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1【会議を成功させる秘訣】

会議の上手な進め方とは?「目的・ゴールの設定」「ファシリテーターの参加」が重要!

会議の上手な進め方とは?「目的・ゴールの設定」「ファシリテーターの参加」が重要!

会議を行う際、「関係者を集めて会議をすれば何らかの成果が出るだろう」と考える人もいるようですが、そのような方法では費用と時間を使うばかりで大した成果を期待する事は出来ません。会議を成功させるには、どのように会議を進めるか検討し、事前準備を行っておく必要があります。

会議をするには、出席する人の人件費と会議室やプロジェクターなどの設備を使用するための費用が掛かりますので、「成果が出せない会議」は大きな損失となるでしょう。

コストを削減しなくては生き残る事が出来ない企業が多い中で、会議で費用と時間を無駄にするのは大きな問題です。では、会議を成功させるためには、どのような準備をしてどのように会議を進めれば良いのかを考えてみましょう。

~「目的」と「ゴール」が重要~


まず会議を開く事を決めた時に検討しなくてはならないのは、「会議の目的とゴール」です。

会議を行う目的としては、

  • 「状況を報告したり、指示を出すなど重要な事を伝える」
  • 「新しい提案を行って承認を得たり、検討してもらう」
  • 「今までにない斬新なアイデアを生み出す」
  • 「重要な事を決定する」

などがあります。

会議の目的がハッキリとしていないと、いくら時間を使っても結論を出す事が出来ません。何をする会議なのかを、出来るだけ具体的にしましょう。

会議の目的が決まりましたら、次はゴールを決めます。目的が決まっていてもゴールが分からないのでは、延々と会議を続けて時間を浪費してしまうでしょう。会議のゴールを決める事は、会議で何処までやるのかを明確にする事です。会議のゴールについては、有効な方法を決める、改良案を三つ考え出すなど、出来るだけ具体的な事を決めましょう。

会議の参加者についても「適切な人」を選ぶ必要があります。ただ関係者であるというだけで参加者を選んでいたのでは人数が増えるばかりで、活発な議論をする事は出来ないでしょう。無駄な議論をせずに結論を出すためには、少人数で議論を行うのが良いでしょう。

無駄に人数が多いと議論の方向性が定まらず、時間ばかりを費やしてしまいます。会議に欠かせない人が誰かをしっかりと検討すると共に、会議に不要に思われる人がいないかも事前に調べておきましょう。


~会議の活性化に必要!ファシリテーターとは~


目的・ゴール・参加者などを十分に検討すれば、会議を成功させる条件が整いましたが、実際の会議では常に活発な議論が行われるとは限りません。なかなか発言が活発化せずに、時間だけが過ぎてしまう事もあります。そのような事態に対処するために、会議の進行役である「ファシリテーター」を用意しましょう。

会議などの集団活動がスムーズに進むように支援する事を「ファシリテーション」と呼びますが、ファシリテーションを専門に行うのがファシリテーターです。

ファシリテーターは会議に参加して、進行を専門に行います。会議で多種多様な意見が出て混乱した時は、議論が適切な方向に向かうように訂正したり、なかなか議論が活発化しない時は参加者が発言しやすい雰囲気を作るのがファシリテーターの役目です。ファシリテーターがいる事で、参加者は発言しやすくなり効率的に会議が出来るようになるでしょう。

~ファシリテーターの役目と注意点~


ファシリテーターは、「中立的な立場で会議を進めること」が役目です。ファシリテーターの考えている通りに会議を進行しようとすると、会議参加者は自由に自分の意見を言う事が出来ないので、会議を開く意味がなくなってしまいます。あくまでもファシリテーターは会議の進行を助けて、有意義な成果が出るようにするのが目的である事に注意しましょう。

自分の意見を主張したい場合は、ファシリテーターをする事は控えなくてはなりません。ファシリテーターは会議全体の進行に目を光らせて、会議の流れを適切な方向に導くのが役目である事を忘れないようにして下さい。

さらに、予定されている会議の時間内に、会議が終わるように配慮する必要もあります。会議に参加している人は、会議全体の事を考えて時間配分などを気にしている余裕はありませんから、ファシリテーターがきちんと時間管理をしなくてはなりません。

会議で話し合うべき事と時間経過を見比べて、時間が掛かり過ぎているようであれば結論を出すように急がせ、発言数が少なく議論が十分に行われていない時は、発言を促して議論を活発化させます。ファシリテーターは会議を時間通りに行って十分な成果を出さなくてはならないので、事前に会議の内容や予定時間などを検討して、会議の主催者と内容を話し合っておく必要もあるでしょう。内容を詰め込み過ぎたりしないように配慮したり、議論しやすいように話し合う議題の順番を工夫する必要があります。

そして、「民主的な方法によって議決を行う事」も、ファシリテーターの役目です。肩書のある人や発言の多い人の意見によって会議の内容が決められてしまいそうな時は、ファシリテーターが民主的な方法によって決める結論を決まるように、会議を進行しなくてはなりません。企業活動などでは、上役や取引先などの発言力のある人によって、強引に結論が決まってしまう事も少なくないので、そのような事がないようにファシリテーターが注意する必要があります。


~個人的な意見を抑えて、会議進行に専念することが大切~


このようにファシリテーターは会議の進行を司り、方向性を決める事も出来る重要な役目をしていますので、その役目を認識して注意深く会議に参加しなくてはなりません。ファシリテーターは、他の会議参加者とは立場が違いますので、少し離れた立場にいるように心掛けて下さい。他の参加者と一緒になって話し合いに夢中になったのでは、中立な立場を維持する事は出来ませんし、会議の進行をコントロールする事も出来ません。会議の内容について提案したい事があっても、ファシリテーターである事を意識して個人的な意見を抑えて、会議を進行する事に専念して下さい。


このように、特定人や意見にとらわれる事なく、参加者全員が意見を述べやすいように、配慮していくのがファシリテーターの務めです。しかし、時にはネガティブな意見が全体を支配するような場合には、前向きな意見が出やすくなるように積極的に会議を引っ張っていく事が求められます。

ファシリテーターには様々な能力が求められますが、会議を円滑に進めて有益な成果を出すためにも、是非一度、会議の進行にファシリテーターを参加させてみてはいかがでしょうか。

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