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7【会議を円滑に進めるために、知っておくべきこと】

会議で発表する際の押さえるべきポイントについてご紹介。

会議で発表する際の押さえるべきポイントについてご紹介。

参加者全員で議論を行い、より有益な成果を出すことが会議の目的です。会議に主席しても、他の人の意見を聞いているだけでは、後で議事録を読むのと変わりません。会議に参加したからには、積極的に発言したり発表する必要がありますが、上手く発表できる自信の無い人も多いでしょう。

確かに、会議と普段の会話とでは話し方が異なるために、会議で発表する時のポイントを理解していないと上手くいきません。まず、会議での発表には、分かり易さと確かな根拠に基づいた説得力が求められる事を理解して下さい。普段の会話は、気心の知れた人が相手なので何も考えずに話しても通じますが、会議では持っている情報が異なる人に説明するので、分かり易く話さないと正確に内容が伝わりません。発表する内容についても、明確な根拠が無いと会議では意味が無いので、相手が納得する根拠を用意して話す必要があります。

~会議で発表を行う際のポイント(事前準備)~


会議で発表する時は事前に、

  • 1)発表する内容を絞り込む

  • 2)データを使う

  • 3)根回しをしておく

上記3点を行っておく必要があります。

1)発表する内容を絞り込む

一度の発表で内容を盛り込み過ぎると、何が言いたいのか分からなくなってしまいます。あれもこれもと内容を入れるのは、中心となるアイデアがハッキリとしていない証拠です。自信を持って主張できるアイデアがあれば、それを中心としてシンプルにまとまるでしょう。ポイントは多くても3つに絞って、分かり易い発表にして下さい。横文字や最新の用語を沢山使えば、高度な内容に感じられると錯覚している人もいますが、重要な会議では自分だけが分かる言葉を使っても誰も感心しません。異なる部署の人が会議に参加する事もありますので、専門的な用語は必要最小限にして、分かり易い発表を心掛けましょう。

2)データを使う

発表した内容に説得力を持たせるためには、具体的なデータを使うのが有効です。データは信頼性があるものを選び、何時のデータで誰が調べたものかも明確にする必要があります。

3)根回しをしておく

会議の前に、参加予定者に意見を聞いておくのも効果的です。事前に発表内容についての感想や意見を聞いておけば、内容を改善してより良いものが出来上がります。会議参加者の中でも、責任のある立場の人や決裁権のある人に意見を聞いておけば、より発表が上手く行くでしょう。会議前に根回しするのは良くないという考えもありますが、会議で発表した内容を否定されるよりも、事前に内容を確認してもらった方が、効率的に会議を進められます。


~会議で発表を行う際のポイント(発表の仕方)~


発表の仕方にも、工夫が必要です。最初は中心となるアイデアや要件を伝え、その次にメリットなどについて具体的なデータを使いながら説明しましょう。そして最後に、発表の内容が、如何に組織に大きな影響を与えるかを、上手く説明して下さい。同じ内容でも、発表の仕方によって評価は大きく異なります。折角努力した事が無駄にならない様に、色々と発表方法を試しながら、最も効果的な方法を探しましょう。

満足の行く発表の仕方が見付かりましたら、資料を全て用意して何度も発表の練習をして下さい。何度も練習するとスムーズに発表できる様になって、説得力が増してきます。

実際に会議で発表する時は、立って説明をしたりホワイトボードや図を使う様にしましょう。椅子に座ったまま説明したのでは、他の参加者と区別が付かずあまり目立ちませんが、立って発表すると会議室内で一番目立つ存在となりますので、自然に発表に注目してもらえます。前に発表した人が座ったままで話した場合は、立つのが躊躇われるかも知れませんが、何気なく立って説明を始めてしまえば、不自然に感じられなくなるでしょう。声に加えて視覚的なモノを加えた方が、発表の内容が分かり易くなります。参加者に配る資料もありますが、資料は各人のペースで読むので、ホワイトボードや大きな図を用いた方が良いでしょう。ホワイトボードや図を使えば、参加者全員の注目を集めながら発表できるでしょう。


こうしたポイントに注意すれば会議での発表は上手く行きますが、他人の発表に対して質問する時も、幾つかの点に注意しましょう。会議での質問は、相手に対する否定や攻撃と受け止められ易いので、表現を柔らかいものにすると共に、好意的な印象を与える話し方をしましょう。質問に対する回答が納得できない場合でも、あまりしつこく質問すると会議が混乱してしまいますので、適度な所で質問を終了する様にして下さい。

相手に気分を害する様な質問をしてしまうと、自分が発表する時に仕返しの様な質問をされる可能性がありますし、今後の人間関係が悪化してしまう事もあり得ます。会議は相手と一対一で話す場所では無く、他の人達も参加している事を忘れないで下さい。会議に一生懸命になると、議論をする事だけを考えてしまいますが、他の参加者への配慮を忘れてしまうと、大きな問題になる事もあります。会議で発表する際のポイントを活用するだけではなく、参加者全員が納得して会議が進められる様にしましょう。

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