会議の進め方

ファシリテーターとは？ファシリテーションで会議の生産性アップ！

2020/9/17

ファシリテーターは、会議の質を左右する重要な役割です。ファシリテーターとは、会議やミーティングが生産的かつ効果的に進むように発言を促進し、意見を整理し、また参加者の合意形成をサポートする行為を表します。今回は、そんなファシリテーターの役割や必要性を解説していきます。

1. ファシリテーターとは？
2. ファシリテーターの会議での役割
3. ファシリテーターは会議の要

ファシリテーターとは？

ファシリテーターは、会議の質を左右する重要な役割です。
日頃の会議やミューティングでは、予定より時間がかかりすぎる、意見する人・しない人の差がある、アイディアが上手くまとまらないなど、会議の悩みを抱えている人は少なくありません。
会の進行役を担っている司会は、ファシリテーターのように会の参加者に発言を促すといった役割は多くありません。
ファシリテーションとは、会議などの場で参加者に発言を促したり話の流れをまとめたり、上手く事が運ぶよう舵取りすることです。集団での問題解決、アイディア出し、学習会など、様々な創造活動をサポートし促進していく働きを意味します。ファシリテーションを行う人のことをファシリテーターと呼び、会議で言えば進行役にあたります。

ファシリテーターの会議での役割

ファシリテーターとは、ファシリテーションのために動く中心的な人物を指します。会議や企画の予定をまとめ、段取りをとる役割と、集団の中の1人ひとりの考えを汲み取り整理を行っていく役割を担います。メンバー1人ひとりがファシリテーションを発揮するのはもちろん、会議や企画を整理してメンバー間でもわかりやすく物事を理解できるようにするためにはファシリテーターの存在が不可欠です。では、会議において、ファシリテーターの役割にはどのようなものがあるのでしょうか。

・会議や研修などの司会進行役
・会議の場の雰囲気を活発化
・参加者に発言を促すサポート役
・意見を絞り込み、まとめてゴールへ導く誘導役

会議や研修などの司会進行役

ファシリテーターの役割は、会の参加者の意見を整理、集約して、ゴールに導くこと。そのため、何を目的・ゴールにするのか、誰に参加してもらうか、どういうやり方で議論していくのかを設定し共有する事が必要になります。
どのような会議にしたいかというプランがチームづくりの土台になります。中でも大切なのがどのようなプロセスで会議を進めるかということです。会議の目的・ゴールや、チームの状態に応じて、問題解決のプロセスを考えることが会議成功の鍵になります。
また、あらかじめファシリテーターがゴールの設定と共有を行うことによって話が横にそれること、議論が収束しないという事態を防ぎ、会議の時間短縮が出来ます。

会議の場の雰囲気を活発化

ファシリテーターの促しによって、話しやすく、居心地のいい雰囲気を作ることができるため、「誰もが人の話に耳を傾けるようになる」「自分も意見を述べやすい雰囲気になる」といった空気感が自然と形成され参加者のモチベーションを向上させます。

参加者に発言を促すサポート役

ファシリテーターには、アイデアや意見を参加者から存分に引き出す場づくりが求められます。そのような雰囲気が実現できれば、より多くの意見が出され、付加価値の高い成果を生み出しやすくなります。

意見を絞り込み、まとめてゴールへ導く誘導役

ファシリテーターは、参加者に発言を促しながら、出たアイディアを整理して論点を絞り込んでいきます。ブレーンストーミングを利用してたくさんの意見が出た後、収束に苦労することがよくあります。そんな時でも円滑に合意形成を行うスキルが「n/5投票法」です。

出された意見の数を「n」として、アイデアを一人あたり5で割った数「n/5」の投票権を持ちます。例えば、出された意見が50アイデアあったとしたら、全員が10票分の投票権を持ちます。そして、全員が投票した結果、得票数の多い順にアイデアを3から5個抽出して話し合いを進めます。これによってどんなに多くの意見が出たとしても、短時間で話し合うべきアイデアを絞ることができます。また、参加者の合意形成を実現するためホワイトボードなどで視覚化しながら分かりやすい形にまとめていき共通認識を形成します。

ファシリテーターは会議の要

ビジネスの中で、会議やミーティングは欠かせない存在です。なかなか会議が上手くまとまらず苦労するかもしれませんがを円滑・効果的に進めることができたならば、仕事の生産性は大きく向上します。また、一見会議がまとまったように見えても、その実参加者の満足度は低いこともあります。ファシリテーターの力量は、いかに聞き役に徹することができるか、参加者の意見を引きだし、まとめ上げられるかにかかっています。
今回ご紹介したコツを頭にいれ、是非次回の会議に活かしてみてください。