会議の進め方

貸し会議室の利用方法とは？初めて利用する方へ、手順と注意点をご紹介！

2021/1/1

社内の会議室を使わずに、貸し会議室で会議や企業説明会などを行う会社が増えています。貸し会議室は設備が整っているので、参加者が多数いても落ち着いて会議などを行えるのが人気の理由ですが、実際に貸し会議室を利用しようとすると、どのようにすれば良いのか分からない人も多いようです。

社内の会議室であれば、会議室を管理する部署に連絡をしたり、予約システムを利用して必要な項目を入力するだけで済みますが、社外の貸し会議室を借りる場合は、会議室の規模・アクセス・予約方法・料金・支払い方法などを調べてから理解した上で、きちんと理解してから利用しなくてはなりません。初めて貸し会議室を利用する場合は、社内の会議室を利用する気分で利用してしまいがちですが、利用方法や規約などを十分に理解しておかないと、トラブルの原因となってしまいます。貸し会議室ごとに細かい利用方法は異なりますが、大まかな利用手順を理解しておきましょう。

1. ～予約までの流れと注意点～
2. ～予約から当日の流れと注意点～
3. ～返却までの流れと注意点～

～予約までの流れと注意点～

■予約までの流れ
貸し会議室を利用するのは、まず予約を取らなくてはなりませんが、利用したい日時に空いているかを確認する必要があります。貸し会議室を運営している業者に直接連絡をしたり、インターネット上から空き状況を確認して、利用したい日時に使えるかを確認して下さい。最近は、WEBサイト上に会議室の利用状況を詳しく掲載している業者が多いので、インターネットを利用した方が簡単に調べられます。使いたい会議室が空いているようなら、直ぐに予約できますが、利用規約や料金などについて書かれたものを読んで、内容を十分に理解しておきましょう。

利用規約上問題となるような事をすれば、利用できなくなってしまいますし、基本料に含まれていると思っていいたもので、追加料金を請求される事になります。疑問を感じたり良く分からない事については、貸し会議室の運営者に質問をして、しっかりと理解しておかなくてはなりません。

■予約のキャンセルについて
利用方法などについて理解しましたら予約する事になりますが、予約してからキャンセルすると、キャンセル料を支払う必要がでてしまうので、会議などの具体的なスケジュールなどを確かなものとしてから予約するようにしましょう。キャンセルできない会議室もありますから、利用する事が確実になってから予約しなくてはなりません。

もしも、予約をキャンセルしなくてはならない時は、なるべく早くキャンセルの連絡をするようにして下さい。一般的には利用日近くにキャンセルする程、キャンセル料が高額となります。利用する日の数日前にキャンセルした場合は、正規の利用料金と同額のキャンセル料が発生する事もありますので、会議などのスケジュールが変更になった時は、迅速にキャンセルの連絡を入れるようにしましょう。

キャンセルする事が決まっているのに、連絡が遅くなるとキャンセル料が高額となるばかりではなく、信頼問題にも発展して、以後の利用にも支障が生じる可能性があります。予定が変更にならないように、しっかりとスケジュール管理をする事も大切ですが、キャンセルする必要が生じた時は、素早く行動するようにしましょう。

～予約から当日の流れと注意点～

■会議室の料金の支払いについて
貸し会議室の予約を取りましたら、利用する日までに料金の支払いをしなくてはなりません。貸し会議室を運営する業者によっては、利用した後に料金の支払いをする事もありますが、事前に利用料金を支払うのが一般的です。

支払い方法についても、現金・クレジットカード・銀行振り込みなど、業者毎に異なります。支払わなくてはならない利用料金の金額と支払い方法を確かめて、期日までに間違いなく支払うようにして下さい。きちんちと料金を支払っていないと、予約していても利用できない状況になってしまいます。予約していた日に会場に行って、料金未払いのために使用できないという事にならないように、料金の支払いについては、しっかりと確認しておくようにしましょう。

■資材の搬入や準備について
間違いなく予約をして料金の支払いを済ませると、貸し会議室が利用可能となりますが、何時でも行って利用して良い訳ではありません。予約日前に、資材の搬入や室内の用意をしたい時は、貸し会議室を運営する業者の了承を得る必要があります。予約した会議室のスケジュールが空いているようなら、予約日前でも入室して準備できるかもしれませんが、他に利用する人がいたり利用規約で禁止される場合は、予約した日の限られた時間しか利用する事ができません。事前に大掛かりな準備が必要となる時は、数日前から利用できる貸し会議室を探すようにしましょう。

■参加者への連絡について
貸し会議室の予約と並行して行わなくてはならないのが、会議参加者への連絡です。会議室へのアクセス方法や会議の始まる時間を、明確に伝えなくてはなりません。連絡した内容が誤っていたり不明瞭だと、予定通りに会議が始められずに時間を無駄にしてしまいます。貸し会議室の利用は時間が限られていますから、時間一杯使うためには参加者全員に、時間通りに来場してもらわなくてはなりません。会場の住所を教えるだけではなく、使用する交通機関を具体的に記載したり、最寄りの駅からのアクセス方法をイラストで説明するなど、迷わずに来場できるように連絡しておきましょう。

～返却までの流れと注意点～

会議の参加者が全員来場して会議が始められる状態になれば、後はスケジュールに従って会議などを進行して下さい。なかなか予定通りに進行できずに、時間が足りなくなった場合でも、何とか時間内に終了させるようにしましょう。予定した内容が終了しましたら、全員に会場から退出してもらって下さい。

■返却の際の注意点
使用を終えた貸し会議室は、用意した設備などを撤去して綺麗な状態で、返却する必要があります。手際良く、借りる前の状態に戻すようにしましょう。利用可能な時間は、後片付けを含めた時間となっていますので、時間内に作業が終了するようにスケジュールを組んで下さい。

後片付けの作業時間を取っていないと、次に会議室を利用する人達が直ぐに使えずに、迷惑を掛けてしまいます。ある程度余裕を持って次に利用者に渡せるようにしましょう。

以上の流れが、貸し会議室の利用方法となります。それぞれの貸し会議室毎に、細かいルールに違いがありますので、事前にしっかりと確認するようにして下さい。