対面会議とWeb会議どちらが適切?向き不向きの会議内容とは
2020/10/6

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今年に入ってからWeb会議が増えたという方も多いのではないでしょうか。新型コロナウイルスの影響により、今までは対面会議だけだった会社も在宅勤務者が増えたことで徐々にWeb会議に切り替わっています。

Web会議の機会が増える中で、対面会議が良かったという声もあるのではないでしょうか。対面会議にできてWeb会議にできないことはないと思われる方もいらっしゃるかもしれません。

しかし対面会議とWeb会議では形式が異なるため、それぞれに向いている会議内容とそうではない会議内容があります。

ここでは対面会議とWeb会議のメリット・デメリットと、それぞれに合った会議内容をご紹介します。

A.「対面会議」のメリット・デメリットは?

まずは対面会議のメリット・デメリットを整理していきましょう。

 A-1.「対面会議」のメリット

対面で集まって会議を行う1番のメリットは、表情や微妙な声のトーンなどを感じ取ることができ、繊細なコミュニケーションを取れる点です。

Web会議ではどうしてもモニター越しで相手の反応を伺うことになるため、真意を知ろうとするのは一苦労です。

 

相槌や質問、感想を伝えるといった些細な反応を返しやすいこともメリットの1つで、ディスカッションを活発に行いたい場合などにはやはり対面会議の方が向いていると言えるでしょう。

会議の進行役も参加者の顔色を見ながら発言を促したりすることもできるので、会議をスムーズに進められます。

 A-2.「対面会議」のデメリット

一方、対面会議のデメリットとしては、会議室の手配や参加者のスケジューリングなどといった調整に時間を取られる点です。

参加者を決めた後、人数に合わせた広さの会議室を参加者全員の予定が空いている日時で抑えなければいけないため、会議の開催者は調整が大変になります。移動時間なども加味しつつとなると、会議を開催する前の段階でヘトヘトになってしまうこともあるでしょう。

 

また、参加者の役職に合わせた座席表の作成、お茶や資料の印刷・投影準備、社外の打ち合わせであれば名刺の用意など、気を遣うことがWeb会議より増えるのもデメリットの1つと言えます。

B.「Web会議」のメリット・デメリットは?

続いて、「Web会議」のメリット・デメリットをご紹介いたします。

 B-1.「Web会議」のメリット

Web会議の一番のメリットは、なんといっても参加者の予定を合わせやすいことです。

直接1つの場所に集まる必要がないわけですから、移動時間を考慮したり、会議室を予約したりといったことは必要なく、スケジュールの調整がしやすいでしょう。

 

さらに、途中で参加者が増えてしまった場合でも広い会議室を取り直す必要などがありませんので、気軽に参加できる点もWeb会議の良さです。

 

また、資料を画面に表示させながら話ができることもWeb会議のメリットの1つです。

対面会議の場にプロジェクターで投影した場合は後ろの席の参加者が見えにくいといった問題や、手元に印刷資料を用意した場合は参加者それぞれが各々のペースで資料を見始めてしまうといったことが発生しがちです。

しかし、Web会議では画面上に表示することで同じページを見せることができるため、発表者が話したいペースに合わせて会議を進めることができます。

 B-2.「Web会議」のデメリット

一方、Web会議のデメリットはコミュニケーションや会話、雑談などが起きにくい点です。

1つの議題に対して参加者で議論をするような会議の場合、モニター越しだとなかなか発言がしにくかったり、相手の反応もわかりにくかったりなどなかなか議論が進まず、司会者のモデレーション力が必要になるケースがあります。

参加者が多ければ多いほど、一部の人しか発言しなくなってしまうといったことも起きがちです。

 

また、参加者の中に電波環境の悪い方がいると音声や映像が途切れてディスカッションが中断したり、発言者の周りの騒音で声がかき消されたりするなどして、会議のテンポが悪くなることがしばしば起こり得ます。

電波によって反応にタイムラグが発生するため、良かれと思って相槌を打つことでかえって発表者の発言を妨げることになってしまったり、複数人が同時に話し始めてしまったりすることもあるため、発表者以外はなかなか声を出しにくい空気になってしまいます。

C.「対面会議」と「Web会議」、どのように使い分けるべきか

これまでの内容を踏まえると、対面会議はコミュニケーションの取りやすさが強みのため、「議論・ディスカッションを活発に行いたいとき」に有効であり、Web会議は開催の容易さから、「大人数での報告・通知を行って共通認識を持ちたいとき」に有効だと言えます。

 

例えば、ある議題に対してアイデア出しを行う会議、問題の発見・解決を行うための会議、ワークショップなどといった意見交換やディスカッションをメインとする場合は、対面会議で開催した方が意見は活発に出てくる可能性があります。

 

また、1on1ミーティングなど部下と上司が一対一で行う面談も、対面会議で行った方がコミュニケーションが取りやすいでしょう。

 

さらに、大型案件の提案や役員に対して重要なプレゼンテーションを行う場合も、プレゼンテーション中に相手の反応を確認することができるため、可能な限り対面会議の方が好ましいです。

 

一方、部内の月次報告会、セミナーや勉強会、期初のキックオフミーティングなどといった一方的に大人数に向けた報告を行う場合は、Web会議で開催するとスムーズでしょう。

Web会議は録画機能も備わっていますので、欠席者には追ってコンテンツを共有することも簡単にできます。

D.会議の目的に合わせて使い分けよう

対面会議とWeb会議はそれぞれメリット・デメリットがあり、どちらかの方が優れているということはありません。

これらを理解した上でうまく使い分けを行えば、無駄のない会議を行うことができるでしょう。

そのためには、会議の目的を明確に設定することが大切です。なんとなく開催してきた会議も「何のための会議か」を改めて考え、対面会議・Web会議のどちらで開催するべきかを検討してみましょう。

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