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7【会議を円滑に進めるために、知っておくべきこと】

会議体とは?会議との違いと、設計・種類についてご紹介

会議体とは?会議との違いと、設計・種類についてご紹介

式次第やアジェンダなど、会議を行う上で理解しておきたい用語が幾つかあります。他の分野の専門用語と同じ様に、こうした用語を使えば、表現したい内容を的確に相手に伝える事ができるでしょう。普段は使わない会議体という用語も、会議を行う上で理解しておきたい用語の一つです。

~会議体とは?会議との違いについて~


会議体とは、ある特定の目的のために複数の人が集まって、具体的な意思決定を行うものです。会議体は会議自体を一人の人格として扱うという意味もあり、会議体の名称を使って決定事項が発表される事もあります。ただ連絡事項だけを伝えて何も決定しない会議は会議体ではありませんし、一人の意思だけで重要事項が決定される会議も会議体とは言えません。

一人では決定できない様な案件について、複数の人が集まって決定するのが会議体です。会議体に関する明確な規程がある訳ではありませんが、こうした会議体の定義を良く理解すると、ビジネスマンとしての仕事もやりやすくなります。

~会議体の設計について~


会議体は重要な決定を行うために行われるので、事前に会議体の設計をしなくてはなりません。会議体を設計する際は、決定項目単位で確認・合意・承認の手順が行われる様にするのが重要です。複数の決定事項を一度に承認したり、必要な作業を省いてしまったのでは、会議体を行う意味がなくなります。

基本的には、会議体は複数回継続して行われますので、毎回出席できる人をメンバーとするようにしましょう。毎回出席するのが難しい人をメンバーに加えると、話し合いの質も変わりますし、思う様に会議体が開催できない可能性もあります。扱う議題に詳しいだけを理由に、安易に会議体のメンバーに加えないようにしましょう。

そして、会議体で決定する項目を必要最低限にして、決定する内容を限定する様にしましょう。話し合いをしていると、当初は予定していなかった事まで、課題となってくる事もありますが、予定した内容のみを扱う様にして、必要があれば次回以降に会議体で話し合う様にするべきです。あれこれと内容を詰め込み過ぎてしまうと、確認・合意・承認の作業が十分にできなくなってしまいます。課題が会議体で扱うのが適当でないと判断できるものについては、別の会議体などで検討する様にしましょう。

~会議体の設計は、扱う議題ごとに行う~


会議体は特定の内容を扱うために設けられるものなので、扱う議題が新たに出来た時は、新たな会議体を設計する必要があります。既にある会議体で、新たな議題も対応できるか検討する事も良いですが、手間を省くために関係ない議題まで話し合う様にすると、効率的に会議体を運営できなくなってしまうでしょう。

この点を十分に理解していないと通常の会議と同じになって、会議体ではなくなってしまいます。出来れば会議体の設計と会議体に参加するメンバーは別にして、会議体では扱う議題のみの話し合いができる環境を整える様にしましょう。そうすれば、不要な事を考えずに、議題の話し合いだけに集中できます。

~会議体の種類について~


具体的な会議体の種類としては、

  • ・プロジェクトを立ち上げる時に行うキックオフ会議

  • ・計画書を作成するために定期的に行う会議

  • ・計画書を承認にして正式なものとする会議

  • ・定期的にプロジェクトや仕事の進捗を把握して、問題があるものについては対策を講じる会議

  • ・提出された成果物を検査析して評価する会議

  • ・プロジェクトが終了した時に、結果を評価するための会議

  • ・プロジェクトの終了に打ち上げを行ってメンバーを労う会議

などがあります。

扱う議題や参加する人に応じて、話し合いを進めるかは異なりますが、会議体を行うからには確認・合意・承認の手順を踏んで、きちんと決定するべき内容は処理しなくてはなりません。決めるべき事を決定しないで、曖昧なままに済ませるのでは、会議体ではなくなってしまいます。折角準備をして会議体を行うのですから、予定していた内容は全て処理する様にしましょう。

~会議体を行う際の注意点~


会議体を行う時は、連絡や報告などについては手短に済ませる様にして、議題について議論をして決定する時間を十分に確保する様にして下さい。議題に関係の無い事については、個別に話し合いをしたりメールなどで済ませる様にしましょう。

会議体での決定は、参加者全員が納得した上での合意が前提ですが、話し合いで決着が付かない場合は、多数決や責任者による決定も考慮しておかなくてはなりません。いつまでも決定できないのに、延々と話し合いをしていると、その会議体事態の存在が無意味になってしまいます。

途中で多数決や責任者による決定をしようとすると、参加者が不満を抱く事になりますので、事前に決定方法についてのルールを決めておく様にしましょう。そうすれば、議論も建設的なものとなりますし、万が一多数決などで決定する事になっても、不満に感じる人もいません。


こうした事に気を付けて、会議体を設計して開催する様にしましょう。適切に会議体を行えば、重要な案件を効率的に処理する事ができます。

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