サテライトオフィスとは、企業の本社や本拠地から離れたところに設置するオフィスのことです。

本社より通勤しやすいサテライトオフィスがあった場合、そこで働くことで通勤時間の縮小や交通費の削減に繋がります。

そのため、働き方改革の一つとして、サテライトオフィスを導入する企業も増えてきています。サテライトオフィスには自社専用だけでなく、他の企業と一緒に利用する共用型もあります。

サテライトオフィスの主なメリットとしては業務の効率が上がり、生産性の向上が期待できることが挙げられます。

また、働く場所に自由度があると、優秀な人材も確保しやすくなります。

サテライトオフィスの課題は大きく分けて「労務管理」と「セキュリティ」が挙げられます。

下記に具体的な課題の内容と対策をご紹介いたします。

サテライトオフィスの課題の一つとして、労務管理のしにくさがあります。

自社オフィスへ出勤する場合、始業時間と休憩時間・終業時間をしっかりと把握することが可能です。

しかし、サテライトオフィスの場合、それらの時間が分かりづらくなってしまいます。

ガイドラインの作成

まず対策として挙げられるのが、しっかりと勤務に関する取り決めをしておき、労務管理を行うことです。

特にサテライトオフィスで働く人は、始業時間や終業時間が通常とは異なる場合もあります。

移動中や休憩中のモバイルワークは就業に含めるのか否かなど、企業ごとにしっかりとガイドラインを作成しておきましょう。

勤怠管理システムなどの利用

サテライトオフィスで働く人の労務管理は、勤怠管理システムなどのツールを利用することが望ましいです。

自社オフィス内にいなくても、始業時間と休憩時間・終業時間の記録ができ、働いた時間の合計時間も計算できます。給与システムと連携しているツールもあり、利便性の高さが特徴です。

また、サテライトオフィスで労働時間を把握しづらくなった結果、長時間労働をしてしまう人も中にはいます。

長時間労働を防ぐためには勤怠管理システムを利用し、1日の就業時間を従業員が意識できるようにすると良いでしょう。

サテライトオフィスには、複数企業が一緒に利用する共用型サテライトオフィスもあります。

共用型の場合、施設の維持管理費などを抑えることができますが他の企業と共同で使うため、セキュリティ面での問題が発生する可能性も考えられます。

具体的には「USBメモリや紙資料の紛失」「クラウドからの情報漏洩」「盗聴や盗難などによる情報漏洩」「公共Wi-Fiでの情報漏洩」などが挙げられます。

自社専用のサテライトオフィスの導入

サテライトオフィスのセキュリティ面を強化させるためには、自社専用のサテライトオフィスを導入することが望ましいです。

オフィスの利用者を自社に限るだけでも一定のセキュリティを担保できるためです。

ただし、施設や資金が確保できず、共用型サテライトオフィスを利用する場合もあります。その際には、セキュリティ面で信用できる施設を利用しましょう。

ガイドラインの作成

USBメモリや紙媒体の紛失を防ぐためには、サテライトオフィスを利用する従業員の意識改革をすることが大切です。

具体的には自社内でガイドラインを作成し、オフィス外に出してはいけない資料を決めておくと良いでしょう。不必要に持ち出さないという決まりを作っておくと、紛失するリスクが低くなります。

また、クラウドからの情報漏洩はサテライトオフィスのセキュリティ面で大きな課題の一つです。基本的には管理者によって保全されていますが、情報漏洩が起こる場合もあります。

対策例としては、データにパスコードをつけることをガイドラインとして定め、流出を防ぐことが挙げられます。

覗き見の対策

サテライトオフィスの利用は悪意のある第三者からの被害もあるため、注意しましょう。

パソコンに覗き見防止用の液晶保護フィルムを装着すると、覗き見による情報漏洩を防ぐことが可能です。

ネットワークの対策

セキュリティが弱いネットワークに接続すると、通信した内容が漏れる可能性があります。

対策としては、企業がしっかりとWi-Fi機器を準備し、公共Wi-Fiを使わなくてもいい環境を整備するのがおすすめです。

サテライトオフィスを導入することで、従業員が働きやすい環境を提供できます。業務の効率が上がれば、企業の業績も上がりやすいでしょう。

ただし、サテライトオフィスのメリットだけでなく、課題と対策を理解することが必要です。

特に労務管理とセキュリティ面は、従業員の働き方や企業としての信用度にも関わるため、しっかりと対策する必要があります。

この記事を参考に、サテライトオフィスについて理解を深めてみてください。