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7【会議を円滑に進めるために、知っておくべきこと】

会議の役割分担のポイントについてご紹介。

会議の役割分担のポイントについてご紹介。

議題に関係する人達を集めただけでは、会議を成功させる事はできません。事前に会議で決定する項目を具体的に明確にし、会議の参加者がどの様な役割を分担するのかも、決めておく必要があります。

~会議の役割分担の必要性について~


会議の目的などは、参加者への案内や会議で使う資料を作成していく過程で自然と定まる事も多いのですが、会議内での役割分担については積極的に決めない事も少なくないでしょう。役割分担を決めずに成り行きで会議を行っても、何とか進行させる事はできますが、効率的な会議の運営や活発な意見の交換などは望めません。本当に有意義な会議にするには、責任を持って会議の進行を行う人や、対立する意見の調整役などを決めておく様にしましょう。

~会議に必要な役割について~


会議において必要となる役割は、

  • 1)ファシリテーター
  • 2)議長
  • 3)書記
  • 4)プレゼンテーター
  • 5)雑務
  • 6)オブザーバー

です。


1)ファシリテーター

ファシリテーターは、会議の進行を担う重要な役割となります。会議の進行だけに専任するのがファシリテーターの役目なので、話し合いに参加する事はありません。会議中は客観的に議論の内容や参加者の態度などを把握して、参加者全員が適切な話し合いをする様に配慮します。議論が混乱したり関係のない話題に入った時は、ファシリテーターが介入して適切な流れにしなくてはなりませんが、介入し過ぎるとファシリテーターの意見ばかりが目立ってしまうので注意しましょう。

ファシリテーターの能力によって、会議の成否が決まりますので、外部からファシリテーター役を呼ぶケースもあります。組織内でファシリテーターを育てる場合は、会議の参加者も協力しながら、少しずつ経験を積ませる様にしましょう。

2)議長

議長は会議で何かを決定する時に、議決権を持つ役目を持っています。企業では、プロジェクトの最高責任者が、議長役を務める事が多いでしょう。会議で結論が出ない時に調整の役目もするので、一部ファシリテーターと役目が重なる部分もあります。そのため、議長の意見や態度次第で、決定事項が決まってしまう可能性を持っていますから、参加者が発言しやすい様に気を付けなくてはなりません。

議長ばかりが話していると、参加者の発言しようとする意欲を削いでしまうので、必要な事以外はあまり発言しない様にしましょう。しかし、必要な事を決定する時は、議長が責任を持って会議を進める必要があります。但し、議長の権限や多数派の意見だけを重用するのではなく、参加者全員の意見を聞いた上で、皆が納得する様に決定する事が大切です。妥協案を提示したり、議題を一時保留する事も検討しましょう。

3)書記

会議の記録を取ったり、ホワイトボードなどに板書するのが書記の役目です。自分なりにメモを取る人もいるでしょうが、議論にも参加するので書き漏らす事もあるでしょう。会議を開催した以上は、正式な議事録が必要となるので、責任を持って記録する係が必要です。書記を担当する人は、何よりも会議の内容を間違いなく記述する事が求められます。

4)プレゼンテーター

プレゼンテーターは、特定の議題に関して発表をする人です。予め連絡しておいて、プレゼンテーターとしての準備をしておいてもらいましょう。突然、会議中に発表する事になると、準備が不十分なために満足な説明はできません。それでは、時間の無駄になるばかりではなく、上手く発表できなかった人にも良くない影響を与えるので、時間を割いて発表する人は事前に連絡した人だけにしましょう。

事前にプレゼンテーターをする人に連絡する時は、具体的な発表内容と持ち時間を知らせます。漠然とした内容しか連絡していないと、会議の趣旨に外れた発表となる可能性がありますので、参考にする資料や発表する範囲まで、できるだけ具体的に指示しなくてはなりません。

5)雑務

雑務をする人も、会議には必要です。照明・マイクの調節や、不足した資料の用意などの雑務を担当する人がいないと、議論や説明が途絶えて会議が円滑に進まなくなってしまいます。地味な役目ですが、雑務を専門にする人を決めておきましょう。

6)オブザーバー

オブザーバーは、会議を見学する人です。新しくプロジェクトに参加して、会議の内容が良く分からない人などは、見学をさせて勉強させましょう。内容が十分に理解できない人が会議に加わると、余分な説明が必要になったり、議論が混乱する可能性があります。まだ議論ができるレベルにないと判断した時は、会議を円滑に進行させるために、オブザーバーとして参加させましょう。

参加した人全員が同じ立場で話し合うのではなく、会議を効率的に進める役割を設けるのが、会議を成功させるための秘訣です。活気に満ちた議論をするのも大切ですが、会議全体の事を考えて、客観的に行動できる人もいなくてはなりません。役割を決めないままに会議を始めてしまうと、会議全体の事を考えて調整役に回った人は、消極的な姿勢だとマイナスの評価をされる事もありますので、事前にしっかりと役割分担しておく様にしましょう。

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