定例会議を停滞化させる陥りやすい5つの注意事項とは?
2020/4/14

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多くの企業では会議を行ってどのようにプロジェクトを進行するのかいつまでに実行をするのかを決めます。会社の将来を左右する会議はとても重要です。ビジネスのためには緊急で行われる会議以外にも定期的に開かれる定例会議の形体も多くあることでしょう。

ここでは定例会議の目的や注意点といったものを紹介します。

A.定例会議は定期的に行う会議

ビジネスのためには定期的に会議を行う場面も多くあります。必要に応じて不定期で行われるものも多くありますが、プロジェクトの進行の管理などを目的として、定期的な会議、いわゆる定例会議を行うこともあるでしょう。

定例会議は日頃の進捗を報告するために予め日程が決まっており、月次や週次に行われるケースが多くあります。

B.定例会議をするときは注意点があるので理解しておこう

B.定例会議をするときは注意点があるので理解しておこう

定例会議の必要性について改めて確認しましょう。

定例会議とは事業やプロジェクトがどのような状況にあるのかを会議参加者全員で情報を共有する目的があります。必要に応じて社長や執行役員など上層部も集まり全員で状況を確認します。

各担当に分けられた業務が全体としてどのような進捗にあるのか確認することで、今現在の問題点や優先順位を再設定することができます。

B-2.何も考えないで会議をしてはいけない

定例会議は定期的に行うものです。ただなんとなく会議をしている場合は時間を無駄にしてしまうだけなので注意しておきましょう。

部門ごとや会社全体で会議を行うときは、関係者が集まります。目的を決めて会議を行うことによって今後の事業に役立つ会議をする事ができます。例えば部門ごとの会議なら今行っているプロジェクトをどのように進めていくべきなのかを会議します。基本的に事業は順風満帆な状態でずっと行えるわけではありません。ライバルの登場により事業が傾く可能性もあります。

そこで現在ライバルはどのような事業を展開をしているのか、これからどのような方向性でビジネスをするのかなど目的を明確にして会議をしましょう。

B-3.事前準備はしっかりしておくと当日スムーズに会議ができる

定例会議をするときはスムーズに行わなければいけません。事前準備がしっかりしてないと当日会議がもたついてしまい時間を無駄にします。会議がうまく進行できない状態を改善するには事前準備をしましょう。

事前準備は参加メンバーで情報の共有をするために必要資料やアジェンダのコピーを配ります。最低でも会議前日まで参加メンバーに資料などを配っておきます。会議内容を事前に把握していれば当日行う会議でも意見を出し合う事ができるので生産性のある内容にする事ができるでしょう。

ちなみに資料を作るときはテンプレートなどを使用するとスムーズに資料制作ができます。書式なども統一感のあるものになるのでメンバーも会議の内容を把握しやすいです。

事前準備では会議のゴールを決定しておくとスムーズに進行できます。最終的にどのような部分まで話を進めるのか、課題点なども事前に配る資料に書いておきます。

また会議テーマについてアンケートなど事前に取っておけば各メンバーの意見を会議前に把握でき、問題点なども多角的に捉える事ができるでしょう。会議ではホワイトボードや会議用のパソコンなどを使用します。

そのため機材も用意も重要です。使い慣れてないものがあると当日操作に手間取り会議の進行が遅れてしまいます。そこで使い慣れてない機材があるのなら、事前に操作のリハーサルをしておきましょう。

B-4.当日はファシリテーションを意識しよう

会議当日にはメンバー全員で意見を出し合い話を進めておきます。スムーズに意見を出し合う事ができればよいのですが、そうでない場合は会議はうまく進みません。

特にあまり会議に慣れていないメンバーは積極的に発言をしない人もいます。そこで意見を出し合うことができるような環境を作りましょう。

例えば発言の少ない人に対して「本案についてどうでしょうか?」と聞きます。進行役が積極的にメンバーに意見をするチャンスを与えることにより多くのメンバーから案を聞き出す事ができます。また長く会議をしていると論点がずれてしまうときがあります。論点がずれると無駄に時間を使ってしまうだけです。そこで話がずれてきたときは進行役が「今行っている議論については後日行しましょう」と打ち切って元の議題に戻るようにします。

B-5.議事録の作成は忘れずに行おう

会議をするときは議事録の作成を行う必要があります。どんな目的で会議をして、どのような意見が出たのかは議事録を見れば確認できます。

後で会議の内容を把握するためにも議事録の作成は必須です。しかし定期的に行われる会議の議事録作成の手間かけてしまうと時間が必要以上にとられてしまう危険性もあります。

基本的にすべての内容を文字で残す必要はなくホワイトボードなどに書かれている文字は撮影して記録を残しても良いでしょう。後日振り返った際に会議の内容に欠落がでないように工夫して記録しましょう。

C.時間を無駄に浪費せずスムーズに定例会議を進めることが大事

定例会議は定期的に行う会議で関係メンバーが集まります。メンバーが集まり会社やプロジェクトの状況を確認したりするので会議中は全員が一旦業務を離れます。

そのため会議そのものが無駄にならないように目的を決めて定例会議をしましょう。また当日スムーズに会議をするために事前準備や当日進行時のファシリテーションを重視します。

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