会議の議事録作成のコツとは?これだけは抑えたい5つのポイントをご紹介
2020/2/10

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議事録を取っている会議はあっても、それを有効活用できる議事録をとれている方は少ないのではないでしょうか。議事録は重要だとだれもが理解していても、議事録をおさえることを忘れてしまったり、せっかく作っても見返すことをしなかったりするなど本来の目的を果たせているのか疑わしいことも多くあるかと思います。

ここでは初めて議事録の係を任された人でもわかりやすく、議事録作成のコツをご紹介します。

A.議事録をとる目的について

そもそも議事録はどういった目的のために作成されるのでしょうか。

目的を理解しないまま議事録を作成しても、使いやすいものが出来上がるはずもありません。改めて議事録の意義や役割から考えてみましょう。

 

議事録の目的を大別すると下記の3つに分けられます。

 A-1.会議の経緯を不参加者に共有

1つ目はなんらかの事情で会議に参加することができなかった方に、会議の経緯を共有することにあります。特に重要なのは会議の「結果」だけ共有するのではなく「経緯」を共有することにあります。

 

会議の内容を結果だけ伝えるのは不十分

結果だけの告知だと、どういった理由で決められた事柄なのかが伝わらず、会議不参加者が十分な理解のないまま物事が進行してしまう恐れがあります。会議の中でどういった議論がなされたか、検討された事柄を共有してはじめて、不参加の人は認識を同じにすることができるでしょう。

 

しかし、多くの時間を費やして進行する会議の内容を不参加者にすべて同等に共有することは非常に難しいです。特に人伝で共有してしまうと伝えた人によって情報が異なり、最低限どの程度まで情報が共有されているのか、認識の違いを判別することが難しくなってしまいます。

 

議事録をつくることで不参加者がどの程度まで情報をもっているのかがわかる

そこで共通の認識としての議事録の作成ができれば、伝える人によって内容が異なったりといった問題は生じません。また、議事録の一部の内容が不十分だとしても、会議に参加していない人がどれだけの情報をもっているのか確認することができます。

議事録は会議不参加者に会議の内容を一方的に伝えるだけではなく、会議不参加者がどれだけの情報をもっているのか参加者が確認するための役割ももっています。

 

不参加者に確かに伝えられたか伝えられていないか、明確に判断することができるでしょう。

 

 A-2.会議の備忘録

2つ目は会議参加者の備忘録としての役割です。

時間が経つにつれて会議の内容のすべてを覚えておくのはとても難しく、部分的に内容を忘れてしまうことも多いでしょう。

備忘録においても個人の裁量にすべてを任せるのではなく、参加者全員の共通認識としての議事録を残すことが重要になります。

 

とくに一度検証されたことを再度検証してしまうことがないように、議論された話題についてはしっかりと記録を残す必要があります。備忘録として記録するためには、結論や反論がごちゃまぜにならないように見やすく議事録をまとめる工夫が重要です。

 A-3.会議内容の振り返り

最後に会議内容の振り返りが挙げられます。これは単なる備忘録とは違います。備忘録が会議内容の記録とするのであれば、これは会議進行の記録といえるでしょう。

 

会議の効率化を忘れがち

会議は議題にばかり注目しがちですが、会議自体の進行の効率が疎かになっているパターンが多く見られます。例えば議題には関係のない話で多くの時間を費やしてしまったり、会議の場で話すべきことではないものを話し合ってしまったりして、終了時間を守れず会議が長引くことがよくある企業も多いのではないでしょうか。しかし、多くの人員を巻き込む会議は本来短時間で終わらせるべきです。

 

議題から外れていないか、時間を超過していないかは会議進行の記録を取っていれば問題が浮き彫りになってきます。会議の状況を改めて客観的にみることができればよりよい会議進行とするための改善対策も考案しやすくなるでしょう。

B.議事録作成のコツ

それでは具体的な議事録作成のコツについてご紹介します。

 B-①会議の目的

まずはじめに会議の目的について明記するようにしましょう。

なぜ、この会議が開かれているか。この会議のゴールはなにかを明確にすることで第三者が確認した場合も内容がわかりやすくなります。

 B-②決定事項

次に最終的に落ち着いた決定事項(結論)を記載します。結論に至った経緯や経過も重要ですが、議事録に記載する順番としては先に結論をもってきたほうが非常にわかりやすい構成となります。

 B-③.日時や開催場所、参加者

会議が行われた日時や開催場所、参加者についても記載しましょう。これは不参加者をすぐに確認することができたり、参加者がその日のことを思い返しやすくなります。

 B-④結論にたどり着いた経緯

議論の中ででた反論や、検証する必要がでた項目に関してまとめましょう。結論に落ち着いた理由が演繹的にわかる形が望ましいです。

 B-⑤会議中に取ったメモ(議題と経過時間、発言者)

会議中に記録したメモもすべて議事録の中に残しておくようにしましょう。

メモの項目は何時に誰がどういったことについて話したのかがわかるメモであれば形式は問いません。

時系列で会議の流れがわかるように記録を残せるとあとから見返したときに会議全体の流れがわかりやすくなります。

C.記入する順番とタイミングについて

最終的には上記の項目順にまとめると良いですが、会議前には①、③を記入し、会議中は⑥だけを記入し、残りの②と④は会議後に整理して記入するようにすると良いでしょう。

 

基本的に重要な項目は前半を確認すれば問題ありませんが、そのまま読み進めれば会議の流れをより深くつかむことができる議事録が出来上がります。

D.議事録は見返してはじめて意味をもつ

議事録は見返して初めて意味を持ちます。また見返す人も特定の個人だけでなく参加した全員が確認することが重要です。もし議事録を確認する必要のない人員がいた場合は、そもそも会議に参加すべき人員なのか

くれぐれも議事録を作成しただけで終わらないように、担当者は積極的に発信し活用状況を定期的に確認するようにしましょう。

 

 

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