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3【会議のトラブルを防ぐ】

会議室の上座、下座、席次のルールやマナー、正しく理解していますか?

会議室の上座、下座、席次のルールやマナー、正しく理解していますか?

数多くの人が集まって行う会議には、様々な「マナー」が存在します。「予定時間前に会議場に到着する」「事前に会議の資料に目を通し会議のテーマを確認しておく」などは会議の進行を遅らせない最低限のマナーですし、「会議中は発言者の発言を遮ったり無暗に否定しない」「会議が終わった後も机や椅子の整理をしたり、備品の後片付けや照明を消す」なども大切なマナーです。

こうしたマナーは分かりやすいので、会議に参加しているうちに自然と覚える事も出来ますが、「席次」や「席順」などのマナーについては一度きちんと理解しておかないと、何時まで経っても実践する事が出来ないマナーです。会議の参加者に不快な思いをさせないために、席次・席順について理解しましょう。

会議に関するマナーを理解しておかないと一般常識を疑われるだけではなく、仕事をする相手として認められなくなってしまいます。難しそうに思える会議のマナーも一度理解してしまえば、自然と実践出来るようになります。

~席次・席順の意味について~


席次・席順とは目上の人や年長者に対する「敬意」を表したり、「来客者をもてなす」意味を持っています。会議においても席次・席順がありますので、マナーに従って席に着いてもらうようにしましょう。自分の座る席に関してもマナーに従い、間違った席に座らないように注意して下さい。

席次・席順についてのマナーを守らないと会議が始まる前から、出席者に不快な思いをさせてしまって、会議を成功させるのが難しくなってしまいます。具体的な席次・席順のマナーについて覚える前に、根本的な考え方を理解しましょう。根本的な考え方を理解しなくては、きちんとしたマナーを身に付ける事は出来ません。

~上座、下座のルールとマナー~


具体的な席次・席順に関するマナーは会議をする場所などに応じて、若干の違いがありますが、基本的には次のようなものです。

最も良い席は「上座」と呼ばれ、目上の人やお客様に着席してもらいます。目上の人とは一般的には役職が上の人を指し、同じ役職の人は年齢が上の人を上座に着いてもらうのがマナーです。席の準備をする時は会議前に役職や年齢を調べておくようにしましょう。

基本的には部屋の出入り口から遠い場所が上座となり、出入り口に近い程席次・席順が低くなります。出入り口に一番近い席は「下座・末席」と呼ばれ、目下の人が座る席です。会議の主催者側に座る席まで案内される時はその指示に従えば良いのですが、自由に席に座る場合は上座・下座を意識して席に着くようにしましょう。

~会議の形式や場所、参加者の人数で変わる上座と下座~


基本的な席のマナーを理解するだけでは、十分ではありません。会議に議長が参加する時や、応接室で会議する場合のマナーも覚えておきましょう。

会議で議長がいる場合は、議長を中心にしたコの字型にテーブルと椅子を配置されます。議長が座る席が中心となり、議長席に最も近い位置にある席が上座となり、最も遠い席が下座です。一般的には、議長の席が出入り口から遠い場所となるようにテーブルや椅子が配置される事が多いので、一般的な席次のマナーと一致する事になります。

応接室で会議をする時も基本的にマナー通りに出入り口から遠い席が上座、出入り口に近い席が下座ですが、一人掛けのソファーよりも複数人で掛けるソファーの方が上座となります。貸し会議室などの応接間を借りている場合はソファーを移動するのは難しいでしょうが、社内の応接室などで会議する時はマナー通りに座れるようにソファーを移動しておくと良いでしょう。

少人数で会議する時は一般的なマナーに近い形で席に着いてもらえば良いのですが、6人以上の人が応接室で会議する場合などは上座の位置が違ってきます。片側に3人以上座る場合は中央の席が上座になるので注意しましょう。それ以外の席は出入り口との関係で、一般的な席次のマナーを適用して下さい。

応接室を利用する時はお茶が出される事もありますが、お茶を出す順番も席次に従って出すのがマナーとなります。会議に参加しないお茶を出す担当者にも、注意しておくようにしましょう。

~エレベーターや自動車での席次・席順のマナーについて~


会議を行う時は会議室内だけではなく、エレベーターや自動車でも参加者と一緒になる事があります。そのような場所でも、「席次・席順のマナー」がありますので、気をつけなくてはなりません。会議室以外の場所における席次に関するマナーでも、上座・下座を意識して目上の人を優先するようにして下さい。

会議室まで送り迎えでエレベーターを利用する時は、入り口から一番遠い場所が上座となり、入り口に一番近い操作盤の前が下座です。目上の人からエレベーターに乗り降りし、目下の人が後になります。目上の人がエレベーターに乗り降りする時は、下座にいる人が手でドアを抑えて閉じないようにしたり、開ボタンを押してドアが閉じないようにして下さい。もしも、下座にいる人が降りる人の邪魔になるようでしたら、外に出て降りやすいようにします。マナーも大事ですが、状況に応じて適切に対処する事が大切です。

自動車では運転席の後ろが上座となり、次が反対の窓側・中央・助手席の順です。しかし、後部席に3人乗ると狭くなりますし、上座からの乗り降りも大変になるので、上座に座る予定の人にどの席が良いか聞いておくと良いでしょう。

本人の希望であれば、乗り降りのしやすい席や助手席に乗ってもらっても構いません。何も知らない人が見るとマナー違反だと思われますので、後で上司などにその時の事を説明しておくようにして下さい。


社内の小規模な会議などならマナー違反をしても大した問題になる事はありませんが、役職のある人を招いて行う会議や社外を交えて行う会議では、十分にマナーに注意しなくてはなりません。面倒に感じるかもしれませんが、マナーに違反した事をするとビジネス常識がないと見られるだけではなく、相手の気分を害して取引が出来ない事態となってしまいます。会議の準備をしたり参加する時は、マナーについても配慮して失礼がないように気をつけましょう。

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