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2【会議前の準備で失敗しないために】

会議資料の役割と、上手な作り方のコツ

会議資料の役割と、上手な作り方のコツ

会議用の資料を作るのには大変な労力がかかります。特に会議を主催する立場の場合は、他の仕事をしながら会議用の資料を作らなくてはならないので、さらに大変です。

そこで資料を簡単なもので済ませようとしたり、「作らなくても大丈夫だろう」と思う事があるかも知れませんが、会議を成功させるためには十分に検討された資料の作成が不可欠です。

例え比較的簡単な会議であっても、きちんとした資料を用意しておかないと時間を浪費するだけで有意義な成果を出す事が出来ません。会議用の資料は必要不可欠なものだと考えることが大切です。

~会議の資料はなぜ必要?その役割とは~


会議で使う資料は、「口頭で説明するだけでは理解しにくい部分を補足する」役割を持っています。口頭だけでは説明出来る内容に限界がありますし、ホワイトボードに補足内容を書いていると説明が疎かになってしまいます。説明を聞いている方も口頭の説明だけでは聞き逃してしまう部分もありますし、話している内容を正確に理解しているとは限りません。説明する方と聞く方の負担を減らして、より高度な内容を相手に伝える事を可能にするのが会議用の資料です。

また、会議用資料は「後々まで会議の内容を明確にする」という役割も持っています。話すだけでは時間と共に内容が曖昧になって「言った」「言わない」という問題になってしまい、トラブルに発展する可能性があります。

さらに会議後に議事録も作成しておけば、会議の内容が明確に書かれた資料となり、問題が起こるのを防ぐ事が出来ますし、後で関係者の参考となる資料となって役立てる事ができます。ただし議事録は「参加者の発言」を元にするものなので、内容が間違っている事もあります。そのため、実際に決まったことと相違が無いか注意深くチェックを行わなければなりません。

会議用の資料を作るのは大変ですが、トラブルを未然に防ぐ役割もはたしていますので、必ず作るようにして下さい。

また、会議用の資料は会議で説明を受ける人だけではなく、資料を作って説明する側にもメリットがあります。会議の事を考えながら資料を作る事で、会議の進行の仕方や細部のチェックまでする事が出来るでしょう。何も用意せずに会議を行ってしまうと、行き当たりばったりの内容の乏しい会議になりますので、どのような会議であっても資料を作成して準備をする事が大切です。


~会議に適した資料とは?~


会議用資料の必要性は上記で説明しましたが、実際、どのような資料を作って会議に臨めば良いのでしょうか?

答えは「短時間で直ぐに内容が理解出来るもの」です。

会議が行われる短い時間で簡単に理解出来ないような資料では話している事まで注意が向かずに、資料を見直すだけで時間が経ってしまうでしょう。それでは会議を開かずに、資料を配布するだけで十分です。会議で使う資料は会議の内容を明確に表し、口頭で説明するのを助けてくれる資料である事が大切です。

~文字は少なく、図やグラフを利用して視覚に訴える~


短い時間でも理解出来るように、資料に書く情報は絞り込む必要があります。あれもこれもと情報を詰め込んでしまうと、会議時間内に読み終える事が出来ません。文字を一杯に詰め込まずに、全体を眺めるだけでもその会議の内容がだいたい掴めるような資料が理想的です。

また文字の数は減らし図やグラフなどを多用して、視覚に訴えるのも効果的です。文字数が少なく図やグラフなどの多い資料は、資料だけを読むのであれば物足りなさを感じるかもしれませんが、説明を聞きながら読む資料なので問題ありません。不安に思うのであれば、一度資料を使って会議の練習をしてみると良いでしょう。

文字数の少ない資料でも、説明の仕方次第で十分に役に立ちます。会議の参加者に伝えたい情報がたくさんある場合は、会議用の資料とは別に持ち帰って検討してもらう資料とするべきです。会議につかう資料は、あくまでも口頭で説明する内容を補足するものである事を忘れないで下さい。

白黒の資料は退屈になりがちで、集中して読み続けるのが困難なので、カラフルな色を使って資料を作るようにしましょう。白黒の資料を延々と見ていると次第に集中力が欠けて来て、眠くなってしまいますから複数の色を使って退屈しない資料にする必要があります。複数の色を有効に使えば、より多くの情報を相手に伝える効果もありますから、色を使い過ぎて見辛くならない程度に、豊富に色を使って資料を作るようにしましょう。


~フォーマットを統一し、読みやすく~


また資料の量は多くなる程、読むのが大変になりますので、読みやすくする工夫も必要となります。読みやすい資料とするためには、一定のフォーマットに従ったページ構成にするのが有効です。見出し・結論・図表などの位置を統一して、何処に何があるのかが直ぐに分かるようにすれば、読みやすくなります。

逆にフォーマットが統一されていないと、見たい情報を探すだけで時間がかかってしまって、口頭での説明を聞き漏らしてしまう可能性が出てくるでしょう。一度資料を作ってから、改めて資料の構成を変更するのは大変なので、最初に資料の構成を決めてから、資料作りに取り組んで下さい。パソコンで資料を作るのであれば、最初に作ったフォーマットを使い回すようにすれば、簡単に構成が統一出来ます。


~完成後にチェックすべき5つの項目~


会議用資料を作る時は、いくつもの項目についてチェックしなくてはなりません。作った資料について、以下の項目をチェックしてみましょう。

  • 1)フォントは統一されていて、大き目のサイズが使われているか
  • 2)文章に無駄な修飾がされていたり、冗長な表現が多くないか
  • 3)分かりにくい図やグラフを使っていないか
  • 4)著作権を侵害するような引用がないか
  • 5)資料をざっと見ただけで書かれている事が分かるか


定例の会議や毎回同じような内容の会議では、資料を作らなくても何とか会議を進める事は出来ますが、それでは内容のある会議にする事は出来ません。次第に会議自体が形骸化してしまい、情報の共有や大事な決定が他の場所で行われるようになってしまいます。

毎回同じ人が同じような内容しか発言しないようでは、危険な兆候だと考えられます。忙しい時はなるべく会議を簡単に済ませたいと思うでしょうが、それでは会議を開催するのが無駄になってしまいますから、会議をする際にはきちんと資料を作り、多くの成果が出るようにしましょう。

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