会議で使うアジェンダとは?レジュメ・議題の違いと意味とは?
2020/11/18

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会議において「アジェンダ」という言葉は、よく使われ日常的に浸透して来ていますが、「レジュメ」「議題」などよく聞く言葉ことばで何気なく使っていますが、正しい意味は理解していますか?
「アジェンダ」「レジュメ」「議題」のそれらの内容の違いを聞かれると正確に答えられないことがあります。どのように使い分けていますか?今更聞けない、分かりそうで分からない「アジェンダ」と「レジュメ」「議題」の意味と使い方の違いを解説します!

アジェンダとは何か?

会議に参加してもどのような内容なのか、どのように進行するのかを理解できない事も少なくありません。さらに、議論の的が絞られていないために、突然関係のない事まで発言する人も出てきて、議論が前に進まない事もあるでしょう。このような会議の運営をしていたのでは、大事な時間を割いて会議に出席しても、無駄に時間を使うだけです。会議の内容や進行方法が明確に分からなかったり、何を議論して良いのか明確になっていない事が原因として考えられます。

アジェンダとは予定している会議の目的や流れなどを示すもので、有意義な会議を行うために欠かす事のできないものです。アジェンダは予定表を意味する英語に由来する言葉で、各種分野で行動計画やスケジュール帳などを意味する事もありますが、会議に関する場合は「会議を円滑に行うための予定や議題」などを指します。一般的なビジネス用語として定着していますので、内容や使い方を覚えておきましょう。

アジェンダは会議を開催する人が作成しますが、主催者だけがアジェンダの内容を理解しているのでは不十分です。会議の参加者全員が、アジェンダを十分に理解していないと、会議を成功させる事はできません。会議開催の連絡をする時は、アジェンダについても通知しておきましょう。事前に会議の目的や進め方が分かっていれば、参加者も準備をしておく事ができるので、質の高い効率的な会議を進めるためであり、議題に対する準備を促して会議を効率化する意図があります。会議を開始する前にも、アジェンダの説明をしてスムーズに会議が運営できるような環境を整えるようにしましょう。
アジェンダの担当者は会議の内容に修正が発生した場合や、 遅延時の対応などの連絡全般も担うことになりますので会議に参加するメンバーに周知するようにしましょう。

アジェンダの内容としては、議題に対してより背景や決め方などが求められると同時に、 情報共有(配布資料など)も事前に提供することがベストといえます。

「アジェンダ」「レジュメ」「議題」の違いと意味

「アジェンダ」「レジュメ」「議題」は意味と使い方が異なります。
組織において、効果的に会議を進めていくために、 また会議に参加した時間を有効活用するためにも、まずそれぞれの用語の違いと意味を正しく把握しましょう。

・アジェンダ
実施すべき計画・予定表・議事日程・協議内容等

・レジュメ
ビジネスではアジェンダと併せて「レジュメ(resume)」という言葉もよく使われます。アジェンダとレジュメはしばしば意味を混同されますが、レジュメは会議や講演会、セミナーなどで、発表する内容を要約した資料のことです。

・議題
会議で討議すべき具体的な題目

アジェンダは会議の要

アジェンダの役割には、

1)会議の目的を明確にする
2)会議で決定するべき事を明確にする
3)会議の進行方法を明確にする

という重要な役割があります。
実りの少ない会議となってしまう原因の1つは、参加者が十分な準備をしないまま会議に臨むためです。会議の目的や議題を理解せずに会議に臨んでも、有益な議論を行うことができません。会議の質を高めるためには、会議の主催者だけでなく、参加者一人一人が会議の概要を把握している必要があります。
また、会議で大切なポイントの1つとして、決められた時間内に結論を出すということがあります。
肝心の結論に至るまでに、だらだらと時間だけを消費してしまうことは避けたいものです。あらかじめアジェンダで「会議では何を決定するのか」「会議の進行(時間配分)」という情報を提示しておけば、全員が時間を意識しながら密度の高い議論ができます。
まず日時・場所・参加者(担当)・議題の順序(時間配分)・配布資料の5つを明確にし、アナウンスすることが大切です。

会議のアジェンダの作成方法

こうした内容を盛り込んでアジェンダを作成しますが、「アジェンダの作成を任せられたが、作成方法がよく分からない」という場合は、基本的なアジェンダの構成や盛り込むべき要点などをぜひ参考にしてください。

1)会議名
2)会議の目的
3)会議の参加者
4)会議時間
5)会議の場所
6)会議の議題
7)会議の配布資料

などを記述する事になります。
参加者が多い場合は会議主催者の連絡先を記載する、会議に社外メンバーも参加する場合は、会議の開催場所が分かりやすいように地図を添えるなど、工夫するようにしましょう。
アジェンダには、会議で配布する資料の種類やページ数なども記載すると便利です。資料の配布漏れなどを防ぎ、全員に資料を読んでもらうことができます大切です。
また、アジェンダを一度作成したら、その構成は次回にも使えるようフォーマットとして残しておくと良いでしょう。

今回ご紹介したコツを頭にいれ、是非次回の会議に活かしてみてください。

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