会議の進め方

会議の効率化をはかる、7つの重要ポイントとは

2021/1/1

関係者間の認識を統一するための会議は必要不可欠なものですが、時間を無駄に使っている会議が少なくありません。重要な報告や話し合いは僅かな時間しか行われず、他の時間は会議以外の事で時間を潰していたり、居眠りする人などもいるようです。

これでは、忙しい時間を割いて会議に出席する意欲も薄れてしまいますし、積極的に発言する人もいなくなってしまいます。さらに、参加する人達の人件費に加えて、会議室などの施設を使用するための費用・交通費・資料を作成するための費用などが有効に使われない事になりますし、本来決定される事柄も日程通りに決まらずに、スケジュールの遅れの原因となってしまうでしょう。無駄な会議を行うと、このような問題が生じる事に注意しなくてはなりません。

会議を効率的に行うポイントには大きく分けて、

A. 会議の前の「事前準備」による効率化ポイント
B. 会議中の「工夫に」による効率化ポイント

の２つがあります。

ここでは、それぞれの効率化ポイントについて、詳しくご説明させていただきます。

1. ■A .会議を効率的に行う「事前準備」のポイント
2. ■B. 会議を効率的に行う「会議中」のポイント

■A .会議を効率的に行う「事前準備」のポイント

無駄な会議とならないように効率的に行うためのポイントとしては、

１）会議に参加する人を厳選する
２）事前に資料を届けておく
３）会議のアジェンダを理解してもらう
４）明確なゴールを設定しておく

が挙げられます。これらを、会議を行う前に十分な用意をしておく事が大切です。

～会議に参加する人を厳選する～

関係者全員を集めて会議を行う事が多いですが、参加者の数に比例してコストが増える事に注意しなくてはなりません。関係者を数多く集めれば良いという考え方は、改める必要があります。無駄を省くためには、必要最小限の人数で会議を開催するようにしましょう。また、参加者が多過ぎると活発に議論が行われず、大事な事を決めるのに必要以上に時間が掛かってしまいます。会議に目的などを考えて、必要な人だけに参加してもらうようにしましょう。会議に参加しなかった関係者には会議の内容を連絡して、決定事項などを周知するようにします。もしも、内容に疑問や質問がある場合には、個別に対応するようにしましょう。会議に参加しなかった人についても、しっかりと対応する事が大切です。

～事前に資料を届けておく～

予め参加者に資料を届けておかないと、会議中に資料に目を通すだけで精一杯になってしまい、他の人に意見に耳を傾けて議論をする余裕がなくなってしまいます。資料は会議前に目を通す事ができるように、事前に参加者に配布するようにしましょう。会議中に資料を確認する時間を省けるので効率的な会議ができますし、事前に資料の内容を検討する事も可能となります。できれば会議が行われる数日前には、参加者全員に資料が届くように準備しましょう。

～会議のアジェンダを理解してもらう～

会議のアジェンダを、十分に理解しておいてもらう事も重要です。アジェンダを理解していない人が会議に参加すると、議題とは関係のない発言をしてしまい、会議の進行を遅らせてしまいます。特に肩書のある人などは影響力があるために、発言を無視する訳にもいかず、無駄な時間を使ってしまうでしょう。そのため、会議を効率的に行うために、参加者全員にアジェンダを理解してもらって、無駄な議論や発言がされないように注意する必要があります。

～明確なゴールを設定しておく～

ただ関係者が一堂に集まって、話し合いをするだけでは意味がありません。はっきりとしたアウトプットが出ないようでは会議をしても無駄なので、事前に明確なゴールを設定しましょう。参加者全員が設定した目標が達成できるように、できるだけ具体的で分かりやすいゴールを設定する事が大切です。ゴールを設定する事で、無駄な議論を控えてアジェンダに従った議会進行が可能となります。

■B. 会議を効率的に行う「会議中」のポイント

事前の準備をしましたら、無駄のない会議にするために、

１）進行役が効率的に会議を進める
２）会議の内容を視覚化する
３）議事録を作って、その場で合意を取る

といった工夫をして会議を行わなくてはなりません。

～進行役が効率的に会議を進める～

アジェンダに従って会議を進めるために、進行役を決めましょう。進行役を務める人は、議論に参加せず会議を予定通りに進める事だけに専念します。個人的に言いたい事があっても議論に参加せずに、会議の進行を優先するのが進行役の役目です。進行役は会議の内容や時間を確認して、会議全体の進行に気を配る必要があります。そして、進行役がいる事によって特定の人だけが発言したり、アジェンダに反する方向に議論が発展するのを防ぐのも役目の一つです。肩書のある人や影響力のある人の発言が長引いた時にも、しっかりと注意しなくてはなりません。例外を許してしまうと自由に発言ができなくなって、発言する人が固定されてしまいます。

～会議の内容を視覚化する～

会議を進めていくと、現在の状況が分からなくなって無駄な議論をしてしまいがちです。口頭のやり取りだけでは複雑な内容を説明するのは難しいので、ホワイトボードやプロジェクターなどを使いましょう。情報を視覚化する事で、会議が脱線したり混乱するのを防ぐ事ができます。参加者の発言だけで議会を進めようとしないで、積極的に会議の内容を視覚化するために機器を使いましょう。

～議事録を作って、その場で合意を取る～

会議で決定した事でも、明確な記録を残しておかないと、後で言った、言わないなどの問題が発生する可能性があります。会議で決めた内容が無効になってしまうと、会議をした事が無駄になってしまいますので、このような問題が起きるのを避けなくてはなりません。会議で結論が出た事については、その場で合意を取って議事録に記録しておくのが一番です。合意を取って議事録を作っておけば、誰も異議を唱える事はできないでしょう。このように、会議中にその場で決定できるように、物事を決定する権限のある人が参加する事も重要となります。

この他にも、会議を効率的に進行するために、

「長時間の会議を禁止する」
「他の作業ができないようにパソコンやスマートフォンなどの機器の持ち込みを禁止する」
「椅子を使わずに、立ったままで会議する」

などの工夫をしている企業もあります。会議の内容や参加者なども事を詳細に検討して、独自の会議を効率化する方法を考案する事ができるでしょう。

会議に関する無駄を省いたり、効率的に会議を進行するための努力をする事で、大きな成果を挙げる事ができます。会議にはコストと時間を費やすものである事を意識して、より有効な方法で行わなくてはなりません。無意味な会議を続けているとコストなどを無駄使いするだけではなく、関係者の意欲も削いでしまいます。今まで開催してきた会議の内容を振り返って、改善する余地がないかを考えてみましょう。