会議の進め方

経営改善は経営会議の見直しから！必ず守るべき３つのルール

2020/3/19

企業が経営していくために必要なことの一つが「経営会議」です。時間だけ取られる経営会議もあり、行う意味が分からないと不満を持ちながら参加している人もいるでしょう。意味のある経営会議とは、どのようなものなのでしょうか。そこで、経営会議の概要や意味のある会議内容・ルールなどをご紹介しますので、参考にしてください。

1. A.経営会議とは何か？
2. B.意味のある経営会議とは？
3. C.経営会議をする上でのルールとは？
4. C-1.事前に参加する人を決め、参加者はなるべく少なくする
5. C-2.経営会議の目的を明確にする
6. C-3.あらかじめアジェンダを決め、会議自体の時間を短くする
7. D.経営会議のルールを知り、効率的かつ生産的な話し合いをしよう！

A.経営会議とは何か？

経営会議とは、企業の現在における業績を報告し、今後の課題を話し合うものです。基本的には報告をしてから、議論や決定をする会議を指します。また、経営陣が集まる組織会議を意味する場合も多いです。一般的には、経営陣と部署のリーダーなど、業績や現状を理解している人が集まります。

B.意味のある経営会議とは？

経営会議では、最初に業績や従業員の質・モチベーションなどの報告をします。業績では、あらかじめ予測した数値と比較し、分析をすることが大切です。もし、計画と実績に大幅な差がある時には、その原因と今後の対策を決めます。

次に、来年度に向けた決算予測や税額予測・部署別の決算予測などをするのです。必要資金や月次決算書についても話し合います。従業員に関する内容も、経営会議の議題にした方がいいでしょう。世間からの評価も参考にして、従業員の質やモチベーションを向上するための方法を考えます。

経営会議の意義は、今後の課題を明確にして、改善点や対策方法を考えることです。現在の状況に満足しているだけでは、業績の維持や向上はできません。満足できる業績だったとしても、継続または向上させるための対策が必要です。そこで、経営陣や部署のリーダーを集める経営会議をして、課題や対策を考えます。つまり、意味のある経営会議とは、報告だけでなく、議論ができる会議なのです。議論でさまざまな意見が出れば、それを今後の経営に活かせます。

各部署の責任者が報告のみをする場合、生産性のある会議とは言えません。また、売上だけの話をしていると、経営会議ではなく、営業会議になってしまうでしょう。業績を上げるための話し合いは大切ですが、営業や売上ばかりにこだわってしまうと、企業の魅力は低くなってしまいます。企業の魅力を上げるための対策を考え、それを経営会議で話し合うのが望ましいです。

C.経営会議をする上でのルールとは？

経営会議を行う時のルールや注意点を理解し、それに沿って会議を進めることが大切です。経営会議では、「誰が」「何の議論を」「決定後の態度」を重要視することで、意味のある会議になります。つまり、経営会議に参加する人と話し合う内容・その後の行動が大切なのです。そこで、経営会議を行う際の3つのルールをご紹介します。

C-1.事前に参加する人を決め、参加者はなるべく少なくする

経営会議に参加する人は、なるべく少ない方が望ましいです。部署の代表者や支店長などを集めていくと、場合によっては数十人～数百人になる場合もあるでしょう。しかし、人数が多ければ多いほど、議論がまとまらず、経営会議の時間も長くなってしまいます。そこで、事前に参加する人を決めておくといいのです。参加者を決める時には、意見の質と量を担保できる人を選びます。例えば、人前で意見を言えない人は、経営会議でも意見を言えません。よって、しっかりと自分の意見を言える人がいいでしょう。また、従業員側の気持ちや意見を理解している人を選ぶのも手段です。

C-2.経営会議の目的を明確にする

経営会議の目的を明確にすることで、意味のある会議が行えます。そして、目的に沿った議論内容を挙げ、それについて話し合うといいでしょう。また、会議のゴールとなる目標を決めることも大切です。最終目標が明確だと、会議の流れや話し合う内容・決定事項などを参加者が理解しやすく、スムーズに経営会議が進みます。

C-3.あらかじめアジェンダを決め、会議自体の時間を短くする

どのような議題をどこまで話すかを決めておくアジェンダを用意するといいでしょう。アジェンダとは取り組む課題や行動計画を指す予定表のことです。アジェンダを用意すると、それに沿って経営会議を進められるため、効率的かつ生産的に会議ができます。また、経営会議の時間は、なるべく短く設定することが大切です。長い時間でだらだらと話し合っていると、意味のない話し合いが増えてしまいます。そして、参加者の意見が変わると、最終目標も変わってしまうのです。

経営会議の計画を立てる時には、明確になった論題に優先順位をつけ、その順にタイムスケジュールを作成します。話し合いではタイムスケジュールを守り、制限時間になったら結論を出せるといいでしょう。話し合いが不十分だった時を想定して、時間は余裕を持っておくのがポイントです。また、事前に資料を配布したり、事前審議をしてもらったりすることで、経営会議当日の話し合いがスムーズにできます。事前に資料を読んでもらっていれば、経営会議当日の説明も最小限で済むのです。

D.経営会議のルールを知り、効率的かつ生産的な話し合いをしよう！

経営会議では参加者と目的・その後の行動が重要視されます。意味のある経営会議にするためには、積極的に発言できる人や社内を熟知している人を集めるといいでしょう。また、目的を明確にして、最終目標に向けたアジェンダを作成することが大切です。さらに、事前に資料配布や事前審議を行い、効率的に会議を進めることも意識した方がいいでしょう。これを参考に、経営会議をしてみてください。