会社勤めをする方なら、一度は書くことになるであろう議事録。
これまで一度も書いた経験がない人にとってはそれが何なのか？何を書けばいいのか？色々不安になると思います。
この記事では、そんな議事録をまだ書いたことがない方や、書いたことはあるが何を書いていいのか良く分からないという方のために議事録を解説していきます。
目次
A.議事録とは
まず議事録を簡単に解説することから始めます。
議事録とは簡単に解説しますと、「会議で話し合った内容等を文字に起こし記録したもの」です。
こうすると、次の会議で、前回話し合った内容を忘れることはありませんし、関係者と会議の内容の共有もとてもスムーズに行えます。
ただ、会議で話し合った内容をそのまま全部文字起こしし、それを共有すればいいというものでもありません。
実際の会議では、雑談があったり、同じ内容を繰り返して話していたり不必要な情報があるからです。
先ほども言ったように、関係者と情報を共有する際に必要であるため、しっかり相手が分かるものでなければなりません。
B.議事録に記載すべき項目
会社ごとに議事録のフォーマットが違いますが、基本的な記載すべき項目は
- 議題
- 開催日時
- 開催場所
- 出席者
- 会議の内容
- 決定事項
- 懸案事項
等がほとんどです。
C.綺麗な議事録の書き方
それでは実際に綺麗にまとまった議事録を書いていくためのコツを解説していきます。
C-1.できるだけたくさんメモをとる
まずは、できるだけたくさんメモを取りましょう。
まだ議事録を書いた経験が少ない人なら慣れない会議の場で最初から、要る要らないの情報選定をする余裕がないと思います。
なのでそういう方は全部メモを取るつもりでメモを取り、最後に必要のない情報を省いていくようにしていくのをおすすめします。
会議室のようにデスクがあるところならパソコンでメモを取ってもいいですし、なければノートでメモをとりましょう。
※特に具体的な数値や日時が出てきたらメモを取るのを忘れないでください。
C-2.必要な情報の選定、まとめ
メモをしっかりと取ったら、会議が終わったあとに見返してみて情報の要る要らないの選定をしていきながらメモをまとめていきます。
当たり前ですが、雑談の内容等は省いた方がいいですし、会議の際重複して出てきた内容等があれば一つにまとめましょう。
議事録は出来るだけ短く要点だけをまとめます。
C-3.発言した人、主語を記載することを忘れない
会議の内容の中に出てくる発言などの発言者(主語)も忘れずしっかり記載しておきましょう。
誰による発言なのかを明確にしておくと、その後の会議で「言った、言わない」のトラブルなどを防ぐことができます。
D.議事録はいつまでに提出するべきなのか？
議事録の提出期限ですが、これについては基本的に会議に出席したあと遅くとも「24時間以内」に提出しましょう。
どうしても会議室での会議中に大切な決定事項や、期日を聞き逃してしまうこともあります。
そんなとき、会議のすぐあとなら他の参画者に確認することができます。
なのでまだ記憶が新しいうちに議事録を提出するようにしましょう。
E.備忘録と議事録の違い
最後に、良く間違えられやすい議事録と備忘録の違いについて解説します。
備忘録は「聞いたことを忘れないように文字にした記録」のことです。
この意味では議事録と似ていますが、決定的な違いは備忘録があくまで「自分のためのメモ」に対して、議事録は「会社全体で共有するメモ」という点です。
この点をしっかり理解しておいてください。
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