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4【貸し会議室の探し方から活用方法まで】

貸し会議室は割引利用で料金がお得に!色々用意されている割引プランをご紹介!

1990年代後半から注目を集めるようになった持たない経営の影響もあって、できるだけ不動産や設備を所有しないようにする企業が増えました。この傾向は、オフィスや生産設備などの購入を控えるだけではなく、事務所などを借りる場合でも必要最低限の設備だけを用意するようになっています。特に頻繁に使用しない会議室については、オフィス内にスペースを確保するよりも、貸し会議室を利用した方が効率的だと考える企業が少なくありません。そのため、貸し会議室を使う企業が増加していますが、利用する回数が増える程、料金が増加する事が問題となってきます。

規模の小さな会議室や設備の整っていない低価格の会議室を借りればコストを削減できますが、貸し会議室のグレードを下げると、参加者の意欲が下がって、活発な意見交換が行われない可能性があるでしょう。そのため、十分に設備の整った貸し会議室を、如何にして安く利用するのかを考える必要が出てきます。貸し会議室を運営している業者と料金の交渉をしても、上手く値下げしてもらうのは難しいので、最初から割引サービスを用意している貸し会議室を探すようにしましょう。

~貸し会議室のお得な割引を活用しよう!~


最近は貸し会議室の数も増えて競争も激しくなり、独自の設備やサービスを提供して差別化する他に、料金を割引くサービスのある貸し会議室も少なくありません。貸し会議室の割引サービスは、運営会社のWEBサイトやパンフレットなどに紹介されていますので、利用する貸し会議室を探す時は、立地・アクセス・料金などと一緒にチェックするようにしましょう。

~よくある割引の種類(早朝割引、複数割引、直前割引、長期割引)~


よくある貸し会議室の割引としては、早朝割引・複数割引・直前割引・長期割引などがあります。

■早朝割引
早朝割引は、利用する人の少ない朝早い時間帯の料金を割引するサービスです。早朝割引の対象となる時間帯や割引額は業者により異なり、午前9時から12時でも早朝としている場合もありますので、一般的な会社でも無理なく利用できるでしょう。早朝割引を利用して会議を行うとコストが削減できるだけはなく、日常の業務に影響を与えずに、ゆっくりと会議ができるというメリットもあります。

■複数割引
複数割引は、一定期間内に所定の回数以上利用すると適用される割引サービスです。何時も同じ規模の会議をするのであれば、会議する場所をあちこち変えずに1か所に決めれば、参加者も戸惑う事がなくなり割引によって料金も安くなります。利用回数が増えるに従って、割引率も良くなっていく事もありますから、使う貸し会議室はあまり変更しない方がお得になるでしょう。

■直前割引
直前割引は、利用する人がいない会議室を通常料金よりも割安で貸すサービスです。貸し会議室側としては、空いたままにしているよりも、安い料金でも使ってもらった方が良いと考えるために行われます。但し、直前割引が適用されるのが利用日の数日前となるので、長期的なスケジュールを組んで利用できない点がデメリットです。ある程度、直前割引が行われる傾向を掴んでおけば、利用しやすいサービスとなるでしょう。最近はWEBサイト上で会議室の運用状況や割引内容を教えてくれる業者も多いので、定期的にサイトを訪れれば有益な情報が手に入ります。

■長期割引
長期割引は、一定期間連続して利用する時に適用される割引サービスです。数日間集中して行う会議時や長期研修などをする時に、利用すると良いでしょう。継続して使用すれば長期割引の対象となりますから、内容の異なる会議や催し物を同じ貸し会議室で行えばコストを削減できます。このような割引サービスを提供してくれる貸し会議室はたくさんありますので、良く調べた上で利用すれば、自社内に会議室スペースを作るよりも、割安で済む可能性もあるでしょう。

~その他、割引の種類(初回割引/お試し割引、期間限定割引)~


さらに、初回割引・お試し割引・期間限定割引などの割引サービスをしている貸し会議室もあります。初回割引やお試し割引は、その貸し会議室を初めて利用する時に適用される割引サービスです。

■初回割引/お試し割引
初回割引・お試し割引は、通常料金よりも大幅に割引いた金額となる事がほとんどで、新しい貸し会議室などが顧客を集めるために行われます。最初に1回だけしか料金を割引いてくれませんが、貸し会議室の内容を確かめるには最適なサービスです。貸し会議室の内容は、実際に利用してみないと分からない事が多いので、会議室を探している時は、この割引サービスを使ってみると良いでしょう。

■期間限定割引
期間限定割引は、貸し会議室の空きの多い時期に限定して行われる割引です。どの企業も貸し会議室を利用したい入社式や株主総会の時期には利用できない割引サービスですが、料金が安くなりますから積極的に利用したいサービスといえるでしょう。事前に期間限定割引が行われる時期が分かるのであれば、その時期に会議やセミナーなどを行うように計画を立てるとコスト削減に役立ちます。初回割引や期間限定割引などは割引される期間が短いので、常に新しい情報を探すようにして下さい。

インターネットで検索をして、近くの貸し会議室で期間限定の割引をしている事が分かっても、期限が過ぎていたのでは意味がありません。期間限定の割引サービスだけではなく、新規サービスの開始や利用規約の改定などの情報も更新されますので、日常的に利用を予定している貸し会議室についての情報を、チェックする習慣を付けましょう。

■その他の割引
他にも、貸し会議室の無料会員に登録するだけで割引が適用されたり、学生やNPOが利用すると割引してくれるサービスなど、次々に新しい割引制度が誕生しています。同じ貸し会議室を利用するだけでなく、どのような割引サービスが利用できるのか情報収集を怠ってはいけません。

同じ貸し会議室を利用するのでも、割引を利用しないと料金に大きな差が生じます。貸し会議室の利用回数が多い場合は、利用料金の負担を減らすために、割引サービスの利用は欠かせないものと言えるでしょう。

割引サービスの有無だけで、貸し会議室を選ぶのも問題ですが、同程度の貸し会議室であれば、割引サービスがある方を利用するようにするべきです。割引サービスのある貸し会議室の方がコストを削減できるだけではなく、それ以外のサービスについても意欲的に取り組んでいる事が多いでしょう。

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