zoomなどで常時接続したテレビ会議システムの活用法とは?
2021/8/31

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近年のテレワーク導入に伴い、離れた相手との連絡手段に悩む方も多いのではないでしょうか?
今までの電話やメールに加え、zoomなどを利用したweb会議を取り入れる企業も増えましたが、どれも一時的な連絡手段としては良いものの、同じ場所で仕事をしていた時のように、いつでも相手の様子を確認できるものではございません。
そこで今注目されているものが、複数拠点で常時テレビ会議を接続する「常時接続」という方法でのweb会議で「オンラインオフィス」とも呼ばれることもあります。
ここでは、「テレビ会議の常時接続は何か」「常時接続するメリット」「使えるシーン」などについて紹介します。

常時接続とは?

Zoomなどを利用した従来のテレビ会議やWeb会議では、会議の時だけ一時的に接続する使い方が一般的でしたが、常時接続はその名の通り、テレビ会議をつないで互いの映像を常に表示させる状態のことを指します。
常時接続は会議室ではなく、オフィスフロアにモニターを設置して互いの映像をいつでも確認できる状態にするのが一般的ですが、オフィスだけでなく、テレワーク中のスタッフがいれば、そのスタッフも常時接続中の通信に接続し、オフィスに様子を常に見せるような使い方など、オフィス空間や働き方の多様化で様々な場面で利用されています。

常時接続の活用方法

では、具体的にどのようなシーンでの利用が増えているのかご紹介いたします。

朝礼
朝礼を拠点ごと、部署ごとではなく全社員一緒におこなうことができます。本社からすべての拠点、すべての従業員に同時に連絡事項を伝えることも可能なので、対面で仕事をしていた時と同様に業務が滞ることなく、風通しの良い環境を作ることができます。

会議・ミーティング
常時接続されているのでいつでもすぐに会議やミーティングを開催できます。
今までのweb会議は、会議用のコードを発行し、参加者に共有するなど事前準備が必ず必要でした。
しかし、常時接続している場合は時間指定の会議はもちろんのこと、日々発生する小さな相談事まで手軽に相談することが可能です。
管理者や責任者が離れた拠点にいても必要な業務指示をすぐに現場のスタッフに与えることができ、さらに映像でその指示が実際におこなわれているかどうか確認することもとなります。

社員研修・セミナー
常時接続で全拠点で映像・音声をやり取りできるので、各拠点それぞれで研修会を開く、セミナー講師を派遣する必要がありません。それぞれの拠点から出される質問とその回答も他の拠点と常時共有できます。それにより拠点ごとで研修やセミナーの内容に差が出るということもありません。

面接
離れた場所に住む候補者にわざわざ面接のために本社に出向いてもらう必要がありません。テレビ会議システムが備えられている拠点に来てもらい、画面越しに面接できるので、優秀な人材を幅広い地域から探すことが可能になります。
また、採用後も常時接続を利用し、離れた地域で業務を進めることも可能です。

無人受付
訪問者が少ない拠点や人手が不足している拠点では、モニター横に呼出ボタンや人勧センサーを組み合わせることで、本社の受付対応と接続し接客することが可能です。双方の映像と音声がつながっているので、あたかも目の前に受付スタッフがいるかのように来客対応を行うことが可能です。

取引先との商談やアフターサービス
常時接続のテレビ会議システムの中には、パソコンやタブレットからも接続できるものがあります。デバイスを選ばないので、営業スタッフが外出先にタブレットなどを持っていき、本社や他の拠点にいる技術スタッフが取引先や顧客に製品の内容や取扱方法について説明してもらうという使い方も可能となります。

常時接続のメリット

常時接続のテレビ会議システムは離れている拠点同士が映像と音声の両方でいつもつながるという特徴があります。
では実際にメリットをご紹介いたします。

社内コミュニケーションの促進
オフィスや働く場所が離れている場合、映像情報が無ければ当然、今どのような様子なのか状況掴みづらいですが、常時接続であれば、まるで直ぐ近くにいるような状態になります。画面を見ると相手の様子も直ぐに分かり、声をかけるタイミングなども明確で仕事もスムーズに進みます。
他拠点にいる管理職は、今まで出張の機会でしか直接的なコミュニケーションをはかる機会がありませんでしたが、画面越しに見えていることによりも、よりコミュニケーションが取りやすくなります。
また今のご時世、社歴の浅い社員であったとしてもテレワークを余儀なくされることが増えました。その場合も常時上司と映像が繋がることで、お互い声をかけやすくなるなど「置き去り感」「不安感」を払拭できます。

リアルタイムの情報共有
即時に判断が必要な業務も、常時画面や状況を共有することで即時対応することが可能です。時間ロスを抑えることができるので、業務効率面でも非常に高い効果が得られるでしょう。
他にも、複数の拠点で従業員が同じ業務をおこなっていれば、離れている拠点の従業員同士で必要な情報を共有することも可能です。

コスト削減
会議や面接、研修などをzoomなどのweb会議ツールを利用することにより、交通費や宿泊費をかけて移動する必要がなくなります。
また、移動時間の削減にもつながり、一石二鳥となります。

場所に縛られない人材配置が可能
人事配置で拠点の括り問題が無くなる人材の人事配置を行う場合、スタッフが所属する拠点配置も検討事項に入るのではないでしょうか。場合によっては、スタッフの所属拠点の異動が発生しますが、スタッフによっては異動が難しく適材・適所が上手くいかない場合もあります。
しかし常時接続であれば、その問題の解消になるかもしれません。
異動の必要が無くなり、人材配置の制限から開放されるからです。適材・適所の人事配置ができれば、会社としても事業構想を練りやすくなるはずです。

オフィスが違うと社員同士のコミュニケーションはどうしても薄れます。しかし常時接続であれば、たとえ離れていても一緒に働いていることが自然と感じられるようになります。よく聞く、「本社からは置き去りにされている感」や「他人事感」が無くなり一体感が生まれるのは会社にとって非常に大きなプラスになるはずです

常時接続のデメリット

常時接続のビデオ会議にはデメリットもいくつかありますので、ご紹介いたします。

監視されているように感じる
テレビ会議の常時接続を提案するときに良く聞くのが、「監視されている感」が出て窮屈という声です。これは確かにあるかもしれませんが、多くの場合気になるのは最初だけです。
防犯カメラのような監視状態は一方的だからという点が大きいですが、常時接続は常に互いが見えて会話ができる状態なので、むしろ安心感が大きくなります。
常時接続を導入し、慣れるまではお互いに意識をするかもしれませんが、職場で隣同士仕事をするときと同様に、時間が経つにつれ必要な時だけ見るような状態になり、自然と日常に溶け込む場合が多いです。

常時接続専用機器の導入コスト
Web会議はネット環境とパソコン・タブレット・スマホなどの端末さえあればすぐに開くことができます。
しかし常時接続のテレビ会議は高画質・高音質での安定した接続を実現させるために、専用機器、モニター、カメラ、マイクスピーカーなどの設備が必要となり、常時接続のビデオ会議にはWeb会議と比較すると導入コストがかかるというデメリットがあります。

常時接続可能なツールとは?

今までのweb会議と常時接続の違いは、接続時間が「一時的」か「常時」なのかということですが、一時的なweb会議は利用されたことのある方も多いのではないでしょうか?
その際によく耳にする「zoom」というツールも実は常時接続が可能です。
では実際に常時接続にはどのようなものがあるのかご紹介いたします。

Zoom

まずは冒頭でもご紹介したzoomです。
こちらは無料でアカウントを取得した場合、2人であれば最大24時間、3人以上の場合は40分までweb会議を行うことができます。
また、会議のURLを発行するホストが有料ライセンスを保持している場合は、会議に参加するメンバーは無料アカウントであっても24時間接続することが可能となります。

認知度が高く、利用したことのある人も多いので、他社クライアントとの打ち合わせなどでは導入ハードルが低いのも特徴です。

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Fresh Voice

FreshVoiceは、常時接続で運用できる唯一の多拠点Web会議システムです。製品はクラウドタイプとオンプレミスタイプの2種類があり、なんと最大250拠点を同時に接続することができます。
さらに、すべての拠点において全画面表示ができ、遅延のないクリアな音声、シンプルでわかりやすいインターフェース、便利で多彩な機能など、他社と比較すると使い勝手の良さへのこだわりが特徴です。
もちろん、サポート体制も手厚くなっています。iPhoneでも使えるので外出先の営業さんなどともコミュニケーションがとれます。
費用は、一拠点につき3,000円~(税別)となります。

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sMeeting

こちらはドコモによるでクラウド型のweb会議サービスです。
ドコモのグループなのでその実績に信頼感が持てます。
特徴は、音声圧縮コーデックにOpusを採用したクリアな音声、簡単な操作、モバイルデバイス対応、そしてセキュリティ面の強さです。セキュリティが気になる人には特によく選ばれています。
料金プランは25ライセンスのスタンダード、10ライセンスのライト、5ライセンスのスーパーライトがあります。

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常時接続web会議のまとめ

テレビ会議の活用シーンや、メリット・デメリット、常時接続ツールを紹介しましたがいかがでしたでしょうか。
複数の拠点を常時接続し、高品質の音声と映像でやり取りできるので、離れていても同じオフィスで働くような感覚が生まれ、対面で仕事をしていた時と同じように社内コミュニケーションが活発化するというメリットが生まれます。
また、常時接続のテレビ会議では、わざわざ会議を開くためにアプリやWebブラウザを開く必要もありません。相手の様子を観察し話せる状況にあればいつでも気軽に声を掛けることが可能です。
導入にはコストも必要ですが、本社から離れている拠点の従業員やリモートワークで働く従業員も含め、社内連帯感を強めることが可能です。会社に複数の拠点がある、リモートワークの従業員がいるといった状況でも、社内コミュニケーションや従業員の会社へのエンゲージメントを強化したいという希望があれば常時接続のテレビ会議システムがおすすめです。
まだまだ続くであろうコロナ渦の生活。
初めの一歩はハードルが高く感じますが、新たな働き方、会社のあり方を確立させ、withコロナ時代を生き抜きましょう。

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