テレビ会議とWeb会議の違いを解説!本格的な導入を検討している方へお役立ち情報
2020/6/24

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2020年4月より出された緊急事態宣言により、多くの企業が在宅ワークを取り入れました。その際、大いに活用されたのがWeb会議です。

その結果、「これからWeb会議を本格的に導入していきたいが、テレビ会議というシステムもあることを知り、どちらの導入に力を入れていいか迷っている」という企業もあるでしょう。

そこで今回は、テレビ会議とWeb会議の違いや双方のメリット、デメリットを詳しく解説します。

A.Web会議の特徴とメリット、デメリット

Web会議はインターネット回線とパソコンやスマートフォンを利用し、離れた場所にいる人達がオンライン上で行う会議です。会議に使う資料もネット上にアップすれば、すぐに共有することができます。

このように、Web会議の最大のメリットは、安定したネット回線とスマホやパソコン、そしてWeb会議を行えるツールを用意すれば、すぐに始めることができる点にあります。

 

2020年4月に緊急事態宣言が首都圏を中心に出された際、十分な準備ができないまま在宅ワークに移行した企業もありました。その際、「社員が各自で準備をしてWeb会議を始めた」というケースも多かったことでしょう。

Web会議の準備に関しては、スマートフォンやパソコンを使い慣れていればそれほど難しくはありません。社員各自のパソコンやスマホを利用し、無料のWeb会議ツールを使えば、導入費用もかからないでしょう。場所を選ばずに行えるのも大きなメリットです。

 

その一方で、無料ツールによっては安全性が低く、社外秘の情報が外部に流出してしまう可能性もあります。また、Web会議では参加できる人数に限りがあり、大人数同士で行う会議には向いていないこともデメリットです。

さらに、インターネット回線が遅かったり不安定だったりすると、映像や音声がうまく送れず、会議ができなくなることもあります。ただし、デメリットの中には有料のWeb会議ツールを使うことで、解消できるものもあります。

 

B.テレビ会議の特徴とメリット、デメリット

テレビ会議とは、会議室などの特定の場所に専用の機材を設置して、互いに遠方にいてもコミュニケーションを取ることができるツールです。

専用回線を利用するので、音声や画像もクリアで安定性があります。社外秘の情報が流出する危険性もありません。会議以外にも式典や、現場の状況を映像で確認することなどにも利用できるでしょう。

 

たとえば、本社と海外支店との打ち合わせ、大人数が参加するフォーラムなどに使用するのがおすすめです。

ネット回線が整備されていない場所でも使えて音声や映像がスムーズに伝わるので、遠隔でありながら同じ場所で会議を行っているような感覚を得られます。また、機材の操作も簡単なので、パソコンが苦手な人も難なく扱うことができるでしょう。

 

ただし、Web会議とは違い、資料などを瞬時に共有することなどはできません。また、テレビ会議は専用の機材が必要なので、使える場所が限られています。機材は定期的なメンテナンスが必要であり、老朽化すれば交換が必要です。

導入費用と維持費がかかり、使える場所が限られているのが、テレビ会議のデメリットといえます。

 

C.テレビ会議とWeb会議の特徴を知って使い分けることが大切

テレビ会議とWeb会議は、離れた場所にいる相手とリアルタイムで音声や画像でやりとりできるという共通点があります。

しかし違いも多く、それぞれにメリット、デメリットがあるのでそれらを把握しておくことが大切です。また、自社がテレビ会議やWeb会議で何を行いたいかも把握しておきましょう。

 

たとえば、会議に参加するのは少人数だけで、在宅ワークの社員同士で行うことが多いという場合や、参加者全員が安定したインターネット回線に繋ぐことができる環境下にいる場合は、Web会議の方がメリットは大きいでしょう。

また、Web会議のツールやシステムは会議以外でも使えます。たとえば、Web面接や少人数での研修、取引先へのプレゼンなどにもWeb会議のツールは役立つでしょう。

 

一方、大人数同士で会議をすることが多い場合や、音声や映像がクリアであることが重要視されるという場合は、テレビ会議の導入を検討されても良いかもしれません。

クリアな映像で現場の様子を把握したいという場合や、インターネット回線が十分に整備されていない場所と安定した映像でやりとりしたいという場合もテレビ会議は適しています。

 

しかし、Web会議のツールやシステムは年々進化しています。特に、2020年4月以降、Web会議ツールの需要が急速に高まったことを受けて、新たにWeb会議のツールを開発し始めた企業もたくさんあります。

そのため、近々テレビ会議と遜色ないWeb会議のツールやシステムが出てくる可能性もあるでしょう。さらに、Web会議は、使う場所をあまり選びません。たとえば、会議室を出て現場の様子を見たいという場合も対応ができます。

そのようなことも考慮して、どちらを導入するのか検討しましょう。

 

D.テレビ会議とWeb会議は似ているようで違いも多い

テレビ会議とWeb会議は、音声や映像を介して遠くにいる人達とリアルタイムでやりとりができるという点は共通していますが、違いもたくさんあります。

導入費用が安く、使用する場所も比較的自由なWeb会議か、導入費用や維持費はかかり使用する場所が限られているが、クリアな音声と映像でやりとりできるテレビ会議か、目的に応じて選ぶことが重要です。

 

 

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