人の認識が異なっていると組織全体としての行動に無駄が生じて、効率的に目標を達成する事が出来ません。それぞれの現状や抱えている問題などを、全て報告してもらう事が大切です。

全ての報告が終わりましたら、新しい情報に基づいて組織の行動や計画を修正する必要があるので、組織で方針を決定する役目の人が新たな行動方針を決定します。関係者が一堂に会する貴重な機会なので、具体的なスケジュールなども見直して、全員が仕事をしやすいようにしましょう。新たな決定事項については、その場で参加者全員に徹底させる事が重要です。

会議での指示を曖昧にしてしまうと会議全体の価値が低下し、報告が疎かになったり、会議に参加しない人が出てくるなど、組織運営の問題に発展していきます。定例で行われる報告会議などはともすればマンネリに陥りやすく、惰性で行われる事も少なくありませんが、緊張感を持って会議を行うようにしないと、組織全体の活力が低下してしまうでしょう。

~2. アイデアを出す会議~


アイデアを出す会議はブレーンストーミングとも呼ばれ、ある議題に対して自由な考えを述べるものです。今までとは違う斬新なアイデアを出すのが目的の会議なので、出来るだけ好きなように発言出来る環境を整える必要があります。

ポイントとしては、斬新なアイデアを出すために、

「どのような奇抜なアイデアでも歓迎する事」
「現実的な根拠などを求めない」
「出されたアイデアに対して判断や結論を出さない」

といったルールを設けるようにして下さい。

兎に角アイデアの質よりも、数を重視する事が重要ですので、出てきたアイデアを否定しないようにしましょう。一度他人のアイデアを否定してしまうと、常識的な範囲のアイデアしか出なくなるため注意が必要です。業務に関する報告をしたり現実的な課題を克服するための話し合いとは違いますので、戸惑って意見が出にくい事もあります。普段とは違った雰囲気を作ったり、会議の進行役を務める人が率先して自由に発言出来るようにしなくてはなりません。

~3. 問題を発見するための会議~


問題を発見するための会議は、今後起きそうなトラブルを防止したり成長を阻害する要因を取り除くために行う会議です。問題が発生していなくても事前に対処するのであれば、比較的容易に解決出来ますし、大きなダメージを受けるリスクも減らすことができます。

実際に作業をする人達による意見が重要となりますので、普段現場で作業しない役員や管理職などは不要です。日頃から現場で作業する人の意見を聞いて問題を見つけます。
特に注意したいのが、「日常的に行われるため、当事者が感じなていない問題点」です。

このような問題を見つけるためには、現場の人に問題を挙げてもらうだけではなく、普段の行動も詳しく聞くようにしましょう。作業している人が気付かない問題がありそうな時は、部外者が現場を観察して具体的な問題を見つけなくてはなりません。

~4. 問題を解決するための会議~


問題を解決するための会議は発生した問題について、有効な対策を検討するのが目的です。
早急に問題に対応しようとしてその場限りの対策を立てるのではなく、何故トラブルが発生したのか根本的な原因を究明しなくてはなりません。

問題が起こった原因が明らかになりましたら、原因を根本から取り除く方法を考え出す事になります。問題の内容によっては、役員や管理職も会議に参加する必要がありますが、より迅速に実践的な対応策を策定するために、現場で作業する人達が活発に発言出来る会議にしなくてはなりません。ただ形だけの問題解決をする会議を開催しても問題を解決出来ない事に注意しましょう。

~5. コーチング型会議~


コーチング型会議とは、上司が部下を教育するために行われるものです。まだ仕事を覚えていない未熟な人がいる場合は、報告会議や問題解決会議などとは別に、コーチング型会議を開催する必要があります。

一般的な会議の中で教育をすると会議の効率が悪くなり、他の参加者の時間を無駄にしてしまいます。会議中に指導をしたい場面があっても、他の参加者や会議の目的などを考慮して、教育は最小限に留めなくてはなりません。通常の会議内では出来るだけ教育的な指導は行わず、コーチング型会議を開催するようにしましょう。

またコーチング型会議を開催する時は、参加者を教育する人と教育を受ける人だけにして、不要な人は参加する必要はありません。

このように会議には5種類に分類されますので、目的や用途に応じて使い分けなくてはなりません。ただ漠然と会議を行っていても時間を無駄にするだけで、有益な成果を挙げる事は出来ないでしょう。

会議の主催者が会議の目的や内容を明確にする必要がありますが、会議に参加する人も会議の種類や進行方法などを理解しておく必要があります。会議を有意義に行う事で、より有効な組織運営をする事が出来るでしょう。

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