重要な決断を集団で行うような際は、会議室に関係者を集めて会議をすることが大切です。
ただし、しばしば目的のない時間の無駄に思えるような会議も中には存在します。
そのような会議を極力なくすために、この記事では会議の目的や意味を各々がしっかりと理解し、スムーズに会議を進めていける方法を紹介していきたいと思います。
会議の種類を理解する
まず一口に会議と言っても、目的別に異なった会議があります。
自分が参加する会議はどの種類の会議なのかをまずは把握しましょう。
■ 何かを決めるための会議
現状起きている問題などを会議参加者と共有し、それに対しての具体的な対策案などを決める会議です。
そのため、答えを導き出すまでがゴールになります。
■ アイデアを集めるための会議
新商品開発などを行う際に、各々が意見をたくさん出し合うことを目的にした会議です。
ある程度時間を決めて、たくさんの意見を引き出すのがこの会議のゴールになります。
■ スケジューリングを確認するための会議
多部門のかかわるプロジェクトで、全体の進行スケジュールを把握し、調整していくために行う会議です。
スケジュールに無理がないかを確認し、プロジェクトを期限内に終わらせるのがこの会議のゴールです。
■ 知識の共有をするための会議
業務のミスや、無駄をなくすために上司が部下に対してコーチングをするといったような場合に行う会議です。
この会議のゴールは部下のスキルアップになります。
会議の事前準備
参加する会議の種類が分かったら次は会議が始まるまでにしっかりと事前準備をしておきましょう。
社外の人との何かを決めるような会議に出席するのであれば、議事録を読んでこれまでの流れを確認したり、分からないことがあれば上司に事前に確認しておくことなどができます。
また、すでに会議の資料などが配られている際はしっかりと読み込んでから会議に参加するようにしましょう。
会議の責任者を決める
会議の責任者は必ず決めておきましょう。
何かを決める会議の場合、たくさん案が出ても会議が終わった際に何も決められないのあればゴールを達成したとは言えません。
なので、たくさん意見が出たあとでそれらを踏まえ決定を下す最終責任者を決めておきましょう。
会議をする際の注意点
■ 会議の前に携帯の電源は切るか、マナーモードにしておきましょう
会議中にスマホがなってしまっては、自分、他の参加者の集中を妨げる原因になります。
会議の質を高める為にも、携帯の電源は切るか、マナーモードにしておきましょう。
■主体性を持って発言をしよう
会議に参加している以上、主体性を持って発言をしましょう。
何も発言しなければ、会議の時間は欠席しているのと同義になってしまいます。
始めは発言をすることに臆してしまうかもしれませんが、多様な視点から議論し会議を有意義なものにするために、あなた自身も気になったことはどんどん発言していきましょう。
まとめ
以上、スムーズな会議の進め方でした。
1時間の会議に5人の参加者がいる場合、全体で5時間の時間を拘束しているということを自覚し、無駄のないスムーズな会議を常に心がけるようにしてください。
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