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7【会議を円滑に進めるために、知っておくべきこと】

会議の用語の使い方のポイントと、知っておくべき用語をご紹介!

会議の用語の使い方のポイントと、知っておくべき用語をご紹介!

会議で話をする時には、相手に分かり易い様に心掛ける必要があります。ただ、自分の言いたい事だけを言っても、相手に正確に伝わらないのでは、意味がありません。分かり易く話すためには、筋道を立てて話すだけではなく、使う用語の意味を正しく理解しておく事が大切です。

その用語が流行っているからという理由だけで、良く意味が分からないまま使ったのでは、相手に真意が伝わらず、内容の無い話となってしまいます。しっかりと使う用語の意味を理解した上で、適切な使い方をしなくてはなりません。会議にも、会議用の用語がありますので、適切に使う様にして下さい。

~会議用語の使い方のポイント~


会議の用語を使う時は、用語の意味を把握するだけでは無く、用語の使い方についても正しく理解しておく必要があります。用語の使い方が適切でないと、日本語として不自然なものとなって、折角会議用の用語を使った意味が無くなります。

では、何故難しい会議用語を使う必要があるかというと、間違い無く相手に言いたい事を伝えると共に、効率良く会議を進行させるためです。

日常的な用語だけでも、会議を進行させる事はできますが、無駄に時間がかかったり、正確に内容を伝えられない事があるでしょうから、会議用の用語を適切に使う必要が出てきます。どの様な会議用の用語があるのかを調べてから、会議に参加しましょう。但し、知っている会議用語を、無暗に使ってはいけません。いくら知っていて当然と思われる用語であっても、他の参加者の多くが知らないのであれば、無理して使わない方が良いでしょう。

他の参加者が知らない用語を使っていると、会議が上手く進まず、自分の評価も悪くなってしまいます。配布される資料や他の参加者の発言などを参考にして、どの程度会議用語を使えば良いのか判断して下さい。会議は参加者全員で進行させるものなので、使用する用語については、全員が理解できるものを使う必要があります。


~会議で良く使われる用語、知っておくべき用語~


実際に会議でよく使われる用語としては、

  • 1)アサイン
  • 2)アジェンダ
  • 3)エビデンス
  • 4)コミットメント
  • 5)プレゼンテーション
  • 6)ペンディング

などがあります。

1)アサイン

アサインは割り当てる・任命する意味を持ち、インターネットやソフトウェア関連の会社などで良く使われる用語です。会議で、この件は○○さんにアサインされていると言われた時は、当事者であれば必要な事を発言する可能性が出てきますし、会議内でアサインされた事は、責任を持って担当する必要があります。用語の意味が分からずに何もしないでいると、いい加減な人間だと思われてしまいますので、気を付けなくてはなりません。

2)アジェンダ

アジェンダは、会議の検討課題・議題・日程などを意味する用語です。会議の案内や会議の冒頭で出てくる可能性が高いので、この用語を知らないと会議の内容が分からないまま、会議が終了してしまう事になります。ビジネス用語としても定着してきていますので、ビジネスに関わる機会があるのなら、理解しておかなくてはならない用語です。

3)エビデンス

エビデンスは、根拠や証拠を意味します。大事な内容を確認するために、エビデンスを出して下さいなどの使い方をしますが、重要な時に使う用語なだけに、相手が知らないと一層問題が複雑化してしまうでしょう。エビデンスと言って、相手が分からない様であれば、具体的な証拠や根拠などの言葉に言い換える様にして下さい。会議用の用語としての他にも、IT業界や医療業界などでより具体的な証拠を意味する用語として使われる事もあります。

4)コミットメント

コミットメントは、責任ある約束や責任を持った関わりと言った意味の用語です。既にこの件のコミットメントを獲得している、上司のコミットメントが大きいといった使い方をします。この用語の使い方次第で、大きな責任が発生する事もありますから、使い方には注意しなくてはなりません。使い方に自信が無い時は、日本語で約束や確約などの言葉を使った方が良いでしょう。

5)プレゼンテーション

プレゼンテーションは、会議で計画・企画・見積もりなどを説明する事です。事前に予定を組んで、十分な用意をしてからプレゼンテーションが行われますので、内容だけで無く説明の仕方なども含めて評価されます。

6)ペンディング

ペンディングは、未決定や保留といった意味を持つ用語です。この件はペンディングにする、ペンディング状態などの使い方をします。ペンディングとなった事について、更に関わろうとすると、常識を疑われたり言葉の意味を知らない人だと判断されてしまいます。ペンディングとなったら、それ以上触れない様にして、次の内容を話し合う様にしましょう。

以上の様な用語が、会議で良く使われます。他にも会議用の用語は沢山ありますし、次々と新しい用語が登場しますので、常に用語の確認を怠らない様にしましょう。知らないと恥をかいたり大きな問題となる事もありますので、積極的に新しい用語を使わないまでも、意味や使い方については十分理解しておく必要があります。

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