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7【会議を円滑に進めるために、知っておくべきこと】

会議費とは?会議費と交際費の違いや上限などをご紹介

会議費とは?会議費と交際費の違いや上限などをご紹介

会議を行うには、会議室の使用料や資料を作成するための費用などが必要になります。会議で大きな成果を出す事も大切ですが、予算の範囲内で最大の効果が出る様に努力しなくてはなりません。まず会議に使える費用を計算してから、会議する場所を探したり資料の作成に入る様にしましょう。

そして、実際に会議に関する事でお金を使った時は、領収書を貰うなどして、費用の管理をしておかなくてはなりません。使った費用をきちんと管理できない様では、会議をする意味がないでしょう。特に費用をしっかりと管理する必要がある企業では、使ったお金は漏れなく記録・管理する必要があります。使用した費用については、会議費として計上しましょう。

~会議費とは~


企業における会議費とは、

  • ・貸し会議室などの利用料金
  • ・会議用に作った資料の代金
  • ・弁当、コーヒー、お茶などの飲食費用


など、取引先や社内での会議に関連した費用で、損金として扱えます。会議費を使った会議として認められるのは、社内外の会議室で行うものだけではありません。喫茶店やレストランで行う会議でも適切な内容であれば、費用を会議費として計上できます。

社外のレストランや喫茶店などでの会議や商談なども会議費にできますが、夜に営業するスナックやバーなどについては会議費にする事はできません。アルコールが提供される様な料理店については、内容によっては会議費として認められない可能性もあるでしょう。

一般的には、通常会議を行う場所で、一般常識の範囲内で昼食程度の飲食を伴うものであれば、会議費を使っても問題無いとされています。会議費として認められない取引先との打ち合わせなどは、無理に会議費としないで交際費とするのが適切です。

~交際費とは~


交際費は取引先との関係を円滑にするための費用ですが、打ち合わせなどを伴う場合もあるので、会議費と交際費の区別が付きにくいという声も聞かれます。交際費も会議費と同じ様に、取引先との打ち合わせの時の飲食代以外に、

  • ・お中元やお歳暮などの贈答品
  • ・会社の記念イベントの宴会代や記念品代
  • ・取引先への見舞い品や香典などの費用

など幅広く適用できるのが特徴です。何でも交際費として処理できそうですが、

  • ・従業員のための運動会や旅行費用
  • ・カレンダーや手帳などの費用

などは、交際費とはなりませんので注意して下さい。

取引先と打ち合わせした時の費用を、交際費と会議費のどちらにするか迷った時は、主な目的が会議か接待なのかで判断すると良いでしょう。

~会議費と交際費の違いについて~


会議費と交際費の経理上の違いは、会議費は全額経費とできるのに対して、交際費は経費にできる金額が制限される事です。以前は交際費として損金算入できないケースもありましたが、平成26年度の税制改正によって、損金算入できる条件が広がりました。

中小企業の場合は、交際費を800万円まで損金算入するか、金額の50%を損金算入するかを選択出来ます。大企業も、交際費の50%を損金算入できる様になっています。交際費における中小企業とは資本金が1億円以下の法人で、大企業が資本金1億円を超える法人です。所属する企業の資本金を調べて、交際費の処理はどの様になるか確認して下さい。経理上の交際費と会議費の違いも理解しておくと、より一層有効に経費を使う事ができるでしょう。

~会議費の上限について~


使用する金額の上限についても、交際費と会議費では違いがあります。交際費については一人当たり5000円以下となっていますが、会議費の上限は特に設けられていません。会議において5000円以上の飲食をしても会議費として計上する事はできますが、一般常識として適切な範囲内の金額という事になっています。

実際に会議を行う際には判断に困る事もあるでしょうから、社内規定を整備して会議費の上限を定めておくと良いでしょう。明確な上限を決めておけば、各自の判断に任せて後で問題になるのを防ぐ事が出来ます。会議費に限らずに、問題になりそうな事は、事前に規則を用意しておくのが重要です。一般的には、一人当たりの会議費の上限を3000円としている企業が多い様です。

上限が無いとは言っても、会議をするのが主な目的なのに、あまり多額のお金を使って飲食したのでは、不自然になってしまうでしょう。この様な会議費の使い方によっても、他社からの評価が決まります。一般的な常識から外れた会議費の使い方をしていると、取引先からの評価も下がってしまうでしょう。社内の決め事ですが、外部の人でも納得出来る様な内容にする必要があります。


会議を開催するには費用が必要となりますが、その費用の扱いについては、基本的には会議費として処理するのが適切です。会議を行う場合は、会議の内容だけに注意が行きがちですが、企業内で会議をする時は費用についても、しっかりと管理しなくてはなりません。会議費の内容や処理の方法について理解をして、円滑に会議が行える様にしましょう。

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